In Apple Mail kopiere ich alle paar Monate (oder je nach Postfachgröße auch nur ca. jährlich) die Mailbestände aus den Postfächern Eingang und Gesendet in lokale Archive, um die IMAP-Server zu entlasten. Es geht überwiegend darum, auch nach Jahren alte Ansprechpartner oder die letzte Kontaktaufnahme zu finden – revisionssichere Archivierung ist an dieser Stelle nicht das ausdrückliche Ziel.

Diese Archive sind mittlerweile allerdings recht umfangreich – einige zigtausend Mails mit einem Volumen von mehreren, zum Teil auch zweistelligen, Gigabytes.

Beim jüngsten Rechnerwechsel bin ich nun so vorgegangen wie früher auch: Habe aus Mail mit „Exportieren" das jeweilige lokale Postfach in eine mbox-Dateistruktur exportiert, um die auf dem neuen Rechner mit "Postfächer importieren" wieder einzulesen. Mit aktuellstem Apple Mail unter Monterey 12.5.1 (Version 16.0 – 3696.120.41.1.1) klappt das aber nur bruchstückhaft. Von knapp 50.000 Mails in so einem Archiv wurden rund 2500 eingelesen, und dann kam die Meldung, dass "einige" Mails nicht importiert werden konnten. Egal übrigens, ob ich beim Importieren "aus Apple-Mail" oder "Dateien im mbox-Format" wähle.

Hat jemand einen Tipp, wie der Umzug besser funktionieren könnte? Ich habe gestern angefangen, die Mails über einen IMAP-Ordner sozusagen via Cloud vom alten auf den neuen Rechner zu übertragen. Aber das ist sehr aufwändig, weil auch dies nur in mehreren Portionen möglich ist (übrigens nicht wegen der absoluten Speichermenge, sondern wegen der Anzahl der einzelnen Mails, die im genutzten Mailkonto wohl auf 15.000 limitiert ist).

Ist es ggf. möglich, die Ordnerstruktur aus dem Mail-Verzeichnis einfach komplett auf den neuen Rechner zu kopieren? Aber wie mache ich Mail dann mit diesen Inhalten vertraut?

Für Ideen und Vorschläge wäre ich sehr dankbar.

Im Verzeichnis Library/Mail/v9 gibt es einige Verzeichnisse mit kryptischen Bezeichnungen. In einem sind alle deine lokalen Mailverzeichnisse. Die Ordnerstruktur kopierst Du auf den neuen Rechner - dorthin, wo dort deine lokalen Mails sind.
Du kannst die Mails auch außerhalb von Apple Mail aufbewahren - in Devonthink, Eagle Filer oder in einer normalen Verzeichnisstruktur. In der normalen Finder-Verzeichnisstruktur kannst du die Mails dann mit InfoClick oder Houdahspot suchen (und finden).
Die Fehlermeldung könnte passieren, wenn die Mails schon vorhanden sind. Duplikate sind nicht möglich.

Ich hatte dasselbe Problem neulich wie folgt gelöst:

Erst mal habe ich auf dem alten Rechner im Finder über Gehe zu (i.d. Menüleiste) + alt/option den Ordner ~/Library aufgerufen und dort im Ordner /Mail/v9 mir die mit den Hexadezimalnamen benannten Postfachordner angesehen. Mit ging es um einen besonderen Ordner, den ich an der Postfachstruktur, die dort wieder im Klartext steht, identifizieren konnte.

Auf dem neuen Rechner die Mail.app geöffnet und dann über Importieren den entsprechenden Ordner importiert.

Vorher musste ich den kompletten Ordner mit dem Hexadezimalnamen noch auf den neuen Rechner kopieren, weil man aus der Importfunktion nicht auf den ~/Library Ordner auf dem verbundenen Mac zugreifen kann. Der Weg mit gedrückter alt/option-Taste funktioniert so nicht und auch wenn ich mir über Tinker Tool die versteckten Dateien im Finder anzeigen lasse, sieht man beim der Auswahl des Ordners beim Importieren in Mail immer noch nichts. (Vielleicht gibt es einen besseren Weg, den ich leider nicht kenne).

Wenn der Ordner dann auf der Festplatte des Ziel-Macs ist, funktioniert es mit dem Importieren einwandfrei.

