Suchen, synchronisieren, Sicherungskopien anfertigen – um diese Aufgaben kümmert sich Apples Betriebssystem macOS von selbst. Die einzelnen Mechanismen (Spotlight, iCloud Drive beziehungsweise Time Machine) hat Apple vor Jahren, teilweise Jahrzehnten etabliert. Sie sind weitestgehend "transparent" angelegt, was in diesem Fall bedeutet, dass Anwender nur dann etwas von ihnen sehen, wenn sie diese benötigen. Herausfordernder wird es, wenn man sie eigenen Zwecken anpassen möchte, also bestimmte Dateien und Ordner von den systemweiten Automatismen verschonen will. Zudem schließt Apple einige Dateitypen von der automatischen Sicherung, Synchronisierung oder Indizierung aus, erklärt Howard Oakley in einem umfangreichen Blog-Beitrag.


Spotlight – systemweite Suche
Die Suchfunktion mit kompletter Indexierung der Inhalte wurde vor 20 Jahren erstmals vorgestellt und ist seit Mac OS X 10.4 (Tiger) Teil des Betriebssystems. Sie gewann zunehmend Funktionen hinzu, findet mittlerweile auch Bilder in der Fotosammlung, Quellen im Netz, zeigt Wörterbuch-Definitionen und löst (einfache) Rechenaufgaben. Eine automatische Texterkennung indiziert selbst Textinhalte in Bildern und gescannten Dokumenten.

Ordner von Spotlight ausschließen
Um einen Ordner von der Spotlight-Suche auszuschließen, öffnen Sie die Einstellungen-App, wählen "Siri & Spotlight" und scrollen nach unten zum Button "Spotlight-Datenschutz" – hier wurde "Privacy" wohl etwas unglücklich übersetzt. Jedenfalls erscheint eine (wahrscheinlich leere) Liste von Ordnern, die Spotlight ausklammern soll. Mit dem Plus-Icon fügen Sie eigene Ordner hinzu. In macOS 12 (Monterey) und älter findet man die Liste in den Systemeinstellungen unter "Spotlight" als Reiter "Datenschutz". Alternativ kann man einen Ordnernamen mit der Endung ".noindex" versehen, um dessen Inhalt vom Suchindex auszuschließen. Die dritte Möglichkeit: Unsichtbar machen. Ein vorangestellter Punkt im Dateinamen lässt einen Ordner nicht nur in Finder, sondern auch aus Spotlight verschwinden.


Time Machine – automatisches Backup
macOS sichert seit 2007 stündliche Backups auf externe Laufwerke, die mindestens doppelt so groß sind wie das Startvolume. Im Hintergrund reduziert die Backuproutine dann die Feinabstufungen – für Zeiträume älter als 24 Stunden bewahrt Time Machine einen täglichen Datenstand jedes geänderten Dokuments, nach einem Monat behält Time Machine nur noch einen wöchentlichen.

Ordner von Time Machine ausnehmen
In den Einstellungen seit macOS 13 (Ventura) regelt man das Time-Machine-Verhalten unter "Allgemein/Time Machine". Der Button "Optionen" zeigt eine Liste der Ordner, die beim automatischen Backup übersprungen werden. Über das Plus-Icon fügen Sie Objekte hinzu. Externe Laufwerke erscheinen in dieser Liste automatisch – standardmäßig sichert Time Machine nur das Startlaufwerk, und davon auch nur die Nutzerdaten. Das System-Volume ist mittlerweile ohnehin schreibgeschützt und ändert sich nicht. Über eine Änderung des Datei- oder Ordnernamens lassen sich Dokumente nicht vom Export ausschließen. Stattdessen können Entwickler ihren Dokumenten und Ordnern das erweiterte Attribut "com.apple.metadata:com_apple_backup_excludeItem" anhängen, damit Time Machine sie ignoriert.


iCloud Drive
Apples Synchronisierungsdienst gibt es bereits seit 2000, allerdings wechselte dieser mehrfach seinen Namen: iTools, .mac, MobileMe und schließlich iCloud. Die aktuelle Ordnersynchronisierung mit dem Namen iCloud Drive erscheint in aktuellen macOS-Versionen als Favoritenordner in der Finder-Seitenleiste; der tatsächliche Ort im Dateisystem ist verborgen im nutzerspezifischen Library-Ordner. Alle Inhalte, die hierhin bewegt werden, werden automatisch auf Apples iCloud-Server hochgeladen und dort stets auf aktuellem Stand gehalten. Andere Macs laden aktuelle Versionen automatisch herunter; so sind die Inhalte des iCloud Drive bei allen Macs mit derselben Apple-ID stets aktuell. Auf iOS-Geräten stehen deren Inhalte bei Bedarf auf Abruf; standardmäßig werden nur häufig genutzte Dokumente heruntergeladen (und bei Platzbedarf automatisch gelöscht)

Ordner vom iCloud Drive ausnehmen
Für iCloud Drive gibt es keine Ausnahmeliste – wollen Sie einen Ordner nicht mehr synchronisieren, ziehen Sie ihn stattdessen an einen anderen Ort, beispielsweise in den Ordner "Bilder". Wollen Sie für kurze Zeit einen Ordner vom Sync mit der iCloud befreien, verlängern Sie dessen Namen mit der Endung ".nosync" – dann darf er im iCloud-Verzeichnis bleiben, wird aber nicht mehr mit Apple-Servern und anderen Macs, iPhones und iPads synchronisiert.

Ausnahmen bestätigen die Regel
Neben diesen transparenten Regeln sieht Apple noch eine Menge Ausnahmen vor, die Howard Oakley in seinem Beitrag dokumentiert. So ignoriert das iCloud Drive beispielsweise eine manuell dort hineinbewegte Fotos-Mediathek. Auch temporäre Datei-Zwischenstände, wie sie beispielsweise Office-Programme anlegen, werden selbstständig ignoriert. Jeder Dienst hat seine eigene, spezifische Liste an Ausschlusskriterien.