Moin,

ich stehe mal wieder vor dem Problem ein Programm wie Devonthink oder eine einfache Ordnerstruktur zu verwenden.
Was will ich? Ich scanne meine Unterlagen, Dokumente mit dem ScanSnap und möchte diese Strukturiert ablegen. Es sind nicht viele Dokumente, immer mal wieder eine Rechnung oder ein Schreiben von der Versicherung usw.
Der Vorteil bei Devonthink ist, dass ich Dokumente aller Art schnell finden kann, hier werden auch im Dokument die Suchbegriffe angezeigt.
In eine Ordnerstruktur auf dem Mac sollten die Dokumente eigentlich dort liegen wo ich sie vermute aber was, wenn nicht?
Ferner müsste ich jetzt Devonthink für 99.-€ kaufen, bei der Ordnerstruktur fallen keine Kosten an.
Eine Alternative währe noch Evernote aber das kostet 6,99 € im Monat (ABO will ich nicht!!!!)
Ich weis, dass es schon einige Diskussionen zu diesem Thema gibt aber eine Antwort für mich habe ich noch nicht gefunden.
Wie macht ihr das so?

Danke Olli

Guten Morgen Olli,

ich stand auch vor dem Problem und habe mich dann für EagleFiler entschieden. Da ich mittlerweile so gut wie alles digitalisiert habe. Wenn Du aber sagst das Du nicht so viel hast. Würde es nicht reichen das Du eine Ordnerstruktur erstellst und den Datein Keywords vergibst. Das würde das gleich Ergebnis erzielen. Und selbst wenn du eine Datei nicht an dem Ort hast wo Du sie vermutest würdest Du Sie über die Keywords finden. Oder habe ich dich jetzt irgendwo falsch verstanden.

Gruß
Oliver

Spotlight?
Also wenn für Deinen Geschmack DevonThink eigentlich das Richtige wäre und Du lediglich vor den Kosten zurückschreckst, kann ich nur sagen, kauf’s:

• Ich kenne kaum ein Programm, das so preis-wert ist. Bis zu einem kostenpflichtigen Update sind jetzt glaube ich über 10 Jahre vergangen!
• Wieviel kostet Deine Zeit? Wenn Du dir jetzt auf der Suche nach Alternativen auch nur 4 Stunden das Hirn zermartest, darf sie schon nur noch < 25€ kosten, damit es sich noch „lohnt“.

Ordnerstruktur:
Dokumente
- Rechnungen
-- Rechnungen 2018
-- Rechnungen 2019
- Schreiben
-- Schreiben 2018

Dateiname:
20190908_von wem_was will er
20190910_an wen_Problem etc

Hallo,
schau dir Neofinder an - https://www.cdfinder.de/de/de/downloads.html - mir reicht das und ich bin sehr zufrieden.
Ich bekomme nichts !!!

In dem Punkt gebe ich dir recht...

Das Problem bei DevonThink ist, dass diese Programm doch sehr mächtig ist und ich auch noch nicht wirklich hinter die Vorteile gekommen bin. Leider gibt es hier keine Videos wo ich mal schauen kann wie se funktioniert.
Ich werde die Testversion von DevonThink noch mal 30 Tage lang testen und mich dann entscheiden.

Danke

Ich benutze seit 10 Jahren Evernote und komme mit der Gratisversion bestens zurecht. Du musst auch nicht unbedingt alles in der Cloud haben und kannst lokale Notizbücher erstellen, dann hast du kein Problem mit dem beschränkten Uploadvolumen der Gratisversion.

Lokal ist mir sowieso lieber, aber kannst du in der Kostenlosen Version auch Dokumente verwalten und suchen?

Legoman

Ich mache es genauso - ohne die 20 am Anfang. Mit Spotlight findet man alles sehr schnell und auch ohne sieht man alles sofort

ScanSnap Home ist richtig Mist, hab noch keine Lösung wie man das Programm umgehen kann. Ich vermisse das alte ScanSnap

Wie kommst Du denn darauf? Natürlich durchsucht Spotlight den Dateiinhalt, das ist doch gerade der Gag.

Ist ScanSnap Home die neue, 64-Bit-fähige Variante?

ScanSnap Home ist die neue Fujitsu Scan-Software. Mein S1500 arbeitet damit in nicht zusammen und die Vorgängersoftware funktioniert nicht unter Catalina. Stattdessen nutze ich nun ExactScan Pro. ExactScan wird von DevonThink direkt unterstützt.

