Hallo zusammen,

Ich suche einen Dokumentenscanner, der meine Dokumente ohne eingeschalteten Rechner direkt auf mein NAS in einen Ordner ablegt. Am besten direkt mit OCR.

Ich habe hier und bei Google viel nach diesem Thema gesucht aber leider noch keine gute Lösung gefunden.
Ich weiß z.B., dass hier viele auf den ScanSnap von Fujitsu setzen. Dieser scheint diese Funktion aber leider nicht zu beherrschen?!

Würde mich über Empfehlungen für einen geeigneten Scanner oder eure Erfahrungen und Workflows freuen

luhcu

Mit NextCloud kann man das machen. Ich weiß aber nicht, ob das was für Dich wäre.

Da scannt man einfach in einen Ordner und den Rest macht der Server.

Mein Brother Scanner kann Dokumente direkt auf einen Netzwerkspeicher ablegen (ohne dass sie vorher irgendwo durchs Internet wabern).
Tipp: Aus Gründen der Sicherheit einen eigenen Benutzer anlegen, damit nicht durch schlampige Software eine Öffnung zu deinem NAS entsteht.

NextCloud nutze ich bislang noch nicht.
ScanBot habe ich bislang auch genutzt. Super App! Allerdings soll es nun etwas professioneller sein mit richtigem Scanner und Texterkennung.

Wie heißt der Scanner denn?

Ich habe mir am Wochenende den Brother ADS 1600W aus dem selben Grubd gekauft. OCR lasse ich allerdings auf dem Mac laufen.

Wir haben einen Dell C1765NFW AllInOne Drucker, auch der kann direkt via Netzwerk auf das NAS scannen.

Viele MuFu Geräte können das, es macht also nur bedingt Sinn jetzt alle zu erwähnen. Btw, mein Canon kann das auch.
Die Frage ist jetzt erstmal ob man sich zum Scannen wirklich ein MuFu Gerät holt oder ob es auch einen einzelnen Scanner gibt der das kann.

Der Brother macht ja schon mal einen guten Eindruck

Ich sag dir den Namen lieber nicht, weil dick und fett auf dem Karton "DUPLEX" stand und ich erst viel zu spät mitbekommen habe, dass der Dokumenteneinzug eben kein Duplex beherrscht (nur der Drucker). Man kann die Funktion auswählen und erst beim Starten des Scans kommt eine Fehlermeldung. Es gibt wohl unterschiedliche Varianten des Einzugs - aber es ist quasi unmöglich, darüber irgendwelche konkreten Informationen zu bekommen.

Der sieht schon mal nicht schlecht aus. Würdest Du den so uneingeschränkt weiterempfehlen?

Ich benutze für diesen Zweck einen Brother Multifunktionsdrucker, der neben Duplex-Farblaser-Druck auch Fax, Duplex-Scan mit Einzug und Flachbett-Scan beherrscht. Das alles auch über Ethernet. Das Scannen direkt auf das NAS benutze ich gerne schon einmal, wenn mein Notebook gerade nicht angeschlossen ist.

Für größere Mengen benutze ich allerdings einen Epson-Dokumentenscanner - der kann mit unterschiedlichen Papiergrößen und -qualitäten deutlich besser umgehen und ist viel schneller.

OCR übernimmt übrigens grundsätzlich Abbyy Finereader - es bietet die zuverlässigste automatische Texterkennung, die ich bisher finden konnte.

@luhcu & @legoman & @apple4ever

Wie ich verstanden habe, geht es @luhcu um die automatische OCR-Erkennung (durchsuchbare PDF) beim Scanvorgang mit direkter Abspeicherung auf einem NAS und das ohne Computer.

Grundsätzlich kann jedes 0815 Multifunktionsgerät oder Dokumentenscanner mit Touchscreen/Netzwerkanschluss (welches in den letzten x Jahren verkauf wurde) direkt auf ein NAS oder einen Netzwerkordner per FTP/SMB PDF Dateien scannen und abspeichern - ABER standalone allerdings NUR OHNE durchsuchbare PDF.
Dass können meines Wissens nach nur die teuren Profi-Kopiergeräte (Canon/Ricoh/etc.)

