Hallo allerseits,

auch wenn wir dieses Thema schon öfter in der einen oder anderen Form hatten – die Softwarelandschaft entwickelt sich ja weiter und in einem anderen Thread kam eine jedenfalls für mich interessante Diskussion über DEVONthink auf, die dort aber wirklich off-topic war und die ich deshalb hierweiterführen möchte.

Ich hoffe, es ist OK, wenn ich zum Einstieg den letzten Beitrag zu diesem Thema von dort kopiere.

Die Überschrift ist ja völlig daneben. Eher: "Das großartige Devonthink und Anpassung an den eigenen Workflow".
Bei den Alternativen kommt es vor allem darauf, was mit der Anwendung bezweckt werden soll. Alternativen können Obsidian, Paperflow ngx oder Eagle Filer sein. Sehr unterschiedliche Programme.

Das würde mich wundern. Ich habe im DEVONthink-Forum länglich mit dem Support von Devon Technologies hin- und hergepostet und wir haben keine Lösung gefunden.
Kann ich nicht nachvollziehen. Diese Einstellungen sind bei mir alle deaktiviert, dennoch habe ich in der linken Seitenleiste diese ganzen Einträge, die ich nicht haben will (Favoriten/Global/Offene Datenbanken/Benutzte Datenbanken/Intelligente Gruppen/Intelligente Regeln)?
Wieder der ganze Müll, ich sehe keinen relevanten Unterschied?
Hat sich die Notizen-GUI seit Mojave (das ich noch nutze) so verändert? Im aktuellen iPadOS ist sie jedenfalls noch wie in Mojave, und da gibt es diesen ganzen Müll, der mich so stört, definitiv nicht.

Im Gegenteil: Notizen ist ein Musterbeispielel einer gelungenen, weil zurückgenommenen GUI, die sich nicht permanent in den Vordergrund vor die zu verwaltenden Dokumente drängt, Aufmerksamkeit auf sich zieht und mir ihren Workflow aufdrängen will wie die DEVONthink-GUI.
Bei mir wird in Notizen dort ausschließlich eine Liste der Notizen angezeigt, aber keine Verzeichnisse (und das ist genau, was ich will und was macOS-Standard ist). Oder bezogst Du dich auf DEVONthink? Dort ist das in der Tat so und genau das finde ich völlig unbenutzbar (und eben an macOS vorbeiprogrammiert). In der Baumdarstellung will ich ausschließlich das inhaltliche Gerüst sehen wie in einem Inhaltsverzeichnis mit Unterkapiteln, aber doch nicht schon die Inhalte. Ich habe Verzeichnisse, da sind Hunderte von Notizen drin, aber auch drei Unterverzeichnisse. Wenn an dieser Stelle bereits die Notizen angezeigt werden, gehen die drei Unterverzeichnisse völlig unter, statt dass die Struktur klar erkennbar wird.
Bei mir stehen da alle Datenbanken, die ich jemals geöffnet hatte, teils vor Jahren das letzte Mal.
Ich habe nichts gegen die vielen Features, auch wenn ich selbst nur einen Bruchteil davon brauche (mir dafür aber ein für mich entscheidendes plötzlichch gestrichen wurde … 🙄). Ich habe was gegen die GUI, die kläglich daran scheitert, die vielen Features auf eine aufgeräumte, zurückhaltende und mit macOS konsistente Art und Weise zugänglich zu machen. Wenn ein schlichtes Dokumentenarchivierungsprogramm weit unübersichtlicher ist als Final Cut Pro, dann liegt da etwas im Argen.

Alles, was ich bräuchte, ist ein Programm, das so aufgeräumt ist wie Notizen, aber als „Notiz“ neben Texten auch Weblinks, Webarchive, PDFs und Multimedia-Dateien zulässt und das dokumentenzentriert ist (1 Fenster pro 1 Datenbank von beliebig vielen, an beliebigen Orten im Finder abspeicherbar) und das scheint es einfach nicht zu geben.

Als Beispiel, damit nachvollziehbar ist wovon wir sprechen, zeige ich ein Screenshot von Devonthink mit einer vereinten Datenbank.


(1) und (2) sind die Elemente, die Weia so sehr stören. "Benutzte Datenbanken" fehlt. Ich achte aber auch nicht darauf, wann es vorhanden ist.
Bei (3) habe ich ein Verzeichnis ausgewählt. Wenn ich auf der untersten Ebene bin, wird in (4) kein Verzeichnis angezeigt.
In (5) ist die Dokumentenansicht. In diesem Fall von Numbers.
Die Menüleiste lässt sich wie üblich anpassen für diejenigen, die es schlicht mögen.

Bei Notizen gibt es jetzt mit "Tags" ebenfalls so eine Überschrift wie in Devonthink (1) und (2).

Unverdaulich/unbenutzbar ist nunmal das Erste, was vielen, die dieses Programm probiert haben, dazu einfällt.

Und ein Programm, das ausgerechnet die macOS-Standardansicht für diesen Typ Programme, die 3-Spalten-Ansicht, aus Mail und Notizen wohlvertraut, in der 3. Version plötzlich entfernt und damit Nutzer, die sich aufgrund der 2. Version zur Nutzung und Einarbeitung entschlossen hatten, im Regen stehen lässt, verdient ganz sicher nicht das Prädikat großartig.

DEVONthink ist eines der leistungsstärksten und genau deswegen ärgerlichsten Programme auf dem Mac, weil es die ganze Leistungsstärke durch extrem schlechte Usability völlig unnötig wieder zunichte macht.
Das habe ich ja in meinem vorigen Beitrag beschrieben. Die von Dir genannten Programme habe ich alle durch, keines passt (Cross-Plattform-Programme kommen prinzipiell nicht infrage). Es bräuchte einfach mal einen Programmierer, der sich Apples GUI-Richtlinien durchliest, bevor er zu programmieren beginnt.

Ich habe DevonThink im letzten Herbst als Pro Version gekauft.
Danach habe ich einige Datenbanken angelegt, bestehende PDF Verzeichnisse indiziert.
Benutzt habe ich es als Privatier bis heute nicht wirklich.
Gelegentlich nutze ich die schnelle Suche darin, doch das können andere Programme auch sehr gut.

Merkwürdig ist auch, das DT trotz lediglich indizierter Ordner, die mit um die 1,3 GB zusätzlichem Speicher belegt werden, unnötigen Platz belegt. Verstehen muss und kann ich das wohl nicht.

Insgesamt ein Interessantes Programm, mit dem ich aber einfach nicht warm werde. Und das, obwohl ich immer denke, das wäre eigentlich etwas für mich. Doch sobald ich es öffne, vergeht mir bereits wieder die Lust damit zu arbeiten.

In der Summe ist es für mich persönlich ein Fehlkauf gewesen, werde es wohl in Kürze deinstallieren.

Für jede Datenbank lässt sich ein separates Fenster öffnen. Dies habe ich wie erwähnt für eine Datenbank mit Apple Script automatisiert. Das sieht dann so aus. Der Ansicht-Bereich ist nur angeschnitten, da ich hier keine privaten Infos teilen möchte.

Wenn Du aber nicht auf der untersten Ebene bist, dann eben schon.

Das allein ist ein k.o.-Kriterium für mich.

Ich baue meine Verzeichnisse so wie in Mail oder Notizen auf – in einem Verzeichnis können sich sowohl Dokumente als auch weitere Unterverzeichnisse befinden. Wenn Du jetzt nicht 5, sondern 500 Numbers-Dateien in diesem Verzeichnis hast, aber auch 3 Unterverzeichnisse, dann gehen die in dieser Baumdarstellung völlig unter. Bei Mail und Notizen (wo in der Baumansicht nur Verzeichnisse angezeigt werden) behieltest Du die Übersicht und nochmal, das ist eben der Default auf macOS, den ich daher erwarte.

