Hallo Leute,

ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem für unser Büro mit drei bis vier Mitarbeitern. Wir haben alle Arten von digitalem Kram:
- pdfs
- Office-Dokumente (Word, Excel, Pages, etc.)
- Fotos (tiffs, jpegs, etc.)
- e-Mailverkehr (Apple-Mail)
- Webseiten-Links

Wir arbeiten mit einer Reihe von Programmen (Office, Adobe-Programmen, Mail, Browser, ...), deren Elaborate mit dem System verwaltet werden sollen - alles Macs. Wir scannen auch Dokumente ein und fänden eine nachträgliche OCR-Möglichkeit gut (unser Drucker/Scanner hat das nicht und wir wollen keinen zusätzlichen Dokumentenscanner mehr hinstellen - zumal wir noch einen alten haben, der von den neuen OS-Xen aber leider nicht mehr unterstützt wird.)

Demnächst haben wir ein zweites Büro in einer anderen Stadt und wollen die Daten von beiden Büros verwalten (also übers Internet - ein eigener Server ist vorhanden).

Bei meiner Suche bin ich bislang hauptsächlich auf DevonThink gestoßen und habe mir auch das Video auf der Website angeschaut (das finde ich gaaaanz schrecklich). Da geht's im gezeigten Beispiel aber "nur" um eine Einzelperson, die eine Arbeit schreibt. Die Testversion hier im Büro auszuprobieren wird auch etwas schwierig sein.

Hier auf MTN gab es schon mal eine Diskussion um ein DMS, aber auch da ging es ebenfalls nur um eine Einzelplatzausstattung.

Vielleicht hat der ein oder die andere hier eine Lösung, die wunderbar funktioniert? Tipps sind sehr willkommen.

Danke für's Lesen, Nachdenken und besonders auch für's Antworten!

Benutze ich nicht selbst, hab aber schon sehr viel Gutes darüber gelesen: Devonthink

http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink/ueberblick.html

Ist das in etwas wonach du suchst?

+1 für DT

Hm, ich bin mir nicht ganz sicher…
Das Problem dürfte gar nicht mal in der Managementsoftware an sich liegen, sondern vielmehr wie diese Daten synchron gehalten werden gerade wenn mehrere Benutzer diese gleichzeitig bearbeiten.
Das Problem von DT und auch vergleichbaren wie EagleFiler ua ist, das diese jeweils Probleme bekommen wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Datenbank arbeiten; Es ist keine echte Multi-user Lösung…
Von daher würde ich mal im DevonThink Forum nachfragen oder auf alle Fälle die Demo erstmal testen…
Die professionellen, serverbasierten Systeme laufen eher über Datenbanken wie bspw. Filemaker, diese müssten natürlich speziell daraufhin angepasst werden…
Explizite Lösungen bilden bspw Extensis Portfolio
oder auch Canto Cumulus


Diese spielen aber preislich in einer ganz, ganz anderen Liga...


Eine Lösung wäre beispielsweise auch nur die jeweils neuen Dateien (quasi Tagesproduktion) auf einen Server zu laden (laden zu lassen), diese zu bearbeiten (also zu verschlagworten) und dann als einzelne Dateien zur Verfügung zu stellen - Die Sortierung könnte dann lokal z.B. über intelligente Ordner erfolgen...

Danke schon mal für die Rückmeldungen. Berlinalebedingt finde ich gerade nicht so viel Zeit, mich dem Thema mit der notwendigen Aufmerksamkeit zu widmen.

Neben DevonThink habe ich auch noch DocMoto als DMS gefunden.

Extensis hatte ich gar nicht mehr auf dem Schirm, genausowenig wie Canto. Mit Cumulus hatte ich vor einigen Jahren mal viel gearbeitet, zu deren Anfangszeiten (fand ich dann aber irgendwann zu verschwurbelt). Das sind ganz gute Tipps, danke zephirus!

Zumindest der Mailverkehr muss rechtssicher und revisionssicher gespeichert werden, ich nutze mittlerweile Google Business Apps inkl. dem "Tresor" dafür (Google Apps "Vault").

mostwanted
Guter Hinweis!

Hüstl, es zwar ein bißchen offtopic, aber es gibt keine "rechtssicher" und "revisionssichere" Ablage. Es gibt Werkzeuge am Markt, mit welcher eine Zertifizierung erreicht werden kann, welche bei einer Revision (z.B. Finanzamt) als ordnungsgemäße Ablage angesehen wird. Die Begriffe kommen von Herrn Kampfmeyer, und sind eher irreführend als förderlich. Z.B. ist die Archivierungsdauer abhängig von der Branche und Nutzung der Sache. Ich würde hier entsprechend die Themen im HGB und das Thema FAIT3 anschauen.