Da ich beruflich aber auch privat relativ viel mit Multifunktionsdruckern zu tun und habe, konnte ich daher auch schon mehrere Marken und Geräte testen.
Ich selber kann die Scaneinheiten von Brother (egal ob Dokumentenscanner oder Multifunktionsgeräte) sehr empfehlen, da man hier einen kleinen Trick anwenden kann:
Über die Control Center 4 Software kann man die Scaneinstellungen für die Tasten, die direkt am Gerät verbaut sind (egal ob über Touchscreen oder physische Tasten) anpassen. Darüber kann man dann auch eine durchsuchbare PDF als Einstellung hinterlegen. Das bedeutet: ich kann damit den Scanvorgang am Gerät starten und erhalte damit eine durchsuchbare PDF die ich an einem vorher festgelegten Ort abspeichern lassen kann.
ALLERDINGS: Damit wirklich eine durchsuchbare PDF erstellt wird, muss dazu der Computer eingeschaltet sein. Es wird die Rechenpower eines Computer für die Indexierung benötigt.

Das von mir verwendete Brother MFC-L5750dw Multifunktionsgerät bietet zusätzlich noch die Möglichkeit, eine durchsuchbare PDF direkt am Gerät ohne Computer erstellen zu lassen, allerdings als Speicherziel nur die üblichen Online-Dienste (Dropbox, G-Drive, OneDrive, etc.) Hier wird die Indexierung des PDFs vermutlich online über die Cloud gemacht, bevor es in die Cloud gespeichert wird, da dieser Scanvorgang eine Ewigkeit dauert.

Ich hoffe ich konnte euch ein bisschen helfen. Happy scanning!

Wenn man auf die Internetseite von Abbyy surft, kann man übrigens die Firmen sehen, die Abbyy verwenden.
Darunter ist auch Brother. Ich vermute, dass Brother die Abby Finereader Engine lizenziert und in das Control Center 4 einprogrammiert hat, wenn man dort "durchsuchbare PDF" auswählt. Denn dort hab ich auch sehr gute Ergebnisse.

Danke für eure Antworten!
In erster Linie geht es mir darum, einen Dokumentenscanner mit "NAS-Anbindung" zu finden. Im Moment schaue ich mir den Brother ADS 1700W näher an.

OCR am Rechner über Abbyy Finereader mit einem automatisierten "Hot Folder" kann ich mir auch gut vorstellen.

Inwieweit kann man den OCR-Funktionen denn vertrauen? Muss man nach jeder Konvertierung die erstellte PDF-Datei auf Fehler überprüfen oder kann man einfach alle Dateien "blind" konvertieren lassen?

Bei mir funktioniert das zuverlässig genug, um die Dokumente mit Hazel zu analysieren und automatisch umzubenennen und zu verschieben. Auch das Finden über Spotlight klappt problemlos. Allerdings würde ich keine Passagen ungeprüft in meine Geschäftskorrespondenz kopieren. Manuell nach bearbeiten muss ich normalerweise, weil ein bestimmtes Formular neu ist oder sich geändert hat. Probleme wegen falsch erkannten Texten sind die große Ausnahme.

luhcu

Kommt bei Abbyy auch auf die Scanqualität an, so meine Erfahrung. Je mehr DPI desto besser. Dann sollte man aber MRC nutzen.

Bei wichtigen würde ich aber immer kontrollieren.

Normalerweise sind 300DPI ausreichend - das ist die Auflösung, bei der die meisten Scanner noch mit voller Geschwindigkeit arbeiten. Bei höheren Auflösungen wird es meiner Erfahrung nach deutlich langsamer.

Bei 300 DPI macht 10 Punkt Schrift überhaupt keine Probleme und auch 8 Punkt geht noch gut. Auch kleinere Schriften (6 Punkt, das typische Kleingedruckte auf der Rückseite von Rechnungen usw.) funktioniert oft noch, aber wenn kontrastarm mit grau gedruckt wird, weil's wohl irgendwie schick sein soll, hört es irgendwann einfach auf. Da ich solche Informationen sehr oft nicht für die Volltextsuche benötige und zum Lesen der Texte ja immer noch der Scan im PDF angezeigt wird, stört mich das normalerweise nicht.

Falls auch solche Problemfälle zuverlässig erkannt werden müssen, dann steigere ich die Auflösung auf 400 DPI und in Ausnahmefällen auf 600 DPI.

Noch höhere Auflösungen sind Zeitverschwendung beim Scannen und Platzverschwendung beim Archivieren.

Hi, habe neulich für die Firma einige Canon ScanFront 400 angeschafft, funktionieren super!