Übrigens rate ich auch zu DevonThink. Bei DevonThink funktioniert die Suche hervorragend, ich kann meine Dateien zwischen NAS und Mac/iPad synchronisieren, DT erkennt Duplikate uvm.
Evernote benutze ich seit 2010, meist als Premium und zwischenzeitlich sogar Business. Ich könnte viele Gründe für Evernote aufzählen, aber als Dokumentenmanagementsystem würde ich davon abraten. Im meinem Fall hat es nur zu doppelten Dokumenten geführt, der Steuerberater braucht ein anderes Format, die Synchronisierung dauert, weil die Evernote-Datenbank so umfangreich wird etc. Grausig...

Bei Devonthink 3 ist der OCR-Leser von ABBY mit dabei. Damit kannst Du eingescannten Text in durchsuchbaren Text umwandeln. Das allein ist schon das Geld wert. Denn der Leser arbeitet äußerst präzise, ich kenne keinen besseren. Dazu gibt es eine Fülle von Möglichkeiten, zum Erfassen, Ablegen und Bearbeiten von Dokumenten. Die Dokumente werden in einer hierarchischen Datenbank abgelegt. Alles ist an einem Platz.

Nur um Eins kommst Du nicht herum: Eine für Dich geeignete Ordnerstruktur mußt Du zunächst mal festlegen. Devonthink baut daraus dann seine Datenbank auf.

Das Hauptproblem dabei ist, daß es die optimale Ordnerstruktur gar nicht gibt. Selbst eine geeignete Struktur ist nicht so leicht zu finden.
So kommst Du beim Einordnen eines Dokuments immer wieder in Zweifel, in welchen Ordner das Dokument denn kommen soll. Dabei hilft Dir Devonthink nun auf zweierlei Weise:

1.) Wenn Du ein Dokument nicht in dem Ordner findest, von dem Du meinst, daß es dort abgelegt sein sollte, dann findet Devonthink es trotzdem. Die Suchfunktion von Devonthink ist sehr intelligent und schnell. Du mußt wirklich nur irgend etwas aus dem Text des Dokuments wissen.

2.) Das Umbetten des Dokuments bzw. das Angleichen der Struktur wird sehr gut unterstützt.

Devonthink glänzt, wenn Du an einem größeren Projekt mit vielen Dokumenten, die auf vielerlei Art zusammenhängen, arbeitest. Ich benutze es seit vielen Jahren. Es gibt ein gutes Handbuch und ist intuitiv zu bedienen. Der Support ist freundlich und antwortet auch.

Wenn Du nur eine geordnete Ablage unverknüpfter Allerweltsdokumente brauchst, tut es der Finder auch. Was dann fehlt, sind die beiden o.g. geschilderten Möglichkeiten. Insbesondere kannst Du eingescannte Dokumente nicht anhand ihres Inhalts suchen. Spotlight ist um einiges primitiver als die Suchfunktion in Devonthink.

Ich regel ganz viel mit den macOS Tags und komme damit prima zurecht. Ich setze Tags ein wie

Steuer, Rechnung, Dokument, Gesundheit, Wohnung, Foto (für mein Hobby, nicht für die Dateiart), Bank, Wichtig, (Name von mir), (Name von der Frau), (Name vom Sohn), Krankenkasse, (Name vom Arbeitgeber), Uni, Versicherung, Familie, Jahreszahlen wie 2019, 2018, 2017 und einige andere mehr

Ich sortiere zwar auch in eine Ordnerstruktur, aber ob ich das PDF, mit dem ich die Steuernachzahlung dokumentiere (das PDF von der Bank nach erfolgter Überweisung), nun hier oder da liegen habe: Ich finde es immer anhand der Kombination der Tags STEUER und BANK und 2019

Darüber kann ich mit meinen Tags und Kombinationen daraus intelligente Ordner anlegen, um noch schneller darauf zugreifen zu können.

Wichtig ist nur die Selbstdisziplin, jedes erhaltene PDF oder jeden selbst gefertigten Scan direkt zu taggen, wenn es vorliegt

Das was Kapeike sagt! Für deine Zwecke reichen die Bordmittel von macOS gepaart mit einer sauber angelegten Ordnerstruktur völlig.

Hoffe, dass ist okay, dass ich diesen Thread für meine Frage nutze.
Nutzt Ihr die digitale Version der Dokumente nur um nach bestimmten Dokumenten zu suchen und dann anhand der Ablage bzw. der Tags das Original im "Leitz"-Ordner zu finden oder dient es Euch als kompletter Ersatz für die originalen Dokumente, und die Ablage der originalen ist somit komplett egal.

Vlt. ein wenig konfus geschrieben, aber ich hoffe Ihr versteht was ich meine.

