Hallo zusammen,

ich bin aktuell auf der Suche nach einer guten Dokumentenverwaltung für den Mac.

Folgende Funktionen bräuchte ich:
- Programm sollte einen Netzwerkordner scannen und die neuen Files in einer Art Inbox sammeln
- Neue Files per OCR einlesen
- Alle Dateien sollten sich mit Tags versehen lassen und in Ordner verschieben lassen
- Suche nach Stichworten sollte möglich sein
- 2 Nutzer an zwei Macs sollten die gleichen Daten haben

Ist da DevonThink das richtige oder vielleicht schon zuviel? Aber da scheint es OCR erst mit der Office Version zu geben und die kostet mal eben 150 Euro...

Danke für eure Tipps,
Urkman

Korrekt,

Devonthink Pro Office deckt das Genannte ab.

Den Scan vo Laufwerken nach relevanten Dateien oder Veränderungen bekommt man auch mit günstigerer Software.
Wenn dann mit einem Scanner zusammen OCR-Software ins Haus kommt, spart man an dieser Stelle auch wieder etwas.
Tags, Ordner und globale Suche und auch die Vernetzung wären dann mit OS X bzw. dem Finder möglich.
Mit Automator oder günstigen aber noch einfacheren Alternativprogrammen zur Automatisierung mehrer Arbeitsschritte bekommt man ohne großartigen Systemwechsel den Bedarf abgedeckt.

Scanner + OCR Software + systematische Ablage im Finder

Wiederfinden über Finder oder Volltextsuche Funktioniert top, ohne Cloud-dings ohne Softwareabhängigkeit (Außer Finder) und kostengünstig.

bei der Durchsicht einiger Tools und Apps (manchmal muss man auch Geld nur für einen Test ausgeben..:-/) für eine Dateiablage komme ich erstaunlicherweise auch immer wieder auf den Finder.
Es fehlt mir noch eine universelle OCR Software.
Kein Bock mehr, erst zu zahlen und dann auf schwächen oder Fehler zu stossen; das geht ins Geld
Dagegen überzeugt mich die iCloud mittlerweile

Für meine Dokumentenablage nutze ich seit Jahren PDFScanner aus dem AppStore
Macht kleine PDFs mit Text-Layer, recht ordentliches OCR. Produziert halt keine Pages- oder Word-Dateien. Ich bin damit sehr zufrieden.

Also die meisten Lösungen scheitern an der Anforderung:
Eine simple Ablage mit Finder und OCR-Software? Nur an einem Rechner.
Die Dateien auf ein NAS legen? Gut, beide Rechner können zugreifen aber Spotlight funktioniert dann nicht (Nicht mal Apple TimeCapsule kann per Spotlight durchsucht werden)

Mit DevonThink Pro Office geht das (ich mache das selbst):
- Eine "Datenbank" anlegen
- Einen Sync einrichten (Ziel kann ein eigenes, lokales NAS sein oder ein Cloud-Anbieter)
- Am zweiten Rechner diese synchronisierte Datenbank einbinden

Wenn man jetzt verhindern möchte, dass mit der Datenbank auch alle Dokumente synchronisiert werden (=doppelter Platzbedarf weil alle Daten auf beiden Rechnern liegen), kann man in DT die Dateien per rechtem Mausklick "in externes Verzeichnis verschieben" - bedeutet: Die eigentlichen Dateien liegen dann nicht in der (synchronisierten) Datenbank sondern einmal, zentral im Netzwerk-Laufwerk. Beide Rechner brauchen dann Zugriff auf dieses Netzwerk-Laufwerk um das Dokument zu sehen.

So mache ich das zu Hause um vom MBP und iMac Zugriff auf mein Archiv zu haben (und um von beiden Rechnern aus neue Dokumente ins Archiv zu schieben)

Lässt sich ja relativ einfach lösen, indem man auf einem der Rechner einen öffentlichen Ordner nutzt (kann ja mit PW geschützt werden, wenn mich meine Erinnerung nicht trügt). Vorzugsweise einen Rechner nehmen, der immer an ist…
Der Rest sollte sich mit Automator und den entsprechenden Programmen erledigen lassen.