Das wäre tatsächlich meine nächste Frage gewesen:
Also geht durch den OCR der Original-Scan nicht verloren?! Selbst wenn – wie in deinem Beispiel – das graue Kleingedruckte durch die Software nicht lesbar gemacht werden kann oder evtl. nur teilweise oder fehlerhaft bearbeitet wird, ist es trotzdem möglich den originalen Scan zu sehen?

Danke euch!

Der erkannte Text wird ja eh über oder unter das gescannte Bild gelegt, so dass du weiterhin ganz normal den Scan sehen kannst. Deswegen würde ich auf eine reine Blindkonvertierung setzen. Einzig, wenn z.B. auch die Bildqualität vom OCR Programm bearbeitet wird, musst du halt schaun, ob das für dich noch alles in Ordnung ist. Bis auf einige kleine Fehler, kommt Abbyy sogar relativ gut mit Scans von der Scanner Pro App klar, die qualitativ deutlicher schlechter sind als glatte, 300 dpi Scans von einem halbwegs guten Scanner.

Bei Kyocera Modellen gibt es das Kyocera Scan Extension Kit (A) , das für verschiedene Systeme verfügbar ist. Kostet ca 380€. Wir direkt auf dem MFP installiert und somit kein weitere PC/MAC nötig. Für den Hausgebrauch finde ich es zu teuer. Nimm ein MFP mit dem du die Daten direkt auf dem NAS ablegst und überwache diesen Ordner mit deiner OCR Software, damit bei neuen Dokumenten diese automatisch umgewandelt und in ein neues Verzeichnis kopiert werden.

Ich nutze den Brother ADS-2800W, scannt über Kurzbefehle direkt auf verschiedene Quellen und Ordner.
Je nach eingelegtem Dokument scanne ich so direkt in entsprechende Ordner, Dokumente werden direkt passend benannt. Kostet zwar schon knapp 600 Euro der Scanner, funktioniert aber bombenmässig.

Der macht aber kein OCR. Der kann auch nicht die Dokumente drehen (Querformat/Hochformat) wenn man direkt in ein Netzlaufwerk scannt.
Man benötigt für OCR, drehen etc. immer einen Mac/PC auf dem parallel die Software läuft.

Habe den ADS3600W gerade erst aufgebaut. Selbst manuell kann ich nicht einmal mitgeben ob das Dokument im Hoch- oder Querformat gescannt werden soll ohne an den PC/Mac zu gehen.
Und in der Web-Konfiguration sind massig logische Übersetzungsfehler die schnell dazu führen dass man das Gerät falsch konfiguriert. Ich war negativ überrascht von dem Gerät - das immerhin mehr als 1000 Euro gekostet hat (zusammen mit der Geräte-Lizenz für die Barcode-Software)

Nur eine Idee: Es gibt Scanner, die direkt Dokumente in Evernote ablegen. Mit Evernote Premium wird jedes pdf in Evernote per OCR bearbeitet. Dann einfach gelegentlich alle Anhänge aus dem Evernote-Importordner ins gewünschte Verzeichnis auf dem NAS exportieren.
Das Evernote-OCR erkennt auch Handschriften.

Anleitung für ScanSnap um alle Dokumente mit einem OCR-Layer zu versehen, also nicht nur mit dem Scanner aufgenommene Dokumente, sondern auch Downloads und E-Mail-Anhänge, die als Bild-PDF vorliegen.

Abbyy FindReader und auch alle anderen OCR-Programme die ich kenne, erzeugen in den PDF's ein unsichtbares Overlay mit dem Text. Man sieht immer den Original Scan, kann aber z.B. trotzdem den Text (im Overlay) markieren und ausschneiden. Das hat den Vorteil, dass man auch die Dinge sieht, die kein Text sind (Grafiken, Logos etc.) oder auch Text, der nicht erkannt werden konnte (Zierschriften, zu klein, zu geringer Kontrast etc.). Der Nachteil ist, dass man im PDF nicht ohne weiteres sieht, ob Text falsch erkannt wurde. Allerdings ist Abbyy FineReader sehr zuverlässig und arbeitet z.B. auch mit automatischer sprachabhängiger Textkorrektur, um Fehler zu vermeiden. Wenn man sich die Dokumente mit Abbyy FineReader anschaut, sieht man auch, welche Art von Daten erkannt wurden (Fliesstext, Tabelle etc.) und kann dies ggf. Ändern.

Die Frage ist ganz einfach, welchen Anwendungsfall man hat:
- Stichwörter für automatische Ablage und Durchsuchbarkeit mit Spotlight in das PDF einfügen um die Dokumente unter Beibehaltung des Originals sinnvoll zu Archivieren. (Das ist mein Anwendungsfall.)
- Dokumente (z.B. Bücher) zu digitalisieren und später weiter zu bearbeiten (z.B. als E-Book). Dieser Anwendungsfall stellt wesentlich höhere Ansprüche an die Texterkennung, allerdings kann man die durch Anpassung der OCR-Parameter an eine bestimmte Vorlage auch wesentlich verbessern. Das macht allerdings bei einem Buch mit ein paar hundert gleichförmigen Seiten wesentlich mehr Sinn, als wenn man ein paar hundert Rechnungen scannt, von denen jede anders aussieht.

Oxymoron Danke für die Erklärung.
Bei mir wäre es auch der erste Anwendungsfall (bessere Durchsuchbarkeit).

Ich habe mich jetzt übrigens für den Brother ADS 1700W entschieden.
Werde in den nächsten Tagen (und Wochen) versuchen, alle Unterlagen zu digitalisieren und in einer (hoffentlich) gut durchdachten Ordnerstruktur abzulegen.

Dann noch ein paar Tips:

Ich verwende folgendes Format für die Dateinamen <Datum>-<Autor>-<Belegart>-<Info>.pdf, z.B. 20190120-Amazon-Rechnung-123456789.pdf
<Datum> - Jahr, Monat, Tag
<Autor> - Der Autor des Belegs/Anschreibens.
<Belegart> - Rechnung, Gutschrift, Angebot, Lieferschein, Anschreiben, Kontoauszug, Vertrag, ...
<Info> - Belegnummer, Vertragsnummer, Kontonummer, ...
Auf diese Art und Weise lässt sich vieles schon über den Dateinamen wiederfinden und schon der Dateiname macht klar, worum es sich handelt.

Nach Möglichkeit das Format PDF/A (A wie Archiv) verwenden. Dieses Format ist für die langfristige Speicherung von Dokumenten gedacht. Das kann man bei Abbyy Finereader in den Optionen einstellen.

Ich benutze Hazel, um OCR automatisch durchzuführen, die Dateien nach meinem Schema zu benennen und dann automatisch abzulegen. Hazel überwacht Verzeichnisse und führt Aktionen aus, wenn eine neue Datei auftaucht. Das sind bei mir folgende:
Downloads - Der Downloads-Ordner von macOS. Wenn hier ein PDF auftaucht wird es in den Ordner Dokuments/Ablage/Eingang verschoben. Praktisch, wenn man z.B. Dokumente aus dem Internet herunterlädt oder Mail-Anhänge über deren Kontextmenü speichert - man spart sich die manuelle Eingabe des Zielverzeichnisses.
Dokumente/Ablage/Scans - Hier landen die Scans. Hazel startet Abbyy Finereader, welches OCR durchführt und ein PDF/A Dokument in Dokumente/Ablage/Eingang erzeugt. Der originale Scan wird gelöscht.
Dokumente/Ablage/Eingang - Hazel analysiert Dateiname und Inhalt der Dokumente, benennt sie entsprechend dem Namensschema und verschiebt das Ergebnis nach Dokumente/Ablage/Sortierer.
Dokumente/Ablage/Sortierer - Hazel ordnet die Dokumente anhand des Dateinamens in meine Ordnerstruktur ein.
In den Ordnern Eingang und Sortierer bleibt alles liegen, für das Hazel keine passende Regel findet. Dann passe ich entweder das Regelwerk an oder führe den entsprechenden Schritt manuell durch, wenn sich das nicht lohnt. Es reicht z.B. im Ordner Eingang einen nach dem Benennungsschema gültigen Dateinamen zu vergeben - dann verschiebt Hazel automatisch das Dokument in den Ordner Sortierer und verarbeitet es dort weiter.

Warum ich einzelne Komponenten wie Epson-Scan, Abbyy Finereader und Hazel benutze, anstatt eines Komplettpaketes?
Das Ergebnis funktioniert unter jedem Betriebssystem mit jeder Software, die PDF's durchsuchen kann. Ich bin nicht auf Gedeih und Verderb einem einzelnen Softwareanbieter ausgeliefert. Mag sein, dass ich unter futureOS die Automatisierung neu machen muss, aber ich kann immer noch die alten Datenbestände lesen und die Dokumente problemlos wiederfinden.

