Wenn E-Mails von anno dazumal in zig GB den Server verstopfen, liegt es meist daran, dass mehrere Leute von verschiedenen Rechnern aus ab und zu noch mal nach was suchen wollen. Gibt es eine Möglichkeit ohne neue Software am Rechner auf ein zentrales Mail-Archiv zugreifen zu können? Zur Verfügung stände ein 10.7 Server, der bisher keine Mail Aufgaben ausführt. Idealfall wäre ein gemeinsames Konto mit den Mails, die man dann einfach in Apple Mail am Rechner betrachten kann.

Ich bringe das noch mal nach oben, weil ich mir nicht vorstellen kann, dass sonst niemand das Problem hat.
Wie können Mails archiviert (im Sinne von: vom Server runter genommen) und trotzdem Zugriff von mehreren Personen / Rechnern garantiert werden?

Ich verstehe Dich so:
Die Mails liegen bei einem externen Anbieter mit begrenztem Speicherplatz.
Dann wäre es tatsächlich eine Lösung, den internen Server auch als Mail-Server für ein Archiv zu verwenden.

Fast. Ich bin der Anbieter. Speicherplatz ist immer begrenzt auch wenn die Werbung was anderes behauptet. Und mich nervt es, dass meine Kunden ihre Postfächer als Archiv seit Anbeginn des E-Mail-Verkehrs benutzen. Hab ich auch so schon gemacht, die Gefahr ist nur, dass dies ja ein vollwertiges Konto ist und auch wenn man falsche E-Mail Adressen einträgt die Kunden da was durcheinander bringen und versuchen über das Konto zu senden oder zu empfangen. Ein neutraler Speicherplatz ohne Sende- und Empfangsmöglichkeiten wäre mir lieber.

Eine zufriedenstellende Lösung für Kunden ist mir nicht bekannt.
Für eine kleine eigene Firma in der man selber die Mail-Programme konfiguriert, könnte man den Server einrichten und das Postfach ohne SMTP-Server einrichten, dann kann darüber auch nichts verschickt werden. Über IMAP können aber die Mail abgelegt und eingesehen werden. Ob empfangen werden kann, legst Du ja selber außerhalb durch entsprechende MX-Records und Port-Forwardings fest.

Aber das ist unterm Strich natürlich nur Gefrickel.
Jedoch wüsste ich nicht, wie ich ordentlich ein Mail-Archiv in einem MailServer aufbauen sollte, ohne dass das Konto verwendbar ist. Schließlich fragt jedes Mail-Programm auch die Funktion des Senden und Empfangens ab, wenn man ein neues Konto anlegt.

Bin ich in Personalunion.
Deswegen kann ich ja nicht einfach als Provider sagen, "mehr Platz gibt es nicht" sonder muss mich als Admin drum kümmern, dass es doch irgendwie geht.

Hatte ich so gemacht. Mit "verschickt werden" meine ich die Sichtweise des Benutzers, denn der kann trotzdem eine neue Mail von diesem Account aus "versenden", bekommt dann aber einen Fehler. Leider wird, zumindest unter Apple Mail 5.3 bei nicht vorhandenem SMTP Server die E-Mail Adresse trotzdem im Dropdown einer neuen Mail angeboten.

Edit: hab gerade gesehen, dass man die E-Mail Adresse im Account nachträglich löschen kann!

Aber mal ernsthaft, mit Komfort hat das alles nichts zutun, und gegen User-Fehler wirst Du kein geeignetes Mittel so finden.
Ich würde zusehen, dass ich das Postfach vergrößere und die zusätzlichen Kosten dafür vom Kunden tragen lasse.

Der "Komfort" für den Kunden wäre sich nicht umgewöhnen zu müssen. Er macht das, was er bisher auch schon getan hat: Mails von einem Ordner in den anderen schieben, und das im gewohnten Mail-Programm. Der Komfort für mich: ich muss mir nicht das Gejammer über die schlechte Performance des Webmailers anhören.
Aber der Verkauf von mehr GB ist natürlich immer Plan B.