Der Weg, den marm beschrieben hat ist einfacher, doch hätte ich nicht gedacht, dass ein einfaches Kopieren in ~/Library/Mail/v9 ausreicht und bin deswegen über den Umweg Importieren gegangen.

Vielen Dank schon mal für Eure Tipps! Das Kopieren des Ordners mit den Archiven läuft.

In der Summe über mehrere Mail-Accounts bzw. deren Archive kommen da aber doch knapp 2 Millionen Objekte und 270 GB zusammen. Aktuell meint macOS, dass es trotz 10-Gigabit-Ethernet dafür noch 13 Stunden braucht.

Ich werde dann voraussichtlich morgen berichten, ob einfaches Ablegen im Mail/V9-Ordner ausgereicht hat.

Wenn du die Mails nur ablegst (in den neuen lokalen Mail-Ordner mit dem kryptischem Namen), musst du noch den Index neu anlegen. Hierzu in ~/Library/Mail/V9/MailData alle Dateien, die mit „Envelope Index“ beginnen (z. B.: „Envelope Index“ oder „Envelope Index-shm“) löschen und Mail neu starten.
Falls dir das suspekt ist (Mails gehen aber nicht verloren), dann lieber dem Vorschlag von Moka´s Onkel folgen und importieren.

@marm: Danke für den zusätzlichen Hinweis.

Das erklärt mir dann auch, wie bzw. wieso Mail die neuen Daten erkennt. Und ist mir nicht allzu suspekt, denn als irgendwas in irgendeinem Postfach mal durcheinandergeraten war, hatte ich das vor längerer Zeit auch schon mal gemacht.

Das macht doch der Migrationsassistent vollautomatisch gleich mit. Bisher noch nie Probleme.

Habe diesen Rechner neu aufgesetzt. Wegen Wechsel Intel auf M1 war auf der alten Maschine zu viel Zeug drauf, was künftig nicht mehr benötigt bzw. anderweitig ersetzt wird.

Hast du dir MailarchiverX schon mal angeschaut .
Damit könnte das Handling deines Archives einfacher werden.

Mit Cmd+Shift+Punkt kann man auch in Dialogen versteckte Ordner sichtbar machen. Das geht schon viel länger als im Finder. Zudem kann man mit Cmd+J im Benutzerordner die Library über die Darstellungsoptionen dauerhaft sichtbar schalten. Die Option ist nur beim Benutzerordner sichtbar.

Nebula

Danke, auf genau den Tipp hatte ich gehofft.

Das versprochene Update will ich nicht schuldig bleiben – ist allerdings immer noch ein laufendes Projekt.

Nachdem ich den vom alten Rechner kopierten Ordner in ~/Library/Mail/V9 kopiert und den Envelope Index habe neu aufbauen lassen, wurden die Mailarchive jetzt zwar anscheinend importiert – allerdings hat Mail dabei offenbar alles, was vorher nach verschiedenen Mailaccounts sowie Inbox und Gesendet separiert war, in einen einzigen "Importiert"-Ordner geworfen. Weil ich das schon gern getrennt hätte, muss ich diesen Bestand jetzt wohl nach "Von"- und "An"-Adressen filtern und entsprechend in neue Archive kopieren. Das wird eine Aufgabe fürs Wochenende.

Wenn jetzt offenbar an die 2 Millionen Mails in einem einzigen Ordner liegen, ist das auch sicherlich kein Datenbestand, mit dem Mail sonderlich gut zurechtkommt. Insofern werde ich mir MailarchiverX bei Gelegenheit gerne mal anschauen.

In jeden Fall nochmal vielen Dank für alle hilfreichen Hinweise!

Ich bin mit MailarchiverX sehr zufrieden. Läuft einfach! Bei mir werden alle Mails die älter als 300 Tage sind jede Nacht archiviert.

MailArchiver X kann eigentlich nicht sonderlich viel, da die Mail als eml/emlx vorliegen und nur angezeigt werden (und das kann auch der Finder). Obendrein ist der Werbetext auf der Website schauerlich. MailArchiver ist sozusagen ein Mail-Programm ohne IMAP-Sync.

