Hallo zusammen,

meine Frau schickt oft Bestellbestätigungen per Mail an Kunden, die dann aber oftmals »vergessen« werden.
Auf Nachfrage wird dann gesagt, die Mail sein nicht angekommen oder im Spam gelandet etc.

Sie muss also eigentlich immer hinterhertelefonieren, um sicher zu gehen, dass die Bestellbestätigung auch wirklich angekommen ist.

Nun ist meine Idee, dass die Bestätigungsmail eine Empfangsbestätigung auslöst, so dass meine Frau sicher sein kann, dass diese Mail angekommen ist und geöffnet wurde und nicht ungelesen im Spamordner landet.

Offensichtlich gibt es für Apple Mail die Erweiterung »Mailbutler«, allerdings bin ich mir unsicher, ob es nicht besser ist, wenn der Empfänger den Empfang aktiv bestätigen muss. Es geht ja nicht um die Kontrolle des Bestellers, sondern dass die Mail ankommt und auch gelesen wird (und der Besteller sich des Empfangs bewußt ist).

Gibt es noch andere Möglichkeiten, sich dem Empfang bestätigen zu lassen? Ein anderes Mailprogramm möchte meine Frau nicht installieren.

Viele Grüße
doescher

Eine Empfangsbestätigung sagt nichts über den tatsächlichen Empfang aus. Abhängig vom Mailprogramme des Empfängers kannst du das auch gar nicht erzwingen.
Was willst du denn tatsächlich erreichen?

In Outlook gibt es eine solche Funktion, funktioniert aber glaube ich auch nur, wenn beide Seiten Outlook nutzen. Aber auch hier muss der Empfänger dies aktiv bestätigen, das passiert nicht automatisch. Ist aber auch nur eine Krücke, weil das im "Email-Standard" schlicht nicht vorgesehen ist.

Hab solche Mails auf der Arbeit auch schon erhalten (wo wir Outlook nutzen), aber die Lesebestätigung immer verweigert. Geht den Sender schlicht nichts an, ob ich die Mail gelesen hab. Wenn in der Mail eine schriftliche Bitte um Empfangsbestätigung ist, ist das was anderes, dann kann man immer noch nett antworten.

Daher finde ich die Vorgehensweise von »Mailbutler« auch nicht so doll, weil hier wohl der Empfang bestätigt wird, ohne das der User etwas machen muss/kann.
Aber eine schriftliche Bitte in der Mail um Empfangsbestätigung ist in der Mail vorhanden, wird nur von geschätzt 30% der Empfänger ignoriert.

Deswegen ja meine Frage, was du erreichen möchtest. Eventuell lässt sich da ja mit dem nächsten Schritt im Ablauf erledigen.

breaker
Nein, nicht Outlook sonder Exchange (der Mailserver) ist dafür zuständig.
Ganz allgemein ist es nicht möglich, so eine Bestätigung zuverlässig zu bekommen, da sind Zuviel Unbekannte auf der Empfängerseite und die meisten unterstützen das entweder gar nicht oder es kann dort abgeschaltet werden. Wer will schon derart überwacht werden. Nicht mal eine erfolgreiche Zustellung beim Empfänger kriegt Mann weil der eigene Mailserver now weis, welchen Mailserver die Empfängerseite einsetzt.
Allein eine fehlgeschlagene Zustellung beim „zuständigen Mailserver des Empfängers“ ist in den Mailprotokollen geregelt (nicht erreichbar, nicht existent, Mailbox voll etc)

Gängige Praxis bei vielen Firmen ist mittlerweile das HTML Mails mit Bildern versendet werden (Firmenlogos ect.). Die Bilder liegen aber nicht auf deren "Firmenservern" sondern auf externen Servern. Sobald man sich die Mail anzeigen lässt (egal in welchem Mail Programm) werden die Bilder von dem externen Server geladen und man hat die "Bestätigung" das daß Bild abgerufen wurde und somit den Nachweis das die Mail geöffnet wurde.
Dem kann man nur entgegentreten wenn man im Mailprogramm "Bilder/Anhänge laden" auf aus stellt.

