Ich habe unter Catalina in ~/library/mail ca. 130 GB an emails. Diese emails sind folgendermaßen in Postfächern strukturiert:
- Postfach "1000-1050". Da drin sind Postfächer "1001", "1002", etc. und in diesen liegen die mails samt attachments und evtl. weiterer Postfächer.
95% dieser mails werde ich nie wieder benötigen; nur weiß ich leider nicht, welche 95% das sind. Der email-account ist noch immer ein pop-account.
Wenn jemand eine Idee hat, wie ich das ausdünnen kann und trotzdem zukunftssicher im Fall der Fälle auf "entsorgte" Postfächer zurückgreifen kann, bin ich für jeden Tipp dankbar.
(Besagter email-account ist noch pop)

Gruss Heiner

Warum exportierst du nicht einfach das Postfach nach Anleitung und löschst danach die lokalen E-Mails?

Gerade mal unter Catalina exportiert und in Big Sur importiert und dann in Big Sur das Postfach verschoben. Jetzt findet Mail diese verschobenen emails nicht mehr. Eventuell benötigt das Indizieren eine gewisse Zeit; trotzdem nicht so schön, da Mail mir das nicht mitteilt.
Nachtrag: Es ist vielleicht eher so, dass Mail die importierten indiziert, wenn verschoben wurde jedoch nicht mehr. Das lässt sich anscheinend dadurch beheben/bekämpfen, dass die mails alle einmal geöffnet werden.
Das ist noch nicht das gelbe vom Ei.

Da gilt wohl das gleiche wie bei Klamotten:
Wenn du nicht mal mehr weißt, was du da hast, wirst du es wohl nicht mehr brauchen.
Und auch im Sinne der Aktenhaltung kannst du locker alles vor 2011 löschen.

Mehr als einmal schon passiert: Man erinnert sich dunkel an etwas, sucht im mail-Programm und findet, dass bestimmter Sachverhalt dem Gegenüber mitgeteilt worden ist

Geh doch mal nach diesem Kochbuch vor:

Sofern bei Dir ein Synology NAS vorhanden ist, kann ich Dir diese Lösung von iDomix empfehlen. Hiermit lagert Du -was immer Du möchtest- auf das NAS aus. Auf dem NAS selbst kannst Du innerhalb des zuvor installierten "Mailservers" Strukturen nach Deinem Geschmack anlegen.
Ein weiterer Vorteil: Mails die früher mit GPG verschlüsselt wurden und heute in Apple Mail nur umständlich wieder entschlüsselt werden, werden auf dem NAS sofort wieder entschlüsselt angezeigt.
Die Installation auf dem NAS ist einfach und schnell erledigt.

Sofern deine Mails als eml-Dateien vorliegen, kannst Du sie mit InfoClick durchsuchen.
In der App Mail habe ich vergleichsweise wenig Mails. Der große Bestand von mehr als 100 GB liegt in Devonthink-Datenbanken als eml-Dateien. Aus Devonthink heraus kann ich die eml-Mails wieder in Mail öffnen.
Wenn ich diese Devonthink-Datenbanken nun in InfoClick einlese, wird die InfoClick-Suche in allen Mails von Mail und Devonthink durchgeführt.
Das Ganze funktioniert vermutlich auch mit EagleFiler in Kombination mit InfoClick.

Ich setze, vor allem für meine Frau, "Mail Archiver X" von mothsoftware ein .

Macht genau das was ich und ich denke auch was du möchtest.

Wenn du ein Problem oder Frage hast ist der Service hervorragend.

Mail Archiver X gibt es gerade für 4 $ bei Bundlehunt
In welchem Format speichert Mail Archiver X die Mails?

Hier aktuell 200.000 Mails.
Mein ganz einfaches Rezept mit Bordmitteln:

Ich mache einmal am Jahresanfang einen Export der Mails des letzten Jahres aus Mail.app in zwei Finder-Ordner "Inbox" und "Sent", indem ich einfach die Mails markiere und auf das Finder-Fenster ziehe (Das sind standardisierte .eml-Dateien, Mailtext inklusive Anhänge)
Dieser Ordner wird gezippt und in eine Cloud-Sicherung verschoben.

In Mail.app verschiebe ich die Mails dann in mein Mail-Archiv.
Dieses hat bei mir zwei Postfächer:
- Archiv Inbox
- Archiv Sent
Dann benutze ich die Funktion "Anhänge entfernen" in Mail, um den reinen Mailtext zu behalten. Damit wird das Mail-Archiv ziemlich klein.

Wenn ich etwas suchen will, finde ich es mit den üblichen 2-3 Suchbegriffen per Spotlight.
Und wenn ich wirklich über den Text hinaus einen Anhang benutzen will, kann ich an meine Sicherung gehen und die Original-Mail finden. Ist in den letzten 10 Jahren etwa 3 Mal passiert.

Wie schon erwähnt, kann ich EagleFiler sehr empfehlen zur Archivierung von Mails.

In eine Valentina Datenbank.

Kann aber auch als PDF archiviert werden so viel ich weiss.

Also für 4$ würde ich es ganz bestimmt kaufen.

Ist ein deutsches Produkt. Beatrix Willius scheint ein ganz netter Mensch zu sein und antwortet auf Emails sofort. Alleine das ist mir schon mehr als 4$ wert. Und als Schweizer finde ich schon, dass man Europäisch kaufen soll wenn es geht.

So einfach das klingt, bei mir klappt das nicht...
1 Mail markiert, in den Finder-Ordner gezogen - klappt
7 Mails markiert, in den Finder-Ordner gezogen - klappt auch
> 20 Mails markiert ... - klappt nicht

Kann das mit dem Betriebssystem zusammen hängen? Ich benutze noch Mojave
Muss ich jetzt wirklich die Mails einzeln rüberkopieren?

Habe mir jetzt Mail Archiver X geladen, echt klasse Empfehlung.

Hat insgesamt 5,50$ gekostet und die Version hat keine Begrenzung bei der Mail Anzahl. Und die nächsten 2 Jahre wird die Version mit kostenlosen Updates versorgt.

Das Programm macht einen soliden Eindruck

Freut mich!

Ach sorry, wollte noch antworten:
Bei einer größeren Anzahl von Mails bemerkt man die Unzulänglichkeiten des Finders:

Ich habe "aus Spaß" hier mal ein altes Mailpostfach mit 10.000 Log-Mails (3 kb pro Mail) exportiert; das hat auf einem MacBook Pro M1 geschlagene 20 Stunden gedauert

Wer nicht so lange warten will, kann auch in Benutzer/Library/Mail/V8 und den entsprechenden .mbox-Ordner gehen und dort nach "emlx" suchen. Wenn man die Mails des Suchergebnisses kopiert, dauert das zwar auch eine Weile, aber jedenfalls keinen kompletten Tag.

Ich hatte mal ein Script weil ich alle Mails „von einem uralten Mail“ exportieren müßte und die dann in Outlook sollten. Das Script hat sich einfach „durch alle Ordner / Postfächer in Mail gegraben, die Ordnerstruktur im Finder nachgebaut und die Mails dann einzeln dort rein exportiert. Ein 2. Script hat dann den Kram in Outlook mit allen Ordnern wieder hergestellt.

[/quote]
Ach sorry, wollte noch antworten:
Bei einer größeren Anzahl von Mails bemerkt man die Unzulänglichkeiten des Finders:
[/quote]

Danke für Deine Antwort, aber ich habe mich für Mail Archiver X entschieden. Die Investition hat sich wirklich gelohnt, ich kann das Programm wärmstens empfehlen.

Jo, das hatte ich gelesen.
Ich bin bei zusätzlicher Software für Backup vorsichtig, wenn diese in eigene Datenbanken exportiert. Ist mir einmal damals unter Windows passiert, dass ich einen Haufen schick sortierte Backups in irgendwelchen gepackten Archiven hatte, es aber die Software zum auslesen nicht mehr gab

Seit dem verwende ich wenn möglich keine Software für Backpus, die irgendwas in proprietäre Formate packt.
Und automatische Sortierfunktionen sind mir bei Backups auch suspekt. Da ich nur einmal im Jahr das Vorjahr in's Archiv schiebe, brauche ich da auch keine Automatik.

Den Export in mbox-Format von Mail Archiver X verstehe ich nicht, das kann Mail.app auch selbst.

Mit dem originalen emlx-Format liegen die Mails in einem Standard vor, den man auch in ein paar Jahrzehnten noch öffnen kann. Deshalb ist mir der Export in der originalen Dateiform am liebsten.

Zugegeben: Bei Backups gilt für mich:
"Sicherheit ist die kleine Schwester der Panik".

feel_x
Mbox ist doch auch ein uralter Standard. Wie .eml aber meld ist neuer… was ist da eigentlich der Unterschied und warum mußte man das alte eml aufbohren? Oder ist das eine Apple spezifische Neuerfindung des Rades?

Habe gerade interessehalber mal geschaut:

"mbox ist ein Dateiformat, mit dem mehrere E-Mails zusammen in einer Datei gespeichert werden."
https://de.wikipedia.org/wiki/Mbox

"Das EML-Format wurde erstmals von Microsoft im Programm Outlook Express, dem Vorläufer von Windows Live Mail, eingesetzt. Es ist in der Lage, E-Mails vollständig inklusive aller Anhänge in einfachen Textdateien zu speichern."
https://www.it-times.de/news/eml-was-hinter-dem-dateiformat-steckt-und-wie-man-es-offnen-und-lesen-kann-121395/

und
"Seit der Einführung des Betriebssystem Tiger verwendet Apples Mail das Format .emlx, um jede E-Mail einzeln abzuspeichern und mit Spotlight indexieren zu können. Außerdem wird bei vielen E-Mails in der Mailbox die Geschwindigkeit im Vergleich zum alten .MBOX-Format höher."
http://www.apfelwiki.de/Main/EMLX

Interessant. Ich dachte, EMLX wäre tatsächlich ein übergreifender Standard.
Scheint also eine halbe Neuerfindung von Apple zu sein. Einerseits, um nicht Microsoft EML zu verwenden; andererseits, um Spotlight und Mail zu beschleunigen.
Witzigerweise liegen die emlx-Dateien ja in Ordnern, die .mbox heißen. Aber mit dem mbox-Format hat das ganze wohl nichts mehr zu tun.

Nicht schlecht
Zum basteln von solchen Scripten bin ich zu faul.. ich würde ein IMAP-Postfach verwenden. (Wenn das alte Mail das beherrscht)

Aber Outlook traue ich auch nicht über den Weg. Da hatte ich schon zu oft irgendwelche Inkonsistenzen mit der Mail-Datenbank.

Das sehe ich genauso. Darum war mir wichtig, dass Mail Archiver X auch in ein Format speichert, welches von anderen Programmen gelesen werden kann. Ich archiviere nun 2x, einmal mit dem Mail Archiver eigenen Format und im Mbox-Format.

Ich würde auch gerne nur mit den bordeigenen Mitteln auskommen. Aber nicht jeder kennt sich mit Skripten o.Ä. aus, darum kaufe und verwende ich zusätzliche Software.

Es gab mal ein Tool das hat alle Mails als PDF archiviert und die Anhänge dazu in entsprechende Ordner verpackt.
Das wollte ich mir auch mal ansehen – aber ich komme grad nicht auf den Namen....

Kann MailArchiverX auch.

OK Danke! Und ist das nicht die Beste Methode?

Das kommt drauf an, was und wie genau Du sichern willst.

Bei empfangenen Mails möchte ich neben den vollständigen Mail-Headern halt gerne auch die Anhänge im Originalformat mitsichern. Das kann auch mal eine Excel-Datei sein oder ein paar Zeilen Quellcode.
Wenn ich die Mails als "PDF-Ausdruck" sichere, wäre das dann halt verloren.

Für den reinen Text wäre PDF auch OK. Wobei die Sicherung als reine Text-Datei natürlich deutlich weniger Speicherplatz braucht.

Edit: gerade mal ausprobiert: Meine Log-Mails mit 3 kb sind als PDF dann jeweils 30 kb groß. Das kann man beim Zippen zwar ein wenig komprimieren, aber die emlx-files sind trotzdem
1. deutlich kleiner und
2. lassen sich bei Bedarf inklusive enthaltenem Anhang einfach durch doppelklick wieder in Mail.app importieren

Mal ehrlich, Mail Archiver X ist von einer deutschen Entwicklerin und dann lese ich solche Texte:

Das klingt alles wie schlecht übersetzt.

Ja ist so - aber eigentlich egal. Es müssen ja nicht alle Göthe sein. Das GUI sieht auch arg angestaubt aus. Na und. Das Programm kann was muss. Ist einfach einzusetzen. Was nützen mir Hochglanzprospekte.

Ich bin zufrieden. Hat genau mein Problem gelöst.

Das Programm heißt Email Archiver Pro. Es ist aber inzwischen ein Abomodell und kostet in der günstigsten Version 3$ / Monat.

Hehe, ja, der Text ist heftig.
Ich bekomme jedenfalls auch keine Mails von meiner Webseiten-Firma. Höchstens vom Mail-Provider.
Und das alles nur, weil sie offensichtlich ein IMAP-Konto verwendet und nach dem Löschen der Mails im Mail-Client vergessen hat, den Papierkorb zu leeren, und das ganze nun händisch im Webmailer nachholen musste oder was?


Die Qualität des Textes wäre auch für mich der Grund, die angebotene Software nicht zu kaufen.. wenn sich schon jemand bei der Produktbeschreibung selbst keine Mühe gibt.. wie sauber entwickelt wird dann das Produkt sein?

*hust*
offensichtlich

Ups - Goethe

Wie schlägt sich EagleFiler für E-Mails im Vergleich zu Mail Archiver X? Hat jemand den Vergleich?

… aber offenbar auch des Englischen nicht mächtig . Da heißt es nämlich Email, und wie bei vielen anderen Computer-Begriffen kann man auch hier die englische Variante verwenden, insbesondere, wenn die deutsche Variante potthässlich und/oder megaumständlich ist (z.B. Popup statt Einblendmenü).

E-Mail finde ich abgrundtief hässlich, da springen einem die deutsche Beamtenseele und das Neuland Internet förmlich entgegen. Diese umständliche Schreibweise stammt klar aus einer Zeit, als man noch dachte, das Dingens bliebe ein Fachbegriff für Spezialisten.

Ich nutze Email seit 1991 und seit 1991 nenne ich das Email und ignoriere Korinthenkacker, die mir mit E-Mail auf den Leib rücken wollen. Und ja, ich bin der deutschen Sprache mächtig und habe auch ein einigermaßen ausgeprägtes Sprachgefühl. Aber eben keine Beamtenseele und auch keinen deutschnationalen Fimmel.

Klar, Email kann auch Schmelzglas bedeuten, obwohl ich als sprachbewusster Mensch da eindeutig Emaille bevorzugen würde. Homographen (gleich geschriebene Worte, die unterschiedlich ausgesprochen Unterschiedliches bedeuten) gibt es im Deutschen aber auch anderswo; ein Gegenargument ist das nicht.

Und Hand aufs Herz: Wie viele Menschen haben im Alltag mit Mails zu tun und wie viele mit Emaille? Das häufiger verwendete Wort sollte das einfacher zu schreibende sein. Wenn Du also Deinen Sprachfuror austoben willst, dann fordere doch bitte lieber die entsprechenden Leute auf, statt Email der Eindeutigkeit halber Emaille zu schreiben.


PS: Mit der Webseiten-Firma hast Du aber natürlich vollkommen Recht …

Ich habe den Vergleich nur zwischen EagleFiler und Devonthink. Grundsätzlich bin ich Fan von Devonthink, aber im Grunde kann EagleFiler genauso gut E-Mails archivieren. Bei EagleFiler liegen die eml-Dateien in einer offen einsehbaren Verzeichnisstruktur, was mir persönlich lieber wäre als eine Datenbank wie bei Mail Steward (SQL) oder Mail Archiver X.

Da habe ich es ja mit einem echten Email-Liebhaber zu tun. Die Website zu Mail Archiver X ist aber nicht in englischer Sprache verfasst, sondern auf Deutsch.
Es heißt doch nicht ohne Grund "Programmiersprache". Jemand der gute Software schreiben kann, sollte doch auch Wörter unfallfrei in die richtige Reihenfolge bringen können. Ich werde mißtrauisch, wenn ich so eine Website sehe. Der Inhalt des Textes ist auch nicht besser. Die Website erklärt jedenfalls mit eher skurrilen Beispielen, wofür die Mail-Archivierung wichtig ist.

Stimmt.
Was kein Argument dafür ist, keine englischen Fachbegriffe zu benutzen. Computer zum Beispiel.
Dass mangelnde sprachliche Sorgfalt keine Empfehlung ist, da sind wir uns völlig einig.

Ich frage mich eher, ob Du auch die Schreibweise Ubahn und Tshirt bevorzugst. Habe noch ein paar: Oton, Sklasse, Cdur, Egitarre, Vausschnitt, Xachse.

Danke. Ich glaube Mail Archiver X kann E-Mails selber abrufen und nach einer Regel archivieren, während man in EagleFiler das nur händisch macht? (was nicht schlecht sein muss).

Also nicht automatisch nach einem Zeitplan, aber EagleFiler unterstützt bei der Archivierung:
Ach ja und meine Empfehlung für die Suche in eml-Dateien: InfoClick von Nisus. Dort habe ich eingestellt, dass gleichzeitig in meinen Archiven und in Apple Mail gesucht wird.

Wie kommst Du darauf? Das sind allesamt keine englischen Wörter und sie stammen ausnahmslos nicht aus dem IT-Bereich, wo Englisch halt die lingua franca ist.

Entweder E-Brief (sagt kein Mensch) oder Email. Mail ist nun mal ein englisches Wort und die elektronische Variante davon in Englisch Email.

Ist das so? Im Englischen heißt es e-guitar und e-commerce und nicht eguitar und ecommerce. Auch im Englischen ist e-mail korrekter. Im Deutschen finde ich die Alternative eMail ok.

Es gibt weder e-guitar noch eguitar, nur electric guitar.

Bei e-commerce hast Du Recht, aber daraus lässt sich nicht die allgemeine Regel ableiten, die Du gerne ableiten würdest. Sprache ist nicht immer logisch und das Englische mag Bindestriche nicht sonderlich.
Nö. Es gibt email und e-mail als alternative Schreibweisen; „korrekter“ ist da gar nix. email hat zweieinhalb mal so viele Treffer in Google wie e-mail; so viel zur Gebräuchlichkeit.

Ist "Xachse" die gegenderte Schreibform für "Dachse"? ..Ich frag' ja nur..

Zugegeben: Email ist wohl als Schreibform für E-Mail gebräuchlicher als für Emaille.
Mir ist es nur ebenfalls auf der Webseite als ziemlich nachlässige Schreibweise aufgefallen.