Unter anderem wegen der rechtssicheren Aufbewahrung von Mailverkehr möchte ich ein DMS etablieren. Das geht mir hier doch alles etwas zu durcheinander. Die Thematik habe ich auf dem Schirm und muss da mal etwas genauer recherchieren, wie das uns als Stiftung betrifft (dass es uns betrifft, ist klar).

Naja, im ersten Schritt reicht es auch, wenn Du z.B. den archvierten Mailverkehr auf einen Archivmedium legst, welches als unveränderlich betrachtet wird. Im dümmsten Fall ist das eine CD/DVD oder BluRay. Theoretisch sollte es reichen den Mailverkehr für 10 Jahre zu archivieren. Wenn Du natürlich eine Stiftung mit Immobilienbesitzt bist, dann sind es bei bestimmten Emails 99 Jahre.
Es gibt auch kleinere Speichersystem, welche in Frage kommen könnten. Grundsätzlich sollte man einem User niemals das Archivieren von Emails selber überlassen. Vernünftigerweise werden Emails automatisch auf dem Serber archiviert. Google Business Apps sind hier bestimmt ein guter und günstiger Ansatz.
Spielt Geld keine Rolle, und Du hast das entsprechende Volumen, dann kannst Du auch ne EMC Centera und NetApp Snaplock kaufen. Für beide System gibt es entsprechende Email Archivierungssoftware.

Vielleicht ist es auch interessant 'mal hier einen Blick drauf zu werfen:

Es geht bei uns nicht nur ums Archivieren der Date(i)n (das natürlich auch), sondern hauptsächlich darum, einen Workflow zu finden, bei dem mehrere Leute bestimmte Projekte bearbeiten können, ohne dass die Dateien andauernd hin-und-her-geschickt oder -geschoben werden müssen. Wir haben einen kleinen Server (Mac Mini), aber meiner Meinung nach reicht der Finder und die bloße Dateiablage unter einem Verzeichnis auf dem Server nicht aus.

(In Immobilien machen wir übrigens nicht.)

Wie stellst du dir diesen Workflow denn genau vor? Beschreib ruhig mal das komplette Szenario, dann ist es leichter zu helfen.

Ich halte ja weiterhin die DEVONthink-Flagge hoch.
Mangels mobilen Zugriffs – DEVONtechnologies kommt da einfach nicht in die Puschen – ist Evernote Business mittlerweile mein täglicher Begleiter geworden.

Für einen einzelnen Benutzer ist DEVONthink Pro/Office nach wie vor die unangefochtene Nummer Eins.
Wenn man im Team arbeiten will/muß, taugt es leider nicht.
Die iOS App ist fast schon eine Frechheit, der Preis für ebendiese sowieso.

Vielleicht ist es ja das, was du suchst.

Mir kam nach dem Lesen der Anforderungen auch sofort der Gedanke an DevonThink Pro Office.

• liest sämtliche Formate (und stellt sie auch als Vorschau dar)
• importiert und sichert E-Mails
• Integration von OCR-Dokumetenscannern
• Server gut für mehrere Büro-Standorte konfigurierbar

Ein anderer Ansatz von mir, was hältst du von einer Lösung wie Dropbox for Business oder Wuala Busniness?

Ist zwar File System basiert, dafür kannst du aber in Teams verteilt arbeiten und hast immer die komplette History.

Ist zwar auch offtopic: Bei der Abwägung DropBox & Co gegen lokalen Server sollten die Datenschutzbestimmungen berücksichtigt werden. HR Dokumente und Emails haben bei DropBox & Co nichts zu suchen.

Ist halt auch eine Sache ob man in der Lage ist einen lokalen Server sicherer zu administrieren als die oben genannten Dienste.

Ein Mac Mini Server mit entsprechender TImeMachine Sicherung (auch als Historie) scheint nicht schlecht zu sein. Ein DMS bedeutet auch immer Abhängigkeit von so einem System.

Möglich wäre Subversion für die Dateispeicherung und Polarion für Anforderungsmanagement, Lasten- Pflichtenhefte bis hin zu Testdokumentation. Damit ist auch eine Verkopplung von erzeugten Dateien bis hin zur Anforderung gegeben, das System braucht aber Pflege und einen Admin und läuft auf Windows oder Linux Servern.