Kurz:
Eine "Sicherheit", vor allem im rechtsverbindlichen Geschäftsverkehr, gibt es in der Form nicht. Mit KEINER Form einer, wie auch immer gearteten, "automatischen" Empfangsbestätigung.
Nur eine manuelle Rückmeldung kann das leisten und hat ggfls auch rechtlich Bestand.

Sie möchte nicht die Empfänger überwachen, das ist nicht wichtig.
Es geht darum, dass sie wissen muss, ob die Bestätigung bei dem Besteller eingegangen ist. Es handelt sich um Seminarplätze, die dann freigehalten werden und kurz vor dem Start des Seminars werden Seminarunterlagen per Post verschickt und ist der Seminarpreis fällig. Und dann kommen immer wieder Absagen, weil angeblich keine Bestätigung bei dem Besteller eingegangen ist.
Das kann ja durchaus so sein, dass die Mail nicht ankommt, aber jetzt überlegt meine Frau, ob sie alles auf den Postweg erledigen soll. Und ich versuche, hier vielleicht eine andere Lösung zu finden...
Ich hoffe, nun ist das Problem etwas klarer geworden?

Ist es denn möglich, einen Bestätigungslink in der Form eine Buttons so einzubinden, dass bei einem Klick drauf nicht erst eine neue Mail generiert wird, sondern direkt eine Antwort ohne weiteres Zutun des Bestellers rausgeht?

Das geht nur mit einem Link:
Kunde bucht Termin Bestellbestätigung mit Link geht raus Link wird geklickt / Buchung ist verbindlich
... oder ...
Link wird nicht geklickt entweder wie bisher hinterher telefonieren oder ignorieren und Platz anderweitig verkaufen.

Überschneidung
Das hängt natürlich wie auch meine vorhergehende Antwort vom Buchungssystem ab, das deine Frau verwendet.

Vielleicht landen ja tatsächlich sehr viele Mails im Spam.
Sie versendet über All-Inkl. Kann man dort mit einem Zertifikat oder ähnlichem die Einsortierung in Spam – bzw. in Nicht-Spam – beeinflussen?

Du kannst Angaben zu DKIM machen. Ob das allerdings was ändert.

Um die Frage richtig beantworten zu können, müsste man mehr über den Verlauf wissen. Wenn der Kunde per Mail bestellt und die Bestätigung ist eine Antwort, wäre es sehr seltsam, wenn die Mails vermehrt im Spam landen.

DKIM wird bei all-inkl. in den Domaineinstellungen aktiviert. Ohne bleibt es womöglich z.B. bei Google im Spam hängen.
Werden die Mails alle über einen großen Verteiler versendet? Die Mails einzeln zu versenden, könnte besser sein.

Die Mails werden einzeln versendet. DKIM habe ich für den Versand des Newsletters über Newsletter2Go aktiviert.

Was ist denn das? Versendet ein Portal die Mails? Dann würde ich mich nicht wundern, weil die Herkunft der Mail nicht mit dem Absender übereinstimmt.

Nein, die Mails werden als Bestätigung von der Website gesendet oder aus Apple Mail.
Newletter2Go ist eine andere Geschichte, da läuft alles einwandfrei.

Irgendwie verstehe ich das Problem immer noch nicht.

Ich gehe davon aus, dass die Reservierung eines Seminarplatzes verbindlich auf einer Webseite vorgenommen wurde. Dann ist das rechtsverbindlich vollkommen unabhängig davon, ob der Besteller eine Bestätigungsemail bekommt oder nicht. (Rechtlich einigermaßen wirksam können Emails ohnehin nur sein, wenn sie mit einem digitalen Personenzertifikat des Absenders, hier also Deiner Frau, versandt wurden.)

War die Reservierung hingegen unverbindlich, hilft auch der Empfang einer Bestätigungsmail nicht weiter.

BTW: Kein Spamfilter filtert mit einem Personenzertifikat digital signierte Emails aus. Dann fiele die Ausrede mit dem Spamfilter schonmal weg. Allerdings kannst Du digital signierte Emails nicht über einen Massenversender versenden. Ich weiß aber auch nicht, warum Du bzw. Deine Frau das tun – sie wird ja nun nicht gerade Seminare mit 10.000 Plätzen anbieten.