Diese ganzen „smarten“ Verzeichnisse wie Alle PDF-Dokumente wird man auch nicht los, oder?
Die Icons sind schlicht grausam, aber das ist natürlich zum großen Teil Apples Schuld. Die Linien sind aber viel zu dick.
😱 Und nicht in den Einstellungen abschaltbar?
Der Hauptunterschied zwischen uns ist wohl, dass Du im Gegensatz zu mir mit dieser gemischten Verzeichnisbaum-/Dokumentenansicht zurechtkommst. Klar, dann kombinierst Du 2 Spalten zu einer, brauchst daher insgesamt nur 2 Spalten statt 3 und kannst die Seitenleiste einfach ausblenden. Problem gelöst. Aber diese Option habe ich mit meinen Präferenzen nicht. In DEVONthink 2 hatte ich sie noch und ich verstehe nicht, warum sie mir weggenommen wurde. Basale Features einer App in einer späteren Version, wenn man als Nutzer bereits viel Zeit in diese App investiert hat, ohne zwingenden Grund zu entfernen ist eigentlich ein No-Go.

Die sind mittlerweile ohne Umrandung wie in anderen Anwendungen von Sonoma.
Als ich Devonthink kennengelernt habe, war das noch die Version 2. Eine 4-Spalten-Ansicht ist für Neulinge ziemlich verwirrend. Ich kann mir gut vorstellen, wie oft deswegen Fragen beim Support gestellt wurden. Ich musste mich auch erst daran gewöhnen.
Dann hatte ich mich tatsächlich an die Vorzüge der 4 Spalten gewöhnt und Version 3 kam. Ich habe dann auch gegen die neue Spaltenansicht protestiert. Für mich bedeutete das, dass ich nicht mehr mit einem Fenster auskam, sondern nun mindestens zwei Fenster zum Sortieren von Dateien brauche.
Devontechnologies wird das nicht wieder ändern und im Forum lese ich auch nicht, dass sich jemand die Rückkehr zur Ansicht von v2 wünscht.
Warum gehen die Ordner unter? Die werden einfach oberhalb der Dateien dargestellt. Das ist in der Finder-Listenansicht nicht anders. Aber du nutzt ja die umständliche Spaltenansicht im Finder ...
Blöder finde ich es in Notizen gelöst. Wenn ich in einem übergeordneten Verzeichnis bin, werden nur die Dateien angezeigt, obwohl es noch Unterordner gibt. Wenn Du keine Tags nutzt, ist es m.W. nicht sichtbar.

Tatsächlich sind das Gruppen und Regeln für die Datenbank. Die lassen sich bearbeiten und löschen. Ich habe die Gruppen in ein Verzeichnis verschoben, dann nehmen diese nicht so viel Raum in der Seitenleiste ein.

Bringt uns diese Diskussion noch irgendwelche neuen Erkenntnisse? Dass Du, Weia, Devonthink nicht magst, hast Du ja schon in einigen Threads dargestellt. Devontechnologies ändert daran aber nichts. Ich habe damals in der Beta zur aktuellen Version 3 ebenfalls mit denen diskutiert.

Also gibt es zwei Optionen: Du gewöhnst dich an diese Darstellung (das hält den Blutdruck unten) -- oder Du wechselst zu einer anderen Software. Das kann ja auch eine Datenbanklösung sein, die Du dir selbst nach deinen Vorstellungen zusammenbaust.
Bei deiner relativ überschaubaren Anforderungsliste kannst Du vielleicht zu Devonthink Pro Office in Version 2 zurückwechseln, der Support macht das sicherlich möglich.
Bei mir ist Devonthink jedenfalls zu einem wichtigen Werkzeug geworden. Und ja: Ich musste mich umgewöhnen.

Aber deshalb muss man ja nicht auch noch die Linien so dick machen. Das sieht klobig aus; die ganze Eleganz von früher ist weg. Aber wie gesagt: im Prinzip Apples Schuld.
Kommst Du ursprünglich von Windows her? Für Mac-Nutzer müsste das eigentlich völlig intuitiv sein – wie auch die Spaltenansicht im Finder.
Ja, und damit ist für mich DEVONthink gleich doppelt gestorben:

• Einmal, weil ich das Feature unbedingt brauche
• Aber dann auch, weil ich den Umgang mit Kunden daneben finde. Bereits existierende Features entfernt man nicht ohne triftigen Grund; optional war das ja eh.

Das war nicht nur ich, aber wir haben halt aufgegeben nach der rüden Abfuhr.
Ääähhh …


Ganz falsch, ich nutze die ungemein elegante Spaltenansicht im Finder.
Das wiederum finde ich genau richtig. Verzeichnisse gehören nur in die linke Spalte, in die mittlere nur Dateien. Konsistent.
Wenigstens das …

Ich habe mir das jetzt auch einmal abgeschaut. Finde das soweit alles normal.
Die "störenden" Elemente klappe ich entweder ein, oder entferne sie aus der Seitenleiste.

Das geht ja bei DT 3 Pro.

Was soll mir das Bild sagen? Rübenschmalz und Zest sind leere Ordner, sonst wäre ein > davor und das Verzeichnis könnte in der mittleren Spalte aufgeklappt werden.Ich nehme mal, dass sie ihre grundlegende Überlegung für die Konzeption von v3 nicht über den Haufen werfen wollten. Die 4-Spalten-Ansicht war für Neulinge schon abschreckend.
Ansonsten hat der Support schon einige Wünsche von mir umgesetzt, insbesondere für die Metadaten.
Hier zur Erinnerung die 4-Spalten-Ansicht

Schon einmal das Programm Notebooks.App von A. Schmidt probiert. Nutze ich auch, mit hoher Zufriedenheit.

Dass Ordner nicht am oberen Rand einsortiert werden.

Das geht? Wie denn?

Indem Du es einklappst, der kleine hellgraue Pfeil nach unten der nur ganz leicht sichtbar ist, wenn die Maus über dem Ordner schwebt, oder Du markierst es und ganz unter gehst Du auf "-".

Das lässt sich einstellen (wie auch beim Finder). Für diese vielen Sonderwünsche gibt es die vielen Optionen in Devonthink
Weia stört sich aber bereits an den Überschrift wie Favoriten, Global, Benutzte Datenbanken usw. Die bleiben einklappt erhalten.

Ach guck und ich dachte ich bin zu blöd die Ansicht zu finden oder das Setting dazu :

Was mich nervt:
- ich habe links 2 Datenbanken (jede mit
Langer Ordner Struktur) und oben den globalen Eingang.

- wenn ich nun in der ersten DB Ordner aufklappe und mit Dokumenten etwas mache, alles gut …
- bis ich etwas in der zweiten DB mache und evtl. auch mal was suche.

- plötzlich ist die jeweils andere DB komplett eingeklappt und ich darf mich erneut durch den Baum öffnend klicken bis ich wieder bin wo ich schon mal war

Außerdem werden die navigationswege links sehr lang wenn ich aus einer tiefen Struktur der zweiten DB zu einer tiefen Struktur der ersten möchte.

Früher ging das fluffiger:
- Links beide DB Untereinander im Blick, ein Klick gewechselt
- in der spalte daneben dann die jeweiligen Ordner und IIRC war der letzte aufklappzustand und Position erhalten geblieben.

Wenn es in der Version 3 etwas gibt um diese navigation / Sprünge zwischen zwei DB zu vereinfachen (in einem Fenster) freue ich mich über Tipps.

Schon merkwürdig, ein Thread, den ich zufällig sehe, der eigentlich die nicht so guten Dinge von DT herausstellen soll, bringt mich wieder zurück zu DT.
Habe mich lange nicht mehr damit beschäftigt, doch plötzlich verspüre ich wieder Lust darauf und Spaß daran.
Mal schauen, wie es weitergeht.

Nur am Rande: Ich nutze DT 3 Pro auf einem Mac Studio M2 Max und einem Mac Mini M1, sowie MacBook Air M1 mit macOS Sonoma.

Den Fehler habe ich bei Devontechnologies schon gemeldet und man versprach mir vor zwei Monaten diesen beim nächsten Release zu beheben.
Zwischen zwei Datenbanken kannst Du mit ⌥⌘R oder ⌥⌘E wechseln (vorher/nächste Datenbank)

Auch das kannst du ausschalten: DarstellungNur Dokumente anzeigen.

Diese Einstellung nutze ich auch, und damit plus Widescreen View kommt man der alten Drei-(bzw. Vier-, wenn man den Inspektor mitzählt)-Spalten-Ansicht von *DEVONthink* ziemlich nahe. Diese Einstellung gilt übrigens pro Datenbank.


Mit diesem Thread oder mit *DEVONthink*? Falls letzteres gemeint war: *DEVONthink* 4 befindet sich bereits in der (Closed-)Beta-Phase. Ob sich da am User-Interface etwas ändert oder ob der Schwerpunkt eher auf einem zur Zeit sehr angesagten, zweibuchstabigen Akronym liegt, können nur diejenigen User verraten, die die Beta installiert haben und die gegen ihre Verschwiegenheitserklärung verstoßen wollen.

Nicht nur probiert, sondern auch schon gekauft. Denn das ist wirklich eine vorbildliche GUI von jemandem, der auch von Ästhetik Ahnung hat, und auch die Tatsache, dass es sich um keine Datenbank handelt, sondern um eine 1:1-Abbildung einer Hierarchie im Dateisystem (das ja letztlich auch eine Datenbank ist – warum also doppeltmoppeln?), entspricht mir sehr – keinerlei Vendor-Lock-In. Und auch mehrere völlig getrennte Notebooks sind möglich (bislang freilich leider immer nur eines zur selben Zeit; nicht ideal, aber damit könnte ich notfalls leben).

Leider gibt es für den praktischen Einsatz aber noch Stolpersteine, mir fehlt vor allem die Darstellung von Webarchiven nicht nur als Icon. Ich hatte aber noch keine Zeit, mich darum näher zu kümmern, den Autor anzuschreiben etc. Aber definitiv mit das Beste, was ich bislang gefunden habe.

Wenn man da die Seitenleiste (das ist eben keine 4. Spalte/Hierarchieebene, sondern eher sowas wie eine globale Datenbankverwaltung, also etwas konzeptionslogisch völlig anderes, was nur durch die missratene GUI „logisch verschmiert“ wird (das ist es ja, was mich so kirre macht)) ausblendet, was ich ja unbedingt will, dann bleibt exakt das Layout von Mail übrig. Von daher ist mir ein absolutes Rätsel, wie irgendein macOS-Nutzer das verwirrend finden könnte.

Verwirrend, da unlogisch, ist nur die vermaledeite Seitenleiste, die optisch viel zu wenig abgesetzt ist um zu verdeutlichen, dass es da logisch um etwas völlig anderes geht als eine weitere Hierarchieebene in einer Datenbankhierarchie.

Die verschlungenen Pfade des Lebens …

Solche Apps wie Notebooks und Devonthink lassen sich gut parallel nutzen. Dazu wird in Notebooks ein Verzeichnis angelegt und in Devonthink indiziert.

Bei Notizen (vor allem Markdown, aber auch rtf) indiziere ich grundsätzlich die Dateien in Devonthink, da ich Notizen auch mit anderen Apps nutze wie z.B. iA Writer, Obsidian und mit Terminal-Editoren.

Ein Vendor-Lock-in ist bei Devonthink ohnehin nicht zu befürchten, da sich die Dateien jederzeit als Ordnerstruktur exportieren lassen. Die Datenbank ist auch nicht wirklich eine Datenbank, sondern eher ein gebündeltes Verzeichnis wie ein Programm-Paket.

Bei mir sieht Mail nicht so aus. Eine Seiteleiste für Postfächer, die Mails, die Ansicht. Da zähle ich nur bis 3.
Ich archiviere meine Mails mittlerweile in Devonthink und es sieht genauso aus (ebenso als indizierte Finder-Struktur)
Wie Nebula gezeigt hat, lassen sich die Ordner in der mittleren Leiste ausblenden. So hast Du in der Seitenleiste nur die Ordner und in der Mitte die Dateien. Für jede Datenbank kannst Du ein separates Fenster öffnen. Es lassen sich alle deine Anforderungen umsetzen.
Das ganze angeblich schlechte Design an vier Gruppenüberschriften festzumachen, erscheint mir übertrieben.

Das war ein Bild von Devonthink 2 das angeblich besser sei laut deiner Aussage.

Ah, tausend Dank! Sowas habe ich immer wieder gesucht, aber nie gefunden, da ich es wie selbstverständlich in den Einstellungen vermutete.

Das ist wirklich hilfreich, falls ich mich nochmal an DEVONthink wage.