Eben im Moment saß ich hier und habe mir dieselbe Frage gestellt, um zu schauen, ob das Forum schon was zur Final Version 3.0 geschrieben hat. Und weißt du was: Eben im Moment habe ich es lizensiert. Das Programm ist genial. Und dabei kratze ich mit meinen pdf-Dokumenten nur an der Oberfläche dessen, was es vermutlich noch alles kann.

Ich ärgere mich mittlerweile täglich, dass ich als angestellter Redakteur dazu verdonnert bin, mit Windows 7 arbeiten zu müssen – DevonThink kann so viel, ist aber leider nur auf meinem privaten Rechner installiert. Somit bleibt es dabei, dass ich mit DevonThink eben meinen privaten Kram organisiere, während ich beruflich mit Outlook und einer einfachen Dateistruktur auskommen muss. Das ist bei der Menge an Informationen, die ich verarbeiten muss, manchmal lästig. Vor allem, wenn man weiß, wie es besser ginge.

Nützlich finde ich vor allem das Zusammenspiel zwischen MacOS und iOS. Um ehrlich zu sein, ist die Software für mich der wichtigste Grund, überhaupt bei Apple zu bleiben. Eine vergleichbare Lösung für Windows und Android habe ich nicht gefunden.

Also: Kauf's halt. Es ist ein mittelgroßer Lebensmitteleinkauf in zehn Jahren… Das ist es wert, wenn man eh schon die teure Apple-Hardware am Start hat.

Falls es die Nummer einfacher sein soll: Neofinder ist wohl auch sehr gut. Anderer Ansatz, aber auch nicht dumm. Es synchronisiert aber nicht mit iOS. Ganz umsonst ist es aber auch nicht und die Differenz war es mir persönlich wert. Zumal ich aufs nächste Upgrade von OCRkit Pro verzichten kann.

Im Grunde ersetzt meine digitale Ordnung den guten alten Leitz-Ordner. (Und ich wäre froh, wenn es schnell noch mehr Digitalisierung - besonders von Amts wegen - gäbe. Beispiel Kindergeld. Da kann man den ganzen vierseitigen Antrag mittlerweile elektronisch ausfüllen, nur um ihn am Ende ausdrucken zu müssen und zu unterschreiben.)

Meine Ablage ist am Rechner übrigens auch genauso, wie ich sie vorher in den physischen Ordnern hatte, an den Lebensumständen ändert sich ja nichts. Im Einzelnen unterscheide ich drei Arten von Dokumenten:

Erstens, ich bekomme viele Dokumente nur noch als PDF elektronisch: Rechnungen von Amazon, Saturn, Apple, etc, meine Gehaltsabrechnungen, meine Kontoauszüge und -dokumente, Anhänge zu E-Mails, in denen sich dann das eigentlich zugesandte Dokument befindet, die allermeisten Bedienungsanleitungen etc. Diese Dateien lege ich nur ab und tagge sie nach meinem System. KEINESFALLS werde ich sie ausdrucken und in eine physische Ablage tun.

Physisch erhaltene Dokumente teile ich in zwei Arten: Solche, die nur mit Unterschrift gültig sind, und solche, die keine Unterschrift benötigen.

Unterschrift-Kategorie: Beispiele Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnisse, Mietvertrag, Steuererklärung, Versicherungsverträge, Kündigungen, etc. Die scanne ich, vergebe meine Tags und lege sie in jedem Fall auch physisch ab.

Nicht-Unterschrift-Kategorie: Jahresmitteilungen über den Stand der Versicherung, Protokolle der Eigentümerversammlung, Nebenkostenabrechnung, etc. Die scanne ich ein und schmeiße das Papier weg.

So ähnlich mache ich es auch. Mit einer Änderung: Hier steht eine große Umzugskiste, in die alles reinkommt, was so mittelwichtig ist. Im Zweifel könnte ich das eine oder andere Original also noch raussuchen. Was hoffentlich niemals vorkommen wird.

Weia

Ja leider, solange Du nicht auf das neue System upgraden willst, behalte das alte ScanSnap!

Ich mache eher das zweite, mit dem Unterschied, dass ich Papier gar nicht mehr wo auch immer ablege, sondern es nach dem Scannen sofort ins Altpapier wandert.

Kompletter Ersatz, bei Dokumenten die man noch in Papierform aufbewahren muss kommt der Ordner in den Tag in dem das Dokument drin ist.

Ansonsten steht der Aktenvernichter direkt neben dem Scanner

Ich nutze übrings Devonthink seit 5 Jahren aktuell in der 3 beta7 Version.

ReneFFM
Ich konnte heute auf die finale Version 3.0 von Devonthink upgraden.