Ich würde mir eher InfoClick anschauen . InfoClick kann alle Mails an Orten durchsuchen, die in den Einstellungen angegeben sind. Also in Mail oder auch in ganz normalen Verzeichnisstrukturen. Denn warum sollen Mails in einer Imap-Struktur angelegt werden, wenn sie nicht mehr synchronisiert werden? InfoClick legt einen eigenen Index an.

Das mit dem kaputten Ordner tut mir leid. Die Idee stammt ja von mir

„Kaputt" würde ich's nicht nennen – alles gut! Bin noch am Überlegen, ob ich vor so einer Von-Hand-Sortier-Aktion ggf. erst nochmal separates Importieren aus den einzelnen Unterordnern der Original-Struktur versuche. Werde ich am WE mal antesten und schauen, somit man schneller zum Ziel kommt.

Vielen Dank auch nochmal für den Hinweis auf InfoClick... Schaue ich mir dann auch mal an.

Entwickler von Mail Archiver X hier.

@marm: Das Archivieren von Outlook, Thunderbird, Postbox, mbox-Dateien und IMAP ist nicht schwierig. Mail ist verkorkst und damit ein mehrfacher Aufwand. Das geht mit dem Ort der lokalen Postfächer los. Gmail-Dateien liegen nicht in der Mailbox. Und vieles anderes mehr.

Was stört Dich denn an meiner Webseite?

Einer der ersten Sätze auf der Website:

Ihr Email-Program schützen Ihre Emails nicht.
Ihr Email-Program lässt Sie viel Zeit mit der manuellen Verwaltung Ihrer Emails verschwenden.

Das klingt nach einer Übersetzung aus Google Translate. Vermutlich ist es auch das, was marm gemeint hat.

Der Satz in der Überschrift müsste heißen "Ihr E-Mail-Programm schützt Ihre E-Mails nicht."

@Beatrix: Du hast hier immerhin im Thread zwei zufriedene Kunden. Mail-Archivierung ist immer wieder ein Thema.
Den automatischen Abruf von E-Mails aus Apple Mail kenne ich sonst nur von Devonthink, vermutlich gibt es den auch bei Eagle Filer und Mail Steward. Ich kann mir gut vorstellen, dass da der Teufel im Detail steckt.

Website:
Deine Website argumentiert, dass Apple Mail bei Upgrades Mails löschen könnte, nicht mit mehr als 100.000 Mails klar kommt, keine Mittel zur Mail-Nachverfolgung hat, sich Mails schlecht finden lassen, langsam sei, Mail-Konten gehackt werden könnten.

Die Argumentation für Mail Archiver (oder doch Mail Archiver X?) richtet damit vor allem gegen Apple Mail.

Apple Mail kommt bei Johnny65 mit mehr als 50.000 Mails bzw. 270 GB klar. Warum auch nicht? Das sind nur lokale eml-Dateien. Die Spotlight-Suche muss in der Tat manchmal neu aufgesetzt werden. Als Schutz gegen gehackte Mail-Konten könnten die Mails auch einfach lokal intern verschoben werden. Zudem ist mir kein gehacktes Google-Konto bekannt. Irgendwie zieht die Argumentation gegen Apple Mail nicht richtig.

Die Website sollte die Gründe für die Archivierung darstellen. Nur was sind die Gründe für Archivierung?
- Lokale Speicherung am selbst gewählten Ort, z.B. externe Festplatte (das kann Mail Archiver √)
- Rechtssichere Archivierung (nein und dabei wäre hier eine Lösung so wichtig!)
- Finden von Mails in großen Mail-Beständen (vermutlich ja)
- Automatischer Abruf von Mails (Mail Archiver √)

Ich sehe mehrere Alternativen für die Archivierung:
- Alle Mails in Apple Mail belassen und in lokale Postfächer verschieben (bei den meisten Nutzern unter 100 GB)
- Mails in mbox-Dateien exportieren und archivieren
- Separates Mail-Programm aufsetzen, dass die Mails lokal speichert oder auf einem eigenen Mail-Server
- Eine Verzeichnisstruktur anlegen (direkt im Finder oder in Devonthink), wo die Mails als eml-Dateien liegen. Die Mails werden per Quicklook angezeigt und können im Finder, per HoudahSpot oder InfoClick überall gefunden werden.
- Spezielle Programme wie Mail Steward oder Mail Archiver mit proprietären Datenbanken.

Was ist der Vorteil von Mail Archiver also gegenüber den anderen Varianten?