Wenn Du etwas Aufwand nicht scheust und evtl. einen eigenen Server laufen lassen kannst (willst), lohnt es sich, z.B. Tools wie Alfresco zu betrachten. Ich habe da gute Erfahrungen mit der CommunityEdition gemacht. Kann nicht nur DMS, z.B. lässt sich OnlyOffice integrieren. Scans können zentral erfasst werden und vieles mehr. Ist natürlich aufwändiger als die Finder-Variante oder DevonThink. Nur als Anregung.

Wenn man wirklich kaum etwas ausgeben will, dann ist der Finder mit einem Scan-Programm wie PDFScanner durchaus eine Möglichkeit. Habe ich auch eine zeitlang so gemacht. Aber es gibt auch einige Einschränkungen:
1) OCR mit PDFScanner oder den meisten mitgelieferten Scan-Programmen (CaptureOnTouch z.B.) funktionieren einigermaßen, sind aber wirklich meilenweit von dem Ergebnis eines Abbyy FineReaders entfernt. Ich habe die Vollversion (gibt es relativ günstig bei Amazon) von FineReader 12, die Engine steckt aber auch in DEVONThink.
2) Einen Abgleich auf zwei Rechner bekomme ich auch über eine Cloud-Lösung hin, ich nutze eine eigene OwnCloud. Wenn man das ganze auch noch auf seinen Mobilgeräten haben möchte oder auf einer anderen Cloud-Lösung Verschlüsseln möchte, wird es knifflig.
3) Eine Suche per Spotlight geht schon, bei größeren Datenbeständen oder komplexeren Abfragen (near, not usw.) kommt man aber sehr schnell an seine Grenzen.
4) Die Inbox: Klar kann ich jede Datei manuell in einen Ordner einsortieren. Wenn mein Programm das für mich automatisch macht, dann spare ich wirklich viel Zeit.

Ich bin dann zu DEVONthink gewechselt und habe die Investition nicht bereut. Mein Tipp: Man kann die Testversion ziemlich lange ausführlich testen, man merkt erst nach einiger Zeit, wann man damit alles anstellen kann. Einfach ausführlich testen, ob es zu Deinem Workflow passt.

Sehe grade, dass es die DEVONthink Pro immer noch bei StackSocial mit 50% Rabatt gibt. Ist die Variante ohne OCR.

Also ich kann DevonThink auch nur empfehlen.
Nutze die Testversion schon seit fast 1 Jahr da die Testversion nach Stunden läuft.
Kurz rein und wieder raus und schon kannste die Version sehr sehr lange nutzen.
Läuft alles aber mann könnte das Programm ein bisschen Hübscher gestallten.

Olli

Hallo zusammen,

ich versuche schon seit Tagen meine Datenbank am iPad zu sehen.
Was habe ich gemacht.
Datenbank liegt auf dem Mac
In den Einstellungen die MagentaCloud eingerichtet, DT liegt auch dort
Auf dem iPad MagentaCloud eingerichtet und den Datenbanknamen sowie das Kennwort welches am Mac vergeben wurde eingegeben.

Auf dem iPad sehe ich aber nichts von der Datenbank
Was mache ich falsch? Kann jemand helfen?

Danke Olli

nicht alles wird gleich automatisch in der Cloud synchronisiert, von daher vermute ich mal, dass du deshalb deine Daten(Bank?) nicht auf dem iPad findest.

Kann aber die Datenbank in der Cloud vollständig sehen.
??

Ich kann auch nur DEVONthink empfehlen. Anfangs war es zwar schon einiges an Geld und ja ich brauche viele von den Funktionen nur viel zu selten aber dennoch würde ich es immer wieder so machen. Updates gibt es seit Jahren kostenlos, auch die iOS Apps sind sehr gut geworden, das war mit der ersten version damals noch nicht wirklich so der Fall.

Anhand der Anforderungen sollte aber auch ein einfaches OCR Programm + NAS (am besten wohl mit Datensync anstatt SMB/AFP) + Finder/Forklift oder ähnlichem den Dienst erfüllen.