Praxis-Tipp: Textersetzungen – Apples unterschätztes Hilfswerkzeug
Vieles, was an digitalen Texten Tag für Tag entsteht, muss man mehrfach im Verlauf einer Woche eingeben. Oftwals will derselbe Text wiederholt an verschiedene Empfänger verschicken sein. Ob es nun die Begrüßungsfloskel für die Einladung zur Jahreshauptversammlung ist, die Antwort auf die häufig gestellte Support-Frage oder die zum Markenzeichen aufgestiegene Emoji-Kombination – ein vorformulierter Standardtext erspart Zeit und Hirnschmalz. Viele legen sich in den Notizen eine Sammlung von Textschnipseln an, um sie bei Bedarf herauszukopieren. Doch auch das kostet einige zusätzliche Tipps oder Klicks, die sich ersparen lassen. Nämlich hat Apple in den Untiefen der Systemeinstellungen ein Werkzeug versteckt, mit der vordefinierte Textblöcke und Zeichenkombinationen wie von Zauberhand im Text erscheinen. Diese private Sammlung an gesammelten Standardphrasen synchronisiert außerdem über iCloud – so stehen sie auf (beinahe) allen Apple-Plattformen bereit.
Das Grundprinzip der Textersetzungen ist schnell erklärt. Es besteht aus einer Tabelle mit zwei Spalten. Gibt man unter macOS, iOS oder iPadOS etwas ein, was links in der Tabelle steht („Ersetzen“), wird es durch das ersetzt, was in Spalte zwei steht („Mit“). Die größte Hürde besteht darin, diese Tabelle zu finden: Sie verbirgt sich in den Einstellungen-App unter „Tastatur“ im Bereich „Texteingabe“. Klickt man auf den Button „Textersetzungen …“, erscheint die Tabelle. Das gilt für macOS (13 und neuer). Auf iPhone und iPad muss mal zuerst „Allgemein“ aufrufen, um „Tastatur“ zu finden. Unter macOS-Versionen bis zu 12 (Monterey) finden Sie die Textersetzungen in den Systemeinstellungen unter Tastatur im Reiter „Text“.
Die Textersetzungen sind unter „Tastatur“ einsortiert.
Kürzel links, Langform rechtsStandardmäßig ist bei einem neuen Benutzer nur ein Eintrag eingerichtet – er ersetzt „vlg“ durch „viele liebe Grüße!“. Über das Plus-Symbol fügen Sie weitere hinzu, geben zunächst das Kürzel und dann den gewünschten Ersatztext ein. Alternativ tippen oder klicken Sie auf bestehende Einträge, um bestehende Einträge zu ändern. Auf einem Mac können Sie bequem bestehende Einträge in der Tabelle doppelklicken, um sie zu bearbeiten. Unter iOS wechseln Sie zum Bearbeiten in eine separate Ansicht mit ungewohnter Sortierung: Geben Sie im oberen Feld den vollständigen Text ein, um im unteren Text das Kürzel hinzuzufügen.
Umgekehrte Reihenfolge: unter i(Pad)OS steht das Kürzel an zweiter Stelle.
Regeln für eigene ErsetzungenFüllen Sie nun eigene Kürzel ein, um sich die aufwendige Suche nach Sonderzeichen, das monotone Herunterschreiben immer desselben Texts oder das zeitfressende Suchen und Herauskopieren von Standardtexten aus alten E-Mails oder Vorlagen zu ersparen. Einige Besonderheiten der Textersetzungen gilt es dabei zu beachten:
- Unformatierter Text: Die Textersetzungen übernehmen nur reine Zeichen. Wenn Sie Text hineinkopieren, gehen Stile (fett/kursiv), Größen (9/12 Pt) Farben sowie Schriftschnitte (Helvetica/Marker Felt) verloren.
- Unicode: Sie sind nicht auf Zahlen und Buchstaben beschränkt. Alles, was die Zeichenpalette hergibt, geben die Textersetzungen aus. Das können Emoji sein, mathematische Symbole, Sanskrit-Zeichen oder Währungssymbole. Sofern das Zielprogramm deren Darstellung unterstützt, klappt das Einfügen auch.
- Großschreibung: Die Kurzformen unterscheiden nicht zwischen Groß und Kleinschreibung; "mfg" und "MfG" werden also nicht unterschieden.
- Abschluss: Eine Textersetzung braucht immer ein abschließendes Leer- oder Sonderzeichen, einen Tabulator oder Zeilenwechsel, um auszulösen.
- Beginn: Wenn am Anfang einer Textersetzung ein Buchstaben oder eine Zahl steht, muss vor der Kurzform ein Leerzeichen, Sonderzeichen oder Zeilenwechsel stehen. Beginnt eine Textersetzung mit einem Sonderzeichen (etwa einem Komma, Punkt oder Semikolon), kann sie auch mitten im Wort stehen.
- Mehrzeiliger Text: Grundsätzlich fügen sowohl i(Pad)OS als auch macOS Texte mit Zeilenumbrüchen klaglos ein. Allerdings müssen Sie diese in einem anderen Programm (z.B. Notizen) vorschreiben – und am Mac einfügen. Fügen Sie mehrzeiligen Text auf iPhone oder iPad in eine Textersetzung ein, verschwinden die Zeilenumbrüche.
Kürzel abrufenStandardmäßig geben Sie lediglich das vergebene Kürzel in ein Textfeld ein, damit es durch den vordefinierten Text ersetzt wird. Keine Pause, keine Bestätigung durch Enter-Taste, Tabulator oder Ähnliches ist notwendig. In fast allen Textfeldern, die Eingaben akzeptieren, kümmert sich das System darum, dass der Text ohne zusätzliche Eingabe ersetzt wird. Auf diese Weise fangen Sie häufige Vertipper auf: Schreiben Sie die falsche Schreibweise in die Ersetzen-Spalte, die richtige in die Mit-Spalte, und das Problem ist dauerhaft aus der Welt. Für alles Andere ist es ratsam, einen Marker vor das Kürzel zu hängen, um versehentlich eingegebene Kürzel zu vermeiden. Legen Sie sich am besten auf einen Standardstarter für alle Ersetzungen fest: Wenn Sie etwa „;“ oder „yy“ an den Anfang ihrer Kurzformen setzen, vermeiden Sie Fehlauslöser und müssen nur wenig mehr eingeben („;iban“ beziehungsweise „yyiban“).
Die Liste bestehender Kürzel lässt sich am Mac nachbearbeiten: Einfach Text oder Kürzel doppelklicken.
Vorschau in Textblase oder TastaturErkennt der Mac ein Ersetzungskürzel, erscheint der Ersetzungstext in einer schwebenden Einblendung unter dem Text. In einem davon abgesetzten Halbkreis rechts davon prangt ein Kreuz; ein Klick darauf (oder Antippen der
-Taste) unterbindet das Ersetzen des Kürzels. Unter i(Pad)OS sieht es genauso aus – es sei denn, Sie haben „Textvorschläge“ aktiviert. Dann sehen Sie die ersten Zeichen der Textersetzung mittig in der Vorschlagsleiste über der Tastatur. Durch eine farbliche Aufhellung signalisiert das mobile Betriebssystem, dass es sich um eine Textersetzung handelt.
Bei mehrzeiligen Texten kann die Textvorschau absurd groß werden. iOS zeigt ohne Textvorschläge das gleiche Vorschau-Overlay; bei aktivierten Textvorschlägen erscheint der Anfang der ersten Zeile in der Mitte der Vorschlagsspalte.