Ich musste notgedrungen, weil Fujitsu keine 64bit Version für meinen S1500 anbieten wird, auf eine andere Lösung umsteigen und habe für mich den perfekten Ersatz gefunden: ExactSCAN Pro. Mit dem Programm weine ich dem ScanSnap-Manager keine Träne nach. Damit kann mein Scanner, der zuvor Farbvorlagen mit dem ScanSnap-Manager nur mit max. 600dpi scannen konnte, jetzt auch mit 1200dpi scannen, welches seinerzeit nur bei Graustufen möglich war,

JoeyCruber
Ich digitalisiere alles und dann kommt die Papierversion in den Aktenvernichter. Einzig wichtige Verträge/Versicherungen usw. behalte ich noch zusätzlich im Original. Das konsequente Digitalisieren hat meinen Wust um 80% verkleinert. Und ja, auch ich nutze DevonThink 3.

Hallo oschi,

wie faul bist Du?

Für das zivilisierte Leben sind bestimmte Dokumente (bestenfalls sogar geordnet) vor- und einige Fristen einzuhalten. Die Dokumentengruppe "Urkunde" dabei auch noch papiergebunden.
Das ist Dir bewusst und das möchtest Du verantwortungsbewusst umsetzen.

Dein Scanner und eine Matrix-Struktur aus Finder-Ordnern und Tags bringt Dich ans Ziel.
Das, ergänzt durch das unschlagbare Hazel (von Noodlesoft) reicht für Deinen Zweck perfekt.

Bist Du noch einen Schritt fauler als eingangs beschrieben, wirst Du eventuell einige Funktionen im Finder vermissen, mit denen DevonThink bspw. meine Aversion gegen Aktenablage fortlaufend mindert:

• hierarchische Tags (mit Hinzufügen eines Tags werden weitere Tags automatisch an das Dokument gehängt)
• Sorter/Safari und Mail-Erweiterung (direktes Erfassen/Einsortieren von Dateien ohne Programmwechsel)
• Erinnerungs-/Bewertungsfunktion für Dokumente und Dateien (Wiedervorlage)
• Bates-Nummerierung (einfachste Zuordnung von Papierdokumenten zum digitalen Pendant)
• Regelerstellung ohne Programmieren (wenn auch weniger potent als bei Hazel)
• iOS-Datenbank als mobiler Kompagnon (revisionssichere pdf-Dokumente immer dabei)

Danke für die vielen Beiträge,

ich habe mich für DevonThink entschieden

Olli

Eine gute Wahl, überlege Dir noch, wenn Du OCR noch brauchst, die Pro Version zu nehmen. Auch wenn Sie auf den ersten Blick teuer ist. Aber, wie schon von einem anderen User geschrieben, ist das letzte Paid-Update gefühlt 10 Jahre her, wenn ich mich recht erinnere musste ich einzig von 1.x auf 2.x etwas zahlen und bis zur aktuellen V3 nichts mehr.
Es gibt auch ein “Arbeitsbuch” für DevonThink 3

oschi

Ich rate Dir, nimm gleich DT 3, für 30 € kriegst Du nirgendwo einen funktionierenden OCR-Leser.

Welche 30€? Die Pro-Version kostet 100€ mehr.

Auch ich danke Euch für die Hinweise und Informationen.

Bozol, oschi

HuHu: Ich habe die Pro-Version vorab für 129 € erworben. Mein Irrtum tut mir Leid.

Mir ist im Zuge zwischenzeitlich in DevonThink aufgefallen, dass keine Einstellungen zum PDF/A-Standard zu finden sind.

Auch in der Veröffentlichungsnachricht des Herstellers wird PDF/A nicht mehr genannt, obwohl das zu Beta-Zeiten als in der finalen Version inkludiert angekündigt wurde.

Daher gilt der letzte Punkt aus meinem Beitrag oben nur teilweise.

Hat hierzu jemand eventuell weitere Informationen für alle Mitlesenden?

fliegerpaddy
neofinder für ios
gibts hier . . .

Ich vermute mal, der Export als PDF/A muß offiziell validiert werden. Das kann teuer werden und lange dauern. Außerdem dürfte der Export nicht ganz einfach sein, weil alle Links nach Extern vorher abgesättigt werden müssen.

Lizenziert. Mit 2x Zett. Und wahrscheinlich nicht mal mal das, du hast vermutlich das Nutzungsrecht gekauft.

Ich schicke seit Jahren alles durch ein Texterkennungsprogramm und lege das Ganze als durchsuchbares PDF ab. Die normale Suche findet dann alles ohne jedes Problem.

DevonThink ist dann sinnvoll, wenn man z.B. Material zu einem großen und komplexen Recherche- oder Schreibprojekt sammelt.

Zu DevonThink und PDF/A-Standard heisst es: