Sync und Export
Die Textersetzungen werden automatisch über iCloud synchronisiert. Das lässt sich noch nicht einmal abstellen – diese Funktion hat keinen eigenen Schalter in den iCloud-Einstellungen bekommen. Wer seine Textersetzungssammlung an jemand anderen weitergeben möchte, kann das am Mac sehr leicht bewerkstelligen: Dafür markiert man in der Tabelle mit -A alle Einträge, um sie dann per Klicken & Ziehen auf ein Finder-Fenster in eine Plist-Datei zu exportieren. In einem anderen Benutzerkonto ziehen Sie diese Liste wiederum auf dieselbe Liste, um die gesammelten Ersetzungen zu importieren.


Ein Werkzeug, viele Anwendungszwecke
Durch die Vielseitigkeit von Text entstehen viele Möglichkeiten, um die Textersetzungen zu nutzen. Weiter oben kam bereits die Korrektur häufiger Vertipper zur Sprache. Auch Standard-Antworten auf Support-Anfragen kamen bereits zur Sprache: Es folgen nun einige weitere Ideen, die sich über Jahre bewährt haben – Scrollen Sie weiter nach unten, um in den Kommentaren zu diesem Artikel die besten Praxistipps der MacTechNews-Leserschaft zu lesen, sowie eigene zu hinterlassen.

• Mustervorlage: Legen Sie sich Standardformulare für Sitzungsprotokolle, Telefonnotizen und Interviewverläufe an. Layouter können hier ihre Standard-Blindtexte ablegen. Sie stehen dann in jedem Programm bereit, das Texteingabe unterstützt.
• Emoji-Kombos: Die meisten Chat-Apps stellen bis zu drei Emoji in einer Nachricht in vergrößerter Form dar. Stellen Sie für häufig geäußerte Reaktionen, Gefühle oder Sachverhalte eine Textersetzung und versehen diese mit einem leicht zu merkenden Kürzel. Das erspart einiges Umhergewische in der Bildzeichenpalette.
• Farben: Viele Layoutprogramme und CSS-Anweisungen verwenden Hexadezimal-Codes als eindeutige Farbdefinitionen im RGB-Raum. Um konsistent den passenden Farb- oder Grauton zu verwenden, speichern Sie den (sechs- oder achtstelligen) Wert mit einer Raute am Anfang und vergeben einen passenden Kürzelnamen.
• Unicode-Art: Dank Unterstützung mehrzeiliger Texte finden auch komplexe, aus ASCII- oder UTF-Zeichen erstellte Grafiken ihren Platz in den Textersetzungen. Kilroy, Tableflip oder Protestbunny sind dann nur ein passendes Kürzel entfernt.
• Auszeichnungssprache: Wer Markdown, Wikitext oder eine andere Klartextauszeichnung verwendet, legt sich die häufigsten Textblöcke hier ab; so bringen Sie beispielsweise Link-Formatierungen oder Tabellenvorlagen in jedem Textverarbeitungsprogramm an die richtige Stelle.
• Lange Zeichenketten: Manche unverständlichen Zeichenkombinationen sind nur halbgeheim – und wollen häufig versendet werden. Sichern Sie Textersetzungen für Ihre IBAN, Ihre Steuer-ID, die Versichertennummer Ihrer Krankenkasse. Auch das WLAN-Kennwort Ihrer Ferienwohnung als Textersetzung erspart viel Hin- und Herkopiererei. Ansonsten gehören Kennwörter natürlich ins Schlüsselbund.

Grenzen der Textersetzungen
Dynamische Inhalte unterstützt das System nicht. Sie können also weder das aktuelle Datum noch andere aktuelle Werte automatisiert hinzufügen lassen. Auch eine team- oder familienübergreifende Synchronisierung der Textbausteinsammlung unterstützen Apples Betriebssysteme nicht. Dafür gibt es allerdings einen umfangreichen Markt an Angeboten von Drittanbietern. Text Expander etwa bietet verschiedene Abo-Modelle für Individuen und Firmen an. Rocket Typist lässt sich am Mac kostenlos herunterladen, Pro-Funktionen schaltet ein Einmalkauf frei (oder ein bestehendes Setapp-Abonnement). Unter iOS kostet die App separat noch einmal 9,99 Euro. Beide leiden jedoch unter mobilen Betriebssystemen unter den Sicherheitsauflagen, die Apple App-Entwicklern auferlegt: Um die App-eigenen Kürzel verwenden zu können, muss man die zusätzliche Software-Tastatur der jeweiligen App aktivieren und aktiv nutzen. Wer gern selbst bastelt, gestaltet sich mit einem Kurzbefehl einen interaktiven Textgenerator. Das Resultat muss dann in der Zwischenablage auf Abruf warten – Kurzbefehle haben keine Aktion, um Text an beliebiger Stelle einzufügen.