Hallo Zusammen

Ich suche ein gutes Archivierungsprogramm für alte Emails.

1) Es soll z.B. all Emails vor 2010 automatisch archivieren, egal in welchem Ordner
2) Das Archiv sollte natürlich durchsuchbar sein
3) Anhänge sollen mitgesichert werden

Worauf meint Ihr sollte man noch achten?

Mein IMAP Konto sind > 7 GB - und zwar keine blöden Videos etc, reine Emails zu 99% geschäftlich. Ich merke einfach wie alles relativ langsam wird.

Danke!
Beste Grüße
Yogi

In lokale Postfächer verschieben, dann sind sie aus dem IMAP-Konto weg und können ganz normal auf dem Mac durchsucht werden. Der Archivordner würde sie ja auf dem IMAP-Server belassen.

Nachdem es die unselige Archivieren Funktion in Mail.app nicht mehr gibt, ist die einfachste Lösung das Verschieben in einen Lokalen Ordner in Mail. Durchsuchen lässt sich das dann sowohl in Mail.app, als auch mit Spotlight. Allerdings solltest du dir langsam auch eine den gesetzlichen Bestimmungen genügende Archivierung überlegen auf anderen, prüffähigen, Datenträgern.

Yogis Frage beschäftigt mich auch zurzeit. Allerdings hätte ich gerne mehr als nur lokale Ordner, weil ich von verschiedenen Standorten aus darauf zugreifen können muss. Gibt es dazu einen Vorschlag?

das Archiv dann auch auf die anderen Geräte einspielen / kopieren ?

ansonsten ist das ja genau das, was an IMAP so praktisch ist.

Ich habe auf meinem MBP 13" auch fast 9GB Mails, obwohl ich schon Anhänge aus Mails entfernt habe , die ich nicht per IMAP benötige, Probleme mit der Geschwindigkeit habe ich seit dem Einbau einer SSD nicht mehr
Auf dem Hauptrechner habe ich fast 30GB Mails, also 21GB archiviert, kein Problem, läuft gut.

Der Lokale Ordner ist keine echte Alternative.

Ich synce 3 Rechner per BitTorrent Sync und soweit ich weiss, kann man ja lokale Ordner in Mail nicht einfach syncen, oder mache ich da einen Fehler. Nach dem syncen müsste ich ja immer wieder die Emails neu importieren.

Warum ist das lokale speichern keine Alternative ?

Du hast bislang nichts verlauten lassen, das du auf mehreren Rechnern zugriff auf die alten Mails benötigst.
Wenn du keinen Schnarchrechner hast, wäre das aber eben völlig iO und praktikabel.

Ich bin viel unterwegs und habe ein MacBook Pro für Reisen. Zuhause einen iMac, den auch als so eine Art Server und Backup System verwende.

Für dazu habe ich noch ein MacBook für Kurzbesuche.

Ich möchte einfach auf allen Rechnern nahtlos arbeiten können.

Dann am besten doch den Archivordner benutzen, der synchronisiert sich mit den anderen Macs. Vorteil: Eingangs- und Sendeliste können schlank bleiben, was vielleicht auch dem Tempo zugute kommt. Die ganz alten Sachen lassen sich ja lokal auf dem iMac sichern, um das Datenvolumen zu reduzieren, wie silversurfer22 angemerkt hat.

Hallo yogimo,
schau dir mal http://www.mailsteward.com an

Alle geschäftlichen eMails müssen revisionssicher archiviert werden. Eingehende und ausgehende Mails.

Alle vorgeschlagenen Lösungen sind rechtlich nicht korrekt und führen (wie das generelle nicht-archivieren von Mails) zu Strafzahlungen bis in den fünfstelligen Bereich - von großen Problemen bei einer Betriebsprüfung mal abgesehen.

Für kleinere Firmen (unter 5 Mitarbeiter und va. ohne vorhandene Server und KnowHow) gibt es hier nur Cloudlösungen, die preislich ertragbar sind.

Die sind dann auch alle durchsuchbar

Da ich es sowieso habe nutze ich auch dafür:
Devonthink Pro Office

Und wie, wenn man fragen darf?

MacMini mit Server aufsetzen. Entweder er holt sich parallel die Mails und stellt sie wieder zur Verfügung oder du schiebst sie von Zeit zu Zeit in das Postfach auf dem Server (mach ich so). Per VPN kannst du auch von Unterwegs darauf zugreifen.

Ja, dies kann man nicht oft genug bei gewerblicher Betätigung als Mantra erwähnen!

Das mit den lokalen Ordnern funktioniert hier prima auf mehreren Rechnern. Die Mails werden erstmal durch ein Script nach lokal kopiert (Am 1. des Monats: alles was älter ist als 2 Jahre) und am Letzten im Monat später online gelöscht (bis dahin sind alle lokalen Ordner in sync). Dadurch habe ich immer 2 Jahre online und den Rest lokal auf allen Rechnern. Und auf dem iPhone will ich eh nicht alles sehen.

Das mit der eMail Archivierung ist rechtlich gar nicht so einfach. Die üblichen Fallstricke alle Geschäftlichen müssen, alle Privaten und innerbetrieblichen Persönlichen dürfen nicht, innerbetrieblich müssen nicht archiviert werden. Aber false positive des SpamFilters müssen eingeschlossen werden und das Archiv muss verschlüsselt, signiert und wiederherstellbar gesichert werden auf Medien und Computern die noch in 10 Jahren funktionieren. Signatur und Verschlüsselungssysteme müssen dem technischen sicheren Standard während dieser Zeit angepasst werden. Tja das ist gar nicht so einfach. In den meisten Fällen wird immer zu viel gesichert. Oft wird ein SMTP proxy verwendet aber das geht eh nur mit sehr viel Kontrolle über das eMail System.

Wüßtest Du, mithilfe welcher Verordnung das geregelt/vorgeschrieben ist?

Z.B. mithilfe der TR 03125 vom BSI. Google mal nach "revisionssicher archivieren", da findest Du alles wissenswerte. Es gibt mittlerweile gefühlt 10.000 Anbieter mit unterschiedlichen Archivierungsmethoden, z.B. SecurePoint, Mailstore, inoxision etc. Basiert alles auf den rechtlichen Vorgaben, wobei bei verschiedenen Anbietern durchaus Schwächen zu finden sind.

Auch ich verwende seit Jahren MailSteward →