Bei Subversion liegen die Dateien auf einem Server und zu jedem einchecken kann man einen Kommentar hinterlegen. Jeder der ein Projekt bearbeiten will, checkt die Dateien auf seinen Rechner aus und macht Abends eine Sichtung mit Kommentar zum Bearbeitungsstand. Damit kann auch bei einem Ausfall eines Mitarbeiters ein Anderer die Arbeiten leicht weiter führen, zumindest hat er dann Kenntnis von dem Bearbeitungsstand. Polarion ergänzt das ganze in Richtung Dokumentation.
Polarion
Subversion

Das hat nichts mit Adminisatration zu tun. Dokumente zum Thema HR, Finanzen und Gesundheit (z.B. Patientenakten) unterliegen ziemlich heftigen Datenschutzbestimmungen.

Kann ich nicht nachvollziehen, in welchem Gesetz ist es Verboten sensible Daten in der Cloud zu speichern?

Ein lokaler Server ist vermutlich auch mit dem Internet verbunden.

Moin, moin.

Danke für die rege Diskussion!

Wir haben einen Mac-Mini als Server, was ganz praktisch ist, weil er die Spotlightsuche unterstützt und wir momentan viel mit pdfs zu tun haben.

Dropbox haben wir auch, aber abgesehen davon, dass man nicht wirklich parallel an einem Dokument arbeiten kann, dient es uns lediglich zur Datenweitergabe. Es ist halt ein weiterer Ordner im Finder und wird dann auch als solcher genutzt.

Wichtig wäre uns wirklich, projektgebundene Daten: Fotos, Mails, Text- und Tabellenkalkulationsdokumente, etc. während der Projektarbiet gebündlet zu haben, so dass sie von mehreren Personen gefunden und auch bearbeitet werden können. Nach Projektende sollen dann alle Daten oder Teile davon archiviert werden, aber so, dass sie auch wieder hervorgeholt werden können. Mails sollten dann nicht mehr im Mailprogramm liegen (müssen), sondern können auf die Festplatte, etc.

Wahrscheinlich muss man dann tatsächlich eine spezielle Software haben, die die Macht übernimmt. Praktisch wäre es, wenn das im Hintergrund passieren könnte und man das nicht unbedingt mitbekommt, als Bearbeiter...

Edit: Die Sache mit Polarion und Subversion schaue ich mir an!

Was haltet Ihr eigentlich von Doo oder Doctape als DMS?

Ich hatte Evernote Business erwähnt!
Kommt das nicht infrage?

Wir kommen damit sehr gut klar und wir arbeiten an „wirklich“ umfangreichen Projekten.

ikso
alle

wer geschäftliche Daten so einfach in US-basierten Clouds speichert, gerät möglicherweise mit dem Datenschutz in Konflikt



ich wäre damit SEHR vorsichtig

Zitat: Wikipedia:

Da im Rahmen des US Patriot Act US-Sicherheitsbehörden unter Umständen auch ohne Benachrichtigung der Dateninhaber Zugriff auf die in US-Clouds gespeicherten Daten gewährt werden muss, gerät das Safe-Harbor-Abkommen immer mehr in Kritik und ist nach Meinung des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz in Schleswig-Holstein „das Papier nicht wert, auf dem es geschrieben steht“.[5]

Doo ist ein Deutsches Unternehmen und die Server befinden sich anscheinend auch in der Europa.

lkso

mein Post galt den Anwendern von Google, iCloud, Evernote, Dropbox etc. Diese Dienste werden vielfach sehr leichtfertig eingesetzt.

Es bestand zu keiner Zeit keinerlei Gefahr!

Ich hab noch 'ne alte Royal Schreibmaschine ...
Vielleicht sollte ich auch wieder auf Leitz Ordner umsteigen.

Man weiß ja nie: Was heute noch legal ist, bringt mir vielleicht künftig die Todesstrafe ein.

jeder nach seiner Fasson.

Wer aber mit Kundendaten, Mandantendaten, gar Patientendaten umgeht, sollte lieber zwei mal nachdenken und in der Tat vielleicht mit Blick auf das Finanzamt sogar besser zu den Leitz Ordnern greifen. Ist zwar nicht so schön modern, aber rechtssicher, vor der NSA relativ geschützt und in zehn Jahren im Zweifel eher lesbar als alles Digitale ...

Hot Mac

DevonThink kann ab Vers. 2.7 die Datenbank mit beliebig vielen Rechnern synchronisieren.
Funktioniert hier tadellos mit 4 Rechnern und Zugriff auf die Daten in der Dropbox.

Das ist mir bekannt.
Ich bin DEVONthink Power User!

Ich bin aber auf iDevices angewiesen.
DEVONthink To Go ist halt leider nicht mehr, als gutgemeinte Bastelarbeit.