Vorgang:
PDF-Rechnung wird an Mac geschickt. Der Mac wird von mehreren Personen genutzt. Rechnungskontrolle wird durchgeführt. Es soll dann im Idealfall der Mitarbeiter in der Lage sein, einen Stempel digital auf die PDF-Datei zu setzen.

Geprüft am 17.11.2022 von XY

Hat jemand für diese Funktion ein Tool im Kopf, das zugleich auf irgendeine Weise den Nutzer identifizieren kann, ohne dass ich unterschiedliche Mac-Accounts anlegen muss? Denkbar wäre z.B., dass jemand zum unterschreiben eine PIN verwendet, eine Plastikkarte oder dergleichen.

Am Ende soll der Nutzer das erstellte PDF dann in einen Ordner „Rechnungen geprüft“ legen.

PDF Studio Pro 2022 in Verbindung mit einem personenbezogenem Zertifikat kann das (das Zertifikat erfordert die Eingabe eines Passworts). Ich unterschreibe so div. Verträge mit Lieferanten - in Verbindung mit einem anschließendem Export zu PDF/3 irgendwas

Auch wenn du es nicht genau für das brauchst, du könntest die PDF einfach "richtig" signieren, siehe hier: (dummes Forum system, Link zeigt nach https://www.mactechnews.de/forum/discussion/PDFs-digital-signieren-eine-Anleitung-345767.html)

Soll das nur ein interner, rechtlich unverbindlicher Vermerk sein, oder eine rechtsverbindliche digitale Signatur?

Wenn Letzteres, dann gibt es das einerseits als Dienst von diversen Online-Anbietern, was vielleicht gerade bei etlichen Mitarbeitern – so höre ich das heraus – sinnvoll sein kann, aber halt bedeutet, dass möglicherweise vertrauliche Dokumente in die Cloud wandern.

Oder lokale Software und da gibt es exakt nur eine: Adobe Acrobat (Reader). Alle anderen Programme scheitern irgendwo. Siehe PDF-Editoren-Test bezüglich PDF/A und digitalen Signaturen.

Zum Vorgang des Signierens: PDFs digital signieren – eine Anleitung, Nachtrag 1, Nachtrag 2.
Bei fortgeschrittenen Zertifikaten (siehe verlinkten Artikel) könntest Du in der Schlüsselbundverwaltung einen eigenen Schlüsselbund für den jeweiligen Mitarbeiter mit eigenem Passwort anlegen und den Schlüsselbund so konfigurieren, dass das Passwort für den Schlüsselbund bei jeder Zertifikatsnutzung neu eingegeben werden muss (obwohl ich aus dem Stegreif jetzt nicht weiß, wie man verhindern kann, dass der Mitarbeiter diese Sperre aus Bequemlichkeit deaktiviert – getrennte Nutzerkonten wären definitiv sicherer, dazu sind sie da, wenn mehrere Personen 1 Mac benutzen), bei qualifizierten Zertifikaten geht das ohnehin über ein Kartenlesegerät (oder in Zukunft übers iPhone).