Ich hoffe das gibt dir ein paar Anregungen. Bei Fragen kannst du dich gerne an mich wenden.

Wie genau machst du das?
Benutzt du dann also nicht die "Hot Folder"-Funktion von FineReader? Demnach könnte man ja auch die Standard-Version nehmen.



PS: Habs wonaders schon günstiger gesehen, geht mir nur um den Vergleich.

FineReader unterstützt Automator. Also starte ich mit Hazel einfach ein Automator Script, das die Arbeit erledigt. Klappt wunderbar. Falls sich das Script mal verschluckt, bleibt das Original im Quellordner und wird beim nächsten Scan einfach erneut abgearbeitet. Die Corporate Version von FineReader benötigt man nicht. Der Hersteller gibt ja auch an, dass sie für 5000 Seiten/Monat (= 250 Seiten/Arbeitstag = 31 Seiten/jede Arbeitsstunde) gedacht ist - da macht man ja nichts anderes mehr. Der Nachteil ist, das das Fenster von Finereader jedes mal geöffnet wird. Stört mich allerdings nicht weiter, da ich das Scannen über eine Taste am Scanner steuere und mich dort um den Papiernachschub kümmere und nicht auf den Bildschirm schaue.

Kannst Du da nicht besser Devonthink für rund 150 Euro kaufen, da ist Abbyy Scanner OCR in der Office Pro-Version gleich eingebaut? Dann hast Du den Dokumentenmanager gleich inklusive. Mit Hazel und Scripten harmoniert es ebenfalls gut. Devonthink zeigt übrigens noch doppelte Dokumente an und von einer Limitierung der Konvertierungsvorgänge habe ich auch noch nichts gehört.

Daran habe ich auch schon gedacht. Ich würde allerdings gerne meine Dateien und Ordner an bestehender Stelle lassen und nicht in eine Programm-Datenbank verschieben.
Oder gibt es die Möglichkeit, dass alles an seinem Ort bleiben kann und trotzdem in Devonthink verwaltet werden kann – ohne dass sich die Ordnerstruktur ändert?

Das wäre natürlich super!
Ich habe das Gefühl das wird ne gute Sache!

Ja, die Möglichkeit gibt es. Die Dateien können indiziert werden, die Dateien bleiben dabei an Ort und Stelle. Devonthink behandelt sie wie eigene Objekte, es wird ein Spotlight-Index angelegt etc. Mir fehlt bei Indexierung nur die Praxiserfahrung, ob hier eine Aktualisierung des Index regelmäßig angestoßen werden muss.
Ich würde überlegen, dennoch die Dateien samt Struktur in Devonthink zu importieren. Devonthink hat anschließend die gleiche Struktur. Die Dateien lassen sich in dieser Struktur auch wieder exportieren.
Beim Einstieg von Devonthink sollte man sich seine Datenbank-Struktur gut überlegen. Meines Erachtens am besten eine .dtCloud auf die NAS und dtBase2 auf den Rechner.
Die etwas längere Einarbeitungszeit in Devonthink und Optimierung des eigenen Workflows lohnt sich.

So ich bin gerade dabei den Scanner einzurichten. Jedoch will die Verbindung zum NAS nicht wirklich laufen.
Ich habe folgende Einstellmaske:



In welchem Format muss der Netzwerkpfad dort eingetragen werden?
IP-Adresse? smb://nasname?

Welches NAS ist es denn Synology/QNAP? Auf dem NAS einen passenden Bentzer anlegen, z.B. ScanOP mit einem sicheren Kennwort, nur als normaler User und dann die Rechte so einschränken, das er wirklich nur auf das Share zugreifen darf und sonst nichts anderes mehr auf dem NAS. Selbst das Login auf der Weboberfläche des NAS sollte man ihm verbieten. Je weniger Rechte dieser User hat umso besser. Rechte lesen/schreiben auf das Share auf die der Scanner die Dokumente ablegen soll, z.b. \\NASIP\sharedFolder.
Anleitung siehe hier:

Netzwerkpfad https://192.168.2.109:Portnummer/Laufwerksname, z.B. ist bei Synology die Standard-Portnummer 5001.

rmayergfx & Papierlos
vielen Dank für eure schnellen Antworten. Mit der Schreibweise \\192.168.2.109:Portnummer\sharedFolder hat es geklappt
(Ist ein Synology)