Tipp: PDFs ausfüllen am iPhone & iPad – und eigene Formulare erzeugen
Das Ende des Fax-Zeitalters scheint endlich erreicht zu sein – immer mehr Amtsstuben setzