Hallo zusammen,

im Zuge der Umstellung auf ein Papierloses Büro suche ich nach einer Dokumenten/Datenbanklösung mit folgenden Eigenschaften:

- KEIN monatliches, jährliches oder sonst irgendein Abo
- Synchronisation über iCloud, Alternativ auch Box oder Dropbox aber keinesfalls eine Cloud des Datenbankherstellers, wenigstens über 2 Macs als auch iOS Devices
- eine iOS App über die Dokumente hochgeladen/eingescannt werden können
- Verschlüsselte Datenbank
- Anpassen an eigene Bedürfnisse so z.B. Markierungsfeld, welche Dokumente bereits an den Steuerberater übermittelt wurden, welche Gagenscheine/Rechnungen bereits bezahlt sind, ergänzende Notizfelder usw.
- Ne hübsche GUI wäre auch nicht schlecht - bloß nichts Altbackenes, was mich an Windows erinnert
und
- im Falle, dass die Software nicht mehr laufen sollte, die Möglichkeit Dokumente manuell aus dem Datenbankarchiv extrahieren zu können.

Ich hab zwar über die Suche schon Anbieter wie Ninox gefunden, die zwar ihre eigene Cloud promoten, aber auch eine lokale bzw. iCloud Lösung anbieten. Bin mir aber noch nicht sicher, ob das das richtige ist. Vielleicht hat ja jemand noch einen Geheimtip, den ich noch nicht auf dem Schirm habe.

Danke Euch vorab.

Bis auf die GUI würde ich DEVONthink empfehlen. Das kann eigentlich alles, was du möchtest und mehr.

erste Wahl: Devonthink
zweite Wahl: EagleFiler (gibt es aber zur Zeit sehr günstig bei bundlehunt)

Alinof?
Ideal zur Dokumenten Archivierung mit Scan Funktion.

DEVONthink Pro.
Such nicht weiter 🙂

Na, ich weiß nicht. Eierlegende Wollmilchsau, aber die GUI ist (aus meiner Sicht) der nackte Horror. Ich habe das Programm in all seinen Versionen seit weit über zehn Jahren, versuche immer wieder mal, ihm eine Chance zu geben, und verliere jedes Mal die Lust, so unübersichtlich ist das Ding. Und die Version 3 hat das Ganze noch mal verschlimmbessert; jetzt gibt es nicht einmal mehr die aus Mail eigentlich jedem Mac-Nutzer bekannte Drei-Spalten-Darstellung, angeblich, weil das die Nutzer überfordern würde (ausgerechnet dieses Argument von Seiten des Herstellers ist an Ironie schon kaum zu übertreffen).

Alinof kannte ich überhaupt noch nicht; das sieht richtig interessant aus.

Ich nutze ebenfalls DevonThinkPro. Aber im Endeffekt ist das überkomplex für die private Paperless Verarbeitung. Dass die Dokumente automatisch in die richtigen Ordner sortiert werden, ist zwar beeindruckend, aber ob einem das die 200EUR wert ist...

Am einfachsten ist tatsächlich eine ordentliche Ordnerstruktur in der iCloud. Mit Tags hast du dein gewünschtes Markierungsfeld. Macsparky hat das schön hier beschrieben: https://learn.macsparky.com/p/paperless

Ich werde wohl keinen weiteren Upgrade-Zyklus bei Devonthink mitmachen und mittelfristig aussteigen.

Ich verwende auch seit über einem Jahrzehnt Devonthink Pro (Office) Was habt Ihr gegen die GUI von Devonthink? Ich kann von den ganzen Möglichkeiten nicht genug bekommen und empfinde sie als sehr intuitiv.

Von Barebones - die auch BBEdit machen - gibt es noch Yojimbo:

Ich habe längst genug davon. Gerade bei einem Programm, das mir helfen soll, in einem Dokumentenwust die Übersicht zu bewahren, brauche ich wenige, sinnvolle und klar strukturierte Möglichkeiten und nicht alles was geht.

Nur ein Beispiel von vielen: Es gibt – das war für mich bei der ursprünglichen Anschaffung einer der entscheidenden Punkte – die Möglichkeit, verschiedene Datenbanken als getrennte Dokumente zu speichern. Das ist für mich wichtig, um unterschiedliche Bereiche sauber zu trennen und in einem Bereich nicht mit Daten aus einem völlig anderen behelligt zu werden.

Aber DEVONthink zeigt mir in jeder geöffneten Datenbank auch die in völlig anderen Dokumenten gespeicherten Datenbanken an. Warum? So wird die Signal-to-Noise-Ratio ohne jeden Nutzeffekt enorm vergrößert. Und das lässt sich nicht einmal abstellen.

Und so geht mir das mit DEVONthink laufend: überall Noise, und ganz wenig Signal dazwischen.

In der Suche? Jede Datenbank zeigt selbstverständlich nur die enthaltenen Dokumente.
Es lässt sich in Einstellungen/Allgemein/Oberfläche einstellen, ob die Datenbanken vereint angezeigt werden. Damit ist aber gemeint, ob die Datenbank in einer Hierarchie angezeigt werden oder getrennt.

