Unzählige Apps versprechen, den Traum vom papierlosen Büro wahr zu machen. Bevor Sie sich aber nach proprietären und oft auch kostenpflichtigen Drittanbieterlösungen umschauen, werfen Sie doch erst einmal einen Blick auf die Werkzeuge, die macOS bereits von Haus aus mitbringt. Vielen Nutzern reicht der Funktionsumfang von Apple-Anwendungen wie Finder, Spotlight und Vorschau schon aus, um Ordnung in die eingescannten Papiere zu bringen.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen, Verträge und sonstigen Dokumente mit Ihrem Mac digitalisieren, optimal sortieren und für die Spotlight-Suche präparieren. Zudem geben wir Ihnen Tipps zur Verschlüsselung Ihrer PDFs vor der Cloud-Synchronisation mit iOS-Geräten.
Der richtige ScannerUm Ihre Rechnungen, Verträge und sonstigen Unterlagen zu digitalisieren, benötigen Sie einen Scanner. Da es beim papierlosen Büro meist um Textdokumente geht, brauchen Sie keine auf Fotoübertragungen ausgelegte High-End-Hardware. Auch im Budget-Segment sind oftmals bereits WLAN-Funktionen und sogar die Unterstützung von Apples Druck-Schnittstelle AirPrint vertreten. Ein Beispiel ist etwa der Multifunktionsdrucker Brother MFC-L2700DN (Store:
), der auch eine Scanfunktion bietet. So können Sie Ihre Unterlagen ohne Kabelverbindung zwischen Scanner und Apple-Gerät digitalisieren sowie in einem Rutsch auf Ihrem Mac, iPhone oder iPad speichern.
Wer nur einen Scanner benötigt, kommt auch schon unter 100 Euro an brauchbare Geräte – beispielsweise mit einem Modell der Canon-Lide-Serie (Store:
).
Für den schnellen Scan zwischendurch können Sie auch Ihr iPhone oder iPad zum Abfotografieren von Papierunterlagen verwenden. Die iOS-Variante von
Notizen wird ab iOS 11 einen
integrierten Dokumentenscanner bieten, sodass Sie dazu nicht mehr unbedingt Drittanbieter-Anwendungen benötigen.
Die Scan-Ergebnisse mithilfe eines iOS-Geräts werden aber meist schlechter ausfallen als mit einem „richtigen“ Flachbett- oder Einzugscanner, da Sie Ihr iPhone händisch weder hundertprozentig ruhig noch von der Neigung her perfekt auf die Papierunterlage ausrichten können. Utensilien wie faltbare Scan-Ständer (Store:
) sind zwar eine brauchbare Hilfe für unterwegs, jedoch nur eine halbgare Lösung für den dauerhaften Einsatz mit vielen Dokumenten.
Unterlagen scannen in macOSDie Digitalisierung von Dokumenten läuft in macOS entweder über die mitgelieferte Software des Scanner-Herstellers oder Apples Vorschau-App. Via
Vorschau greifen Sie über
Ablage > Importieren von (…) auf Ihren Scanner zu. Achten Sie für eine optimale Funktionalität darauf, immer den jeweils aktuellen Scannertreiber zu verwenden.
Beim Scan-Modus können Sie zwischen
Flachbett und
Dokumenteneinzug wählen, falls Ihre Hardware beide Varianten unterstützt. Als Typ empfiehlt sich
Text, sofern Ihre Unterlagen keine Bilder enthalten. Die Text-Option bietet einen scharfen Schwarzweiß-Kontrast, damit Schrift besonders gut zum Vorschein kommt. Zudem benötigen
Text-Dokumente weniger Speicherplatz als
Farbe und
Schwarzweiß.
Bei der Auflösung testen Sie am besten verschiedene dpi-Werte, um sich ein Bild von der Darstellungsqualität zu machen. Bei reinen Schriftdokumenten erreichen Sie schon mit 200 bis 300 dpi ordentliche Ergebnisse. Wenn Sie den Wert erhöhen, steigt der Speicherplatzbedarf der Datei stark an, ohne dass sich jedoch ein signifikanter, für die Alltagsnutzung relevanter Qualitätsunterschied ergibt.
Wählen Sie
PDF als Format. Praktisch ist die Option
Zu einem Dokument kombinieren, mit der Sie diverse Seiten hintereinander scannen und automatisch als mehrseitige PDF-Datei speichern können. Die
Bildkorrektur hilft Ihnen dabei, schnell rudimentäre Änderungen an der Helligkeit und dem Kontrast vorzunehmen. Der anschließende Klick auf
Scannen digitalisiert das Blatt Papier als PDF und öffnet die Datei automatisch in
Vorschau. Per
cmd + s bestimmen Sie den Speicherort.
Unter Umständen bietet Ihnen die Scanner-App des Herstellers mehr Einstellmöglichkeiten als der Scan-Vorgang über die Vorschau-App. Testen Sie am besten sowohl das Drittanbieter-Tool als auch Apples Anwendung gründlich, bevor Sie sich für eine Variante entscheiden.
