Hallo zusammen,
ich benutze das Programm Devonthink schon sehr lange und bin damit total zufrieden damit. Die Optik könnte ein bisschen moderner sein aber sonst ein Tolles Programm.
Nutzt jemand von euch diese Software? Wie geht ihr mit der Benennung der Dokumente um? Ich verteile die eingescannten PDF´s noch manuell da ich nicht weis wie ich es Automatisieren kann.
Hat jemand einen Tipp für mich?

Danke Olli

Was meinst du denn? Ich benenne die Dokumente so wie es (für mich) sinnvoll ist… Mein Schema sieht dabei (etwa) so aus:

<Datum> <Thema> <Person> <ggf. Originalname>

Datum ist dabei yyyy.mm.tt damit ich nach Name sortiert immer eine zeitliche Abfolge habe

Ich hatte Früher Einnahmen und Ausgaben-Ordner für jedes Jahr. Das war nervig beim automatischen sortieren, weil der Automat nicht erkennt, dass der Ordner eine Jahreszahl trägt

Also habe ich inzwischen nur noch einen Einnamen und einen Ausgaben Ordner. Nach einer Weile hat DT ganz gut vorgeschlagen, was wohin gehört (nicht immer, dann schiebe ich von Hand)

Außerdem habe ich ein paar Themen-Ordner (Garantie, Kunden, …) - Ich erzeuge dann mit cmd+L einen Link und schiebe das Dokument sowohl nach Einnahmen/Ausgaben (je nachdem) und in einen Themen-Ordner

Ist manchmal hilfreich beim wiederfinden - wobei ich zu 99% alles über die Suche finde

Was ist Deine Frage: welches Schema Du bei der Dateinamenvergabe wählen sollst oder wie Du die automatische Einordnung optimierst?

Ein Schema für die Dateinamenvergabe kann so individuell wie der Bedarf des individuellen Nutzers ausfallen - insbesondere weil man DevonThink mit seiner starken Suchfunktion benutzt.
Dennoch ist von einem generellen Blickpunkt aus betrachtet das führende Datum in Verbindung mit passend kategorisierten Ordnern ("Gruppen") Quasistandard für eine auch außerhalb von DevonThink praktikabel nutzbare Ordnung, wie von ela schon verdeutlicht.
Mit zusätzlicher Vergabe von Tags lässt sich eine solche hierarchiesche Struktur zu einer Matrixstruktur von Kategorien erweitern, was -wenn man sich nicht zuvor Gedanken macht, einerseits welche sinnvollerweise zahlenmäßig begrenzten Tags man überhaupt nutzen möchte und andererseits, welche Linie in der Matrix diese abbilden sollen (Tags oder Gruppen für entweder Spalte oder Zeile der Struktur)- schnell ein sehr komplexes Konstrukt und damit möglicherweise unbrauchbar werden kann.
Dennoch bietet die Möglichkeit, mittels Tags die klassische hierarchische Ordnerstruktur um eine Dimension zu erweitern einen immensen Nutzen, der später richtig Spaß im flexiblen Umgang mit seinen Daten machen kann.
An dieser Stelle sei das Hilfsprogramm Ammonite () zu nennen, mit dessen Hilfe eine Tag-Cloud, also eine Visualisierung des Datenbank-Inhalts und, darauf aufbauend, eine Suche möglich wird. Da macht das Navigieren in größeren Datenmengen richtig Spaß. Übrigens ist die Tag-Cloud-Funktion sehr beliebt und wurde von Nutzern schon häufig im Support-Forum als Wunsch für die nächste Programmversion genannt, weshalb nichts dagegen spricht, von der zukünftigen Implementierung direkt ins Programm auszugehen.

Für die automatisierte Einordnung von Dateien in Gruppen setzt DevonThink nicht auf den Dateinamen sondern auf eine Analyse der Dateiinhalte. Auch hier ist die Entscheidung, welche Inhalte man mittels Gruppen zusammenfasst und welche mittels Tag von Bedeutung dafür, wie effektiv die automatische Einordnungsfunktion bzw. deren Einordnungsvorschläge arbeiten kann. Dateien lassen sich damit nämlich nur in Gruppen (Ordner) einsortieren, nicht in Tags (Tag-Gruppen).
Kommen neue Dateien primär aus digitalen Quellen ins Programm, ist der Automator aus OS X oder das Hilfsprogramm Hazel () in Verbindung mit AppleScript das Werkzeug der Wahl, um seinen Administrationsaufwand weiter zu verringern. Hiermit lassen sich Aktionen mittels sehr flexibel definierbarer Indikatoren automatisch starten. Werden zum Beispiel im (zuvor als "zu überwachen" festgelegten) Ordner Downloads in OS X Dateien abgelegt, die den Kriterien entsprechen: Art=pdf UND Textinhalt=Rechnung UND Textinhalt=Stromliefervertrag, startet eine automatische Aktion, welche die Datei sowohl nach einem bestimmten Schema umbenennt, Tags anfügt und sie schließlich in eine bestimmte Gruppe (Ordner) in DevonThink verschiebt.
An dieser Schnittstelle herrscht immenses Potential für die zukünftige Entwicklung von DevonThink, dessen sich die Entwickler sehr wohl bewusst sind und im Support-Forum immer wieder an Applescripts für einzelne Nutzer mitarbeiten, mit denen eine noch bessere Verknüpfung von DevonThink in das Betriebssystem möglich wird.

Aus meiner Sicht ist über die Kombination beider Wege das derzeitige Maximum an Automatisierung aus diesem tollen Programm herauszuholen:

• klar definierte Matrix-Struktur innerhalb des Programms
• bestmögliche Vorbereitung der automatisierten Einordnung von Dateien mittels automatisierter Dateinamen- und Tagvergabe vor dem Import ins Programm

Moin,

danke für die Ausführliche Information. Habe mir gerade ein Buch über Devonthink gekauft und werde dieses mal durcharbeiten.

Danke Olli

ein.Leguan

Verständlich und sehr gut beschrieben!

oschi
Wie lautet der Buchtitel?

Schau mal hier https://www.therapage-apfelcomputer.de/devontechnologies/

Das Buch (der Autor) hat mir die Arbeit mit DevonThink gründlich verleidet!

Ich kenne das "Buch". Um sich einen groben Überblick zu verschaffen, kann es absoluten Anfängern sicher eine Hilfestellung sein.

Mir hat es wenig gebracht, weil genau die Themen, von denen ich erwartet hatte, dass sie in einem Arbeitsbuch ausführlich behandelt werden, nur angerissen sind.

Das offizielle (und kostenfreie) Handbuch hat mich insgesamt besser informiert.

Danke!