Nein, in der Seitenleiste.

Das ist die Einstellung:

Aber dadurch verschwinden doch die anderen offenen Datenbanken nicht aus der Seitenleiste?

Warum sollten sie verschwinden, wenn sie geöffnet sind?
Durch das Einklappen von "Global" sind die anderen Datenbank aus dem Blickfeld. Hier ist die Datenbank "Info" geöffnet und die anderen verborgen - eine Einstellung, die ich so sonst nicht verwende:

Na, genau das ist doch der springende Punkt für mich: das die Datenbanken eben getrennte Dokumente sind und das eine im anderen nichts verloren hat.

Stell Dir das mal in anderen Programmen vor, Pages zum Beispiel. Da hast Du zwei Dokumente ≙ zwei Fenster offen, Widerspruch Finanzamt.pages und Liebesbrief.pages. Und dann taucht in der Seitenleiste von Liebesbrief.pages plötzlich der Eintrag Widerspruch Finanzamt.pages auf, bloß weil ich dieses Dokument auch gerade im selben Programm geöffnet habe. Das wäre doch absurd und zwänge mir die Computerlogik auf, nicht in Dokumentzusammenhängen, sondern in Programmzusammenhängen zu denken.
Aber Global selbst ist immer noch da und auch da weiß ich nicht, was das da zu suchen hat, und es stört mich enorm. Ich bin mit Grund in einer ganz bestimmten Datenbank und will nichts über die anderen wissen. Auch dass es einen globalen Eingang gibt, kann ich deshalb überhaupt nicht nachvollziehen.

Das ist einfach eine unstrukturierte Vorgehensweise, auf die ich in diesem Programm an allen Ecken und Enden stoße und die mich wirklich kirre macht. Mit Deiner Denkweise scheint das kompatibel zu sein, für mich ist das konzeptuell die schlechteste GUI, die ich von einem Cocoa-Programm kenne.

Wenn es um eine Datenbank geht, dann Ninox. Wenn es um Dokumentenverwaltung geht, dann DEVONthink. Habe beides für unterschiedliche Anwendungsfälle.

Und wenn @Weia das aus irgendwelchen Gründen ablehnt, ist das immer ein starkes Indiz, dass es etwas Gutes ist.

Ich danke Euch ganz herzlich für das bisherige Feedback. Devonthink hatte ich z.B. gar nicht auf dem Schirm, ebensowenig Alinof oder Yojimbo.
Auf den ersten Blick sieht Alinof tatsächlich recht interessant aus, sofern man die Kategorien selbst anlegen kann. Das würde mich dann tatsächlich etwas an MoneyMoney erinnern, wo ich auch kategorisieren kann, was das Zeug hält ^^.
Ich wurschtle mich mal durch die genannten Programme durch 😊

Vielleicht gefällt dir auch Receipts, wenn es vor allem um Belege und Rechnungen geht. Das wollte ich mal testen, kam aber noch nicht dazu
"Belegverwaltung mit automatischer Erkennung von Werten und Zuordnungen."

Danke, das ist ein sehr nützliches Kriterium.
Das steht bei mir auch auf der Testliste, aber die ersten flüchtigen Blicke zeigten, dass es vermutlich doch weit weniger kann als das mächtige Paperless, das leider den hierzulande großen Makel hat, dass es nur US-Zahlenformate und Datumsangaben versteht, weshalb das automatische Einlesen von Rechnungssumme und -datum selten funktioniert. Das wäre mit einem in den Einstellungen wählbaren Format so einfach zu beseitigen, aber leider scheint die Entwicklung des Programms eingeschlafen zu sein.

Wenn man mit Receipts aber ansonsten auskommt, gibt es für die Erfassung von Rechnungen/Quittungen vermutlich nichts Besseres.

@Weia:
"Global" läßt sich In der Seitenleiste auch zusammenklappen:

Ich verwende auch mehrere offene Datenbanken und finde sie sind sauber voneinander getrennt. Beim Eingang macht macht dieses Aufhebung der Trennung (wenn man es in den Einstellungen so konfiguriert) für mich aber auch Sinn, weil der Eingang genau dafür genutzt werden kann, wenn man sich nicht gleich entscheiden will, in welche Datenbank ein Dokument hin soll. Später kann man es ja immer noch in die gewünschte Datenbank einsortieren.

Ich verwende DEVONthink Pro seit der ersten Beta.
Das ist schon ein Weilchen her.

Die GUI ist, wie alles im Leben, Geschmacksache.
DEVONthink To Go gefällt mir aufm iPad sehr gut.

Receipts schaut ja super aus... für einen kleinen selbständigen Freelancer der somit seine Unterlagen etwas besser ordnen und dann sogar noch mit einer/meiner Scannerapp auf dem iPhone seine Ordner priorisieren bzw, damit nutzen kann, oder auch sowieso Ordner zu Priorisieren und er sammelt dann alles automatisch finde ich sehr stark. kannte ich nicht.. kurz reingeschaut und sehr übersichtlich.. nehme ich erstmal
Ich denke für die Steuererklärungen alles damit zu sammeln ein gutes Werkzeug und 50 Ordner for Free reicht mir auch noch. Danke Marm!

Mir gefällt DEVONthink To Go auch sehr. Leider vermisse ich aber noch ein paar Feature dort, die gegenüber DT Pro fehlen.

Ninox nimmt auch beliebig viele Dokumente pro Datensatz auf. Ich nutze das, um bspw. meine (größeren) Einkäufe zu erfassen und Rechnung und PDF-Handbücher zu hinterlegen. Bei mir liegt das Hauptaugenmerk aber auf der Datenbank, wo ich auch Garantiezeiten und Lagerort erfasse, oder an wen ich was verliehen habe. Ich weiß also immer, wo ich meine Dokumente finde. Durchsuchen der Dateiinhalte kann Ninox nämlich nicht. Ob die Daten E2E-verschlüsselt in iCloud liegen, weiß ich gar nicht, ist für mich in diesem Fall nicht relevant.

DEVONthink wäre auch meine Empfehlung, wenn es eher um die Verwaltung von Dokument mit einer Anreicherung von Datenbank-Feldern geht.

Aber es ist noch da.
Dennoch bedeutet das, dass ich den „globalen Eingang“ in allen Dokumenten vorfinde, obwohl er keinem zugeordnet ist. Das widerspricht einfach dem Konzept von separaten Dokumenten. Es mag praktisch sein, aber es ist strukturell unsauber. Mich stören solche konzeptionellen Unsauberkeiten dermaßen, dass alles in mir sich dagegen sträubt, mit sowas zu arbeiten. Andere freuen sich darüber, dass es in pragmatischer Hinsicht aber praktisch ist.

Das ist einfach eine Metalitätsfrage. Wie Hot Mac richtig bemerkte:(naja, nicht alles, aber vieles)

Aus meiner Perspektive kommt DEVONthink großartig akademisch daher, ist aber ein konzeptueller Krämerladen, was mir das Arbeiten damit total vergällt. Andere erfreut gerade der Jahrmarkt der Möglichkeiten.

Ich würde daher auch nie jemandem, der damit gut klarkommt, DEVONthink madig machen wollen. Wogegen ich mich gewendet hatte, war einzig die Allaussagedenn so eindeutig ist das eben nicht. Ich kenne mehrere Nutzer, die meine Abneigung gegen DEVONthink teilen; für jeden ist das Programm also definitiv nicht. Es scheint eher so zu sein, dass das eines jener Programme ist, die man „entweder liebt oder hasst“.

Hab mir mal Alinof und DEVONthink angeguckt. Bei ersterem gibts keine Synchronisation/Mobile Apps und DEVONthink erschlägt mich mit all den verschachtelten Optionen und Untermenüs. Kann es sein, dass man für die iOS App auch noch mal knapp 40€ im Einmalkauf bezahlen muß? Wollte mal auf die Testdatenbank in der iCloud zugreifen, bin in der App aber gleich an ner Bezahlschranke gescheitert.

DEVONthink deckt sich halt zu verblüffenden 100% mit dem Pflichtenheft von Mac-Trek, alleine darauf bezog sich meine ”Allaussage", er bräuchte nicht weiter zu suchen. Natürlich ist eine GUI in gewissem Masse Geschmacksache. Und je nach Komplexität einer Software muss man durchaus eine gewisse Zeit investieren, um die Bedienungs-Logik zu verstehen und nachvollziehen zu können, was die Entwickler denn sich wohl dabei gedacht haben könnten… Kompromisse muss man bei jeder Software eingehen, die man nicht selbst programmiert hat.

Die Synchronisierung funktioniert übrigens über WLAN, iCloud, Dropbox oder bspw. per WebDav auf eigenem Server/NAS. Die iOS/padOS-Version kostet tatsächlich 40 Ecken im Einmalkauf (immerhin geht's ohne Abo), hat aber, wenn ich mich richtig erinnere, eine kostenlose Testphase, einen Monat oder so.

Außerdem wird die Software regelmäßig mit Erweiterungen und Updates gepflegt. Der Support ist klasse. Und die Release Zyklen für die (kostenpflichtigen) Hauptversionen waren bisher zumindest riesig.

Ich halte nichts davon sich von irgendeiner Software/DB abhängig zu machen.
Bei mir sind alle Dokumente OCR gescannt und die PDFs in Ordnern in der iCloud abgelegt.

Devonthink ist keine echte Datenbank. Die Dateien liegen verborgen hinter einer Metaebene auf der Festplatte und lassen sich in der dargestellten Struktur exportieren.
Wem das noch zu viel meta ist, dem empfehle ich EagleFiler.

Das Risiko einer Ablage auf der iCloud ist viel größer. Ein sicheres Backup ist unmöglich. Mir gelang mal eine Wiederherstellung einer Tabelle nur mit Zufall und großem Aufwand. iCloud würde ich meiden.