Äh, ja? Das ist mir doch klar. Ich bezog mich darauf, dass das angeblich zu verwirrend gewesen sei, und mein Argument (vielleicht mit zu vielen gedanklichen Einschüben ) war, dass ich das nicht nachvollziehen kann, da es mit ausgeblendeter Seitenleiste 1:1 Mail entspricht, einem Programm, das wohl jedem macOS-Nutzer wohlvertraut ist.

Und nun lässt Du bei Devonthink 3 die Seitenleiste eingeblendet und es sieht aus wie Mail, was jedem macOS-Nutzer vertraut ist.
Auch in Mail gibt es diese Gruppenüberschriften für Favoriten, Suchen, Intelligente Postfächer, Mail-Accounts, die Du in der Seitenleiste von Devonthink so verschmähst.

Ich will die Seitenleiste aber nicht, weil sie da logisch nicht hingehört, anders als bei Mail.

Du redest bezüglich der alten, geschassten Ansicht immer von 4-Spalten-Ansicht. So hieß sie aber nicht. Sie hieß 3 Pane View (deutsch erinnere ich gerade nicht), weil selbst Devon Technologies nicht den logischen Fehler gemacht hat, den Du hier machst, die Seitenleiste von DEVONthink in den View der Datenbankhierarchie miteinzubeziehen. Die Seitenleiste in Mail entspricht der zweiten Spalte von links in Deinem Screenshot von DEVONthink 2.

Ja, man kann in DEVONthink 3 in der Seitenleiste auch (zusätzlich zu ganz andersgearteten Infos) eine Baumansicht der Verzeichnisse einblenden. Aber es ist eben genau dieser logische Mischmasch, der mich so kirre macht.

Ich glaube, wir haben diesen Punkt ausdiskutiert und sollten ihn auf sich beruhen lassen. Ich sehe eine logische Inkonsistenz, gegen die ich hyperallergisch bin, während Du die entweder gar nicht siehst oder sie Dich zumindest nicht weiter stört. Einfach unterschiedliche Sichtweisen.

Wenden wir uns daher lieber einem weiteren kaum erträglichen GUI-Problem von DEVONthink zu: dem Blau der Bücher-Icons. 🤪

Nein, das stimmt nicht. Es gibt genau 3: Postfächer, Intelligente Postfächer und Lokale Postfächer. Alle beziehen sich auf ein- und dieselbe Mail-Datenbank. Das ist konsistent.

Ich erkenne tatsächlich keinen Unterschied in der Seiteleiste von Mail und Devonthink. Ich habe in beiden Fällen Gruppenüberschriften, Mail-Accounts/Datenbanken, Ordner.
Da ich aber schlecht Screenshots privater Ordner hier nebeneinanderstellen mag, kann ich das nicht zeigen. Hier der obere Teil der Seitenleiste von Mail. Extra für Dich mit blauen Ordnern.


Nein, Favoriten bündelt Ansichten von mehreren Mail-Accounts.

Ich sehe es so wie sudoRinger. Auch im Mail werden mehrere Datenbanken (Accounts) vermischt und das dürfte auch der Hintergedanke bei Devonthink sein. Es lässt sich auch genauso nutzen. Links die Ordnungshierarchie, dann der Inhalt von Ordners/Gruppe und dann die Vorschau des selektierten Dokuments. Und wenn stört, dass der Baum von mehreren Datenbank sichtbar sein kann, deaktiviert man "Datenbanken vereinen" in den Einstellungen "AllgemeinOberfläche".

Das, was dich an Devonthink stört, stört mich eher an Mail, weil ich da keine zwei unabhängigen Fenster mit beruflichen und privaten Accounts haben kann. Per Fokus kann ich zwar Accounts lahmlegen, aber sie sind weiterhin sichtbar. In Devonthink kann ich immerhin Datenbank schließen.

Du kannst sogar Arbeitsumgebungen (Workgroups) mit unterschiedlichen Datenbanken einrichten, so dass Du Beruf und privat nicht vermischst. Die Arbeitsumgebungen sind etwas versteckt ganz unten in der Menüleiste "Gehe zu".