Ich schreib's aber auch gerne eMail oder einfach Mail. Es gibt ja seit ein paar Jahren mehr elektronische Mail als Papiermail, da wird mein Gegenüber schon einordnen können, was nun gemeint ist.

@marm:
Danke für deine Infos. Kannst du vielleicht allgemein etwas zu Devonthink vs. EagleFiler schreiben?

Wenn ich das richtig aufgeschnappt habe, ist eine Schwachstelle bei Devonthink die Datenbank, die wohl nicht so toll bzw. robust ist. Zudem kommt man an EagleFiler günstiger ran.

Davon habe ich ja noch nie gehört und kann das auch selbst überhaupt nicht bestätigen (noch kein einziger Absturz/Datenbankfehler in über 10 Jahren; ich nutze DEVONthink allerdings nicht sehr häufig).

Das große Problem bei DEVONthink ist, dass es alles können will und daher sehr überladen ist (und dennoch in der Version 3 einige (für mich) elementar wichtige Funktionen wegrationalisiert hat).

Die Datenbank von Devonthink funktioniert sehr zuverlässig. Die Schwierigkeit, die ich als Einsteiger damals hatte, war, vor der ersten Nutzung deren Datenbank-Konzept zu verstehen und meine Datenbanken entsprechend sinnvoll einzurichten. Kurz gesagt liegen lokal mehrere Datenbanken, die mit einer großen Datenbank in der Cloud/NAS synchronisiert werden.
Die lokalen Datenbanken sind aber nichts anderes als geschützte Verzeichnisse und Devonthink legt darüber eine Meta-Verzeichnisstruktur.
Devonthink finde ich mittlerweile ganz und gar nicht mehr unübersichtlich. Funktionen wurden auch nicht gestrichen (na gut, so eine Art four-pane view), sondern es gibt laufend sinnvolle Ergänzungen (URL-scheme, Markdown-Editor etc.). Jedoch wirkt es durchaus zu Beginn unübersichtlich.

EagleFiler ist Devonthink light. Ich habe nicht rausgefunden, was EagleFiler besser könnte. Ich hatte mal überlegt, ob ich ein Nextcloud-Verzeichnis, dass ich mit jemanden teile, über EagleFiler verwalte. Dadurch, dass EagleFiler offene Verzeichnisse hat, wäre das eventuell machbar gewesen.

Bei mir liegt alles in Devonthink. Insofern ist der Preisunterschied für mich nicht so relevant. Mit EagleFiler kann man bestimmt auch glücklich werden. Ich würde dennoch Devonthink nehmen. Devonthink "nur ein bißchen" zu nutzen, ist aber der falsche Ansatz. Entweder für alles oder lieber gar nicht (oder EagleFiler).

Bin mir nicht mehr sicher, wo ich davon gelesen habe.
Zu Sync-Problemen habe ich gerade hier etwas gefunden: https://poppner.net/artikel/meine-bewertung-von-devonthink-vorsicht-datenverlust-droht.html

Eher reines Tagging: Yep - hat damit jemand Erfahrung?


Edit:
Gerade erst die Antwort von marm gesehen:
Kann man in Devonthink auch über den Finder bzw. Dritt-Programme Dateien hinzufügen oder direkt öffnen? In EagleFiler geht das, in dem man einfach im entsprechenden Verzeichnis abspeichert oder dort öffnet, wie ich rausgefunden habe. Man darf natürlich nicht Dateien woanders hin verschieben...

Edit: Das verstehst du wahrscheinlich über offene Verzeichnisse. Dadurch kann man wahrscheinlich auch mit Nicht-macOS-Systemen zumindest darauf zugreifen.

Beim Sync allgemein (und nicht nur bei EagleFiler) bzw. Kopieren auf andere Systeme bzw. Dateisystem sollte man die Xattr im Auge behalten, da dort Tags etc. AFAIK hinterlegt werden. Resilio Sync scheint das z.B. zu können, die freie Alternative Syncthing hingegen nicht.