Also wenn über die Webseite rechtsverbindlich so wie es der Gesetzgeber vorsieht eine Bestellung getätigt wird, dann lasst Euch automatisch immer eine Kopie an ein spezielles Postfach senden, damit ihr seht, das euer System die Bestätigung auch verschickt hat. Dann könnt ihr täglich kontrollieren ob zu Bestellung 0815 auch eine E-Mail vom System versendet wurde. Kenne das System nicht das bei Euch dahintersteht, manche Systeme können automatisch das Feedback der Gegenstelle auswerten und aktiv werden, z.B. wenn die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
Oft fehlt auch einfach die Gültigkeitsprüfung für die E-Mail Adresse und dann schickt das System 1x eine E-Mail raus und reagiert nicht auf evtl. Fehlermeldungen. Auch gab es die letzten Tage massiv Probleme bei verschiedenen ISP bzgl der DNS Server. Was passiert dann bei Eurem System? Ich kenne es von vielen Anbietern das sie als Kundenservice nochmals x Tage vor dem eigentlichen Termin eine Erinnerung schicken, damit es nicht "vergessen" wird.
Ein Nachweis das ein Kunde die Nachricht wirklich gelesen hat, wirst du mit den jetzigen Standards nie umsetzen können. Da sind viel zu viele Faktoren mit im Spiel. Der Kunde hat keine Lust mehr auf das Seminar, es ist gerade kein Budget etc. und dann wird auch einfach mal gesagt: Nein, nicht erhalten. Kommst du jetzt mit einem E-Mail Tracking um die Ecke und sagst, doch, sie haben es am xxx erhalten und gelesen und vielleicht noch ein Tool eingesetzt das nicht DSGVO konform ist hast du gleich 2 Probleme. Einen Kunden weniger und wenn es der "Kunde" darauf anlegt noch rechtlichen Probleme.

Betrachtet und optimiert Euren Workflow und das Bestellsystem oder setzt auf einen Dienstleister der DSGVO konformes Mailtracking betreibt.

PS: Das mit der Erinnerungsmail würde ich zuerst umsetzen, damit der Kunde eine zweite Chance erhält.

Okay, ich glaube hier liegt der Hase im Pfeffer und meine Frage hat sich damit erledigt. Nun wird der Interessent, der nicht mit dem Link in der Bestellmail den Erhalt bestätigt, angerufen werden.
Das scheint mir die einzige wirklich sinnvolle Vorgehensweise zu sein und wurde ja bisher auch meistens so umgesetzt.
Danke für Eure Einschätzungen und bis zu meiner nächsten Frage ...
doescher

@doescher
Der Hase rennt woanders, ich verstehe noch immer nicht euren Workflow! Erstellt ihr das alles manuell oder gibt es einen Webshop, denn dann dürfte es diese Problematik überhaupt nicht geben.

Oder ganz altmodisch: Per Einschreiben mit Rückschein. (Höheres Porto sinnvoll in die Seminarkosten einpreisen.)

was genau heisst das?
es wird die mailfunktion eines cms genutzt? wird dabei die mail per phpmailer oder smtp gesendet?
das ist zb. schonmal ein wichtiger unterschied in der bewertung von spam.
grundsätzlich entscheiden sehr viele kriterien, die sich dann insgesamt zu einem score zusammenrechnen, ob eine mail als spam eingestuft wird oder nicht.
um das beurteilen zu können, müsste man sich den header einer solchen mail genau angucken, die beim gegenüber als spam eingestuft wurde. im header sind dann die "getroffenen" punkte aufgelistet, die (z.b. bei spamassasin) sich dann zu einer gesamtpunktzahl zusammenrechnen. wird der eingestellte schwellenwert dieser punktzahl überschritten, stuft der mailserver des gegenübers die mail als spam ein.

Mir fällt gerade ein, ich muss selbst das relativieren: Ein Outlook-Spamfilter hat es einmal fertig gebracht, meine digital signierten Mails als Spam anzusehen … 🙄

Ein Empfänger meiner Mails lässt jede Eingangsmail mit einem farbigen Textblock versehen, dass keine Anlagen angeklickt werden mögen, wenn man den Sender nicht kennt. Meine ursprünglich signierte Mail hängt aufgrund des Zertifikats dann nur noch als Anlage dran. 🤪