Die Seitenleiste hat graue Icons und für die mittlere Spalte kannst du ja (Hinweis von Nebula) die Ordner ausblenden. Voila, keine blauen Icons.

Dann hat sich da was geändert. Auf Mojave gibt es gar keine Favoriten, da heißt das einfach Postfächer:

Ich war mal auf der Webseite von DT und habe hier mitgelesen. Aber ich komme nicht so recht dahinter...

Kann mir jemand mal erklären, was ich mit DevonThink machen kann, was ich nicht so auf allein mit Finder und meinen Apple-Apps (+ Spotlight/Find any File) erledigen kann, zumal wenn man gut organisiert ist und eine jahrelang gewachsene sortierte Ordner- und Dokumenten-Struktur auf seiner Platte hat und zumindest im Alltag alle seine Dokumente auch so recht schnell findet? Ich habe so 200.000 Dokumente (PDFs, Pages, Numbers), ca. 400.000 Bilder (JPGs+RAW) und einige tausend Musikstücke). Alles neue wird in meine Ordnerstruktur (privat & geschäfftlich) einsortiert und suchen tue ich eigentlich nie etwas, weil ich ja weiß, wo ich es finde. Notfalls aber wirklich nur Notfalls benutze ich Spotlight oder FindAnyFile, aber das ist wirklich selten.

Könnte mir DT irgendeinen Vorteil bringen? Oder ist das eher was für Anwender, die chaotisch ihre Daten irgendwo auf die Platte prügeln und dann nichts mehr wiederfinden?

So ist es. Wenn es bei dir gut funktioniert, würde ich mir ein Wechsel zweimal überlegen. Die Frage stellt sich aber genauso bei Apps wie Evernote, Notizen, Obsidian usw.

Typische Anwendungen sind:

• Dokumente einscannen + OCR und vom globalen Eingang mit Regeln einsortieren
• Notizen direkt innerhalb von Devonthink bearbeiten (Markdown und rtf)
• Verschlagwortung mit Tags oder anderen Metadaten
• Duplikate erkennen (für die Chaoten wie mich)
• Identische Dateien als Replikate in anderen Projekten anlegen statt doppelte Dateien, die später unterschiedliche Versionen haben.
• Zusammenführung von freigegebenen Dateien in einer Nextcloud (indiziert) und lokalen Dateien in einer Ansicht, z.B. Unterlagen für Steuerberater und lokale Daten

Devonthink sucht auch per Spotlight. Aber kennst Du die Syntax von Spotlight für komplexere Suchvorgänge?

Selbst das könnte ja Spotlight lösen.

Das, was DEVONthink von der Selbstdarstellung her besonders macht, ist, Dir das Einsortieren neuer Dokumente abzunehmen, indem es die automatisch dorthin steckt, wo sie hinsollen. Wie gut das funktioniert, müssten Dir die sagen, die das nutzen – ich würde einer Automatik außer in völlig trivialen Fällen niemals trauen.

Deswegen ist für mich DEVONthink vermutlich auch völlig überdimensioniert und daher vielleicht meine Schwierigkeiten mit dem Programm.

Ich benutze sowas nur als Dokumenten-Betrachter. Das geht mit Finder und QuickLook natürlich auch, aber es schon komfortabler, z.B. verschiedene TextEdit-Dokumente mit jeweils einem Mausklick nacheinander zum Betrachten auszuwählen, aber ggf. auch gleich bearbeiten zu können. Das ist im Prinzip alles; eine fürs Dokumenten-Sichten optimiert Finder-Alternative.

Wenn Du im Finder schon eine gut organisierte Dokumentenstruktur hast, wäre vielleicht das oben erwähnte Notebooks interessant, weil das einfach ein „alternatives Fenster“ zu einer bereits bestehende Dateistruktur ist, quasi ein Zwitter zwischen beiden Ansätzen.

@Drayton Manored

Mit DT, meine ich.
DT wird gelobt, wo man nur hinschaut, daher hatte ich die DT 3 Pro Version auch gekauft.
Dann stiefmütterlich vernachlässigt.

Jetzt werde ich mich dazu aufraffen, sie doch einmal näher in Augenschein zu nehmen.

BTW:
Notebooks (App von A.Schmidt) habe ich auch gekauft. Stand mit dem Entwickler in engem Kontakt und er hat einiges umgesetzt, was ich vorgeschlagen habe. Sehr löblich und kundenorientiert.
Notebooks nutze ich z.B. gerne als Webarchiv und Wissensdatenbank.

Oh, das kannte ich noch nicht. Hilft mir aber nicht, weil sich die Umgebungen nicht merken, welche Datenbank geöffnet sind, bzw. nicht genutzte beim Wechsel nicht schließt. Außerdem sind die Favoriten global und gelten für alle Workgroups.


Für mich ist der große Vorteil, dass ich für verschiedene Dateien keine separaten Apps öffnen muss. Das geht in Grenzen auch mit dem Finder, hört aber dann auf, wenn's um Suchergebnisse geht. Hier ist DT gerade bei PDFs im Vorteil. Ich bekomme die Suchtreffer nicht nur nach Relevanz (oder anderen Kriterien) sortiert, sonder auch sehe beim Auswählen einer PDF gleich alle Treffer hervorgehoben und zum ersten Treffer geblättert. Ich mein, das konnte Vorschau auch mal, wenn man ein PDF aus Spotlight geöffnet hatte.

Ein weiterer Vorteil ist für mich, dass ich eben in sich geschlossene Datenhalden habe. Möchte ich meine Kontoauszüge (nur ein Beispiel) durchsuchen, wechsle ich in das entsprechende Fenster. Beim Finder muss ich erst mal einen Startpunkt anwählen, um dann von dort durchsuchen zu können. Da ich viele Finder-Fenster offen habe, geht meine Kontoauszugs-Fenster unter. Ich schließe auch gerne mal zum Aufräumen alle Finder-Fenster.

Ein weiterer Punkt ist, dass ich eigene Datenbankfelder zu Dateien hinzufügen kann und nicht auf das angewiesen bin, was Spotlight kennt. Ist allerdings auch recht spezielle, denke ich. Die meisten Felder wie Zeichenzahl brauche ich mittlerweile nicht mehr, weil DT sie nun selbst mitbringt.

Ernsthaft, das Blau stört Dich?

Der Smiley sollte eigentlich andeuten, dass ich dieses Fass nicht aufmachen wollte.

Aber ja, ich persönlich finde dieses Blau eine grelle Zumutung, die überdeutlich macht, dass den Machern dieser GUI aber auch wirklich jegliches ästhetische Feingefühl abgeht. Noch ungelenker kann auch kein Fünfjähriger eine GUI-Farbe auswählen. Und das auf einem Mac …

Au Weia, Du meinst das tatsächlich ernst.
Mich stört das in keiner Weise, im Gegenteil, hätte gerne die Möglichkeit eigene Farben zu erstellen, um Ordner damit besser unterscheidbar zu machen.
Aber sich darüber zu echauffieren, das käme mir niemals in den Sinn.

Dafür nutze ich Emojis im Ordnernamen. Es geht aber auch eleganter. Du kannst png-Dateien aus der Symbolbibliothek von SF Symbols exportieren. Dann rufst Du - wie im Finder - die Information zu einem Ordner auf und änderst per Drag and Drop das Ordnersymbol



Wenn Dateien und Ordner indiziert werden, dann bleibt auch in Devonthink die ursprüngliche Struktur der Dateien im Finder erhalten. Die Datenbank enthält dann nur die Metadaten.

Ahh, das geht dort ja auch, stimmt. Gute Idee. Danke.

Danke für eure Antworten auf meine Frage. Ich glaube, das ist nichts für mich. Ganz im Gegenteil, es hört sich für mich eher so an, als würde (in meinem Fall) der Verwaltungsaufwand durch den Einsatz einer solchen Software steigen. Irgendeinen Verwaltungsaufwand habe ich ja aktuell gar nicht. Dann mache ich das so weiter wie bisher.

Danke nochmal für eure Antworten.

Aber die blauen Ordner-Icons im Finder stören dich nicht? Wenn du "DarstellungNur Dokument anzeigen" aktiviert hast, siehst du die blauen Bücher nicht. In der Seitenleiste sind sie grau oder haben deine gewählte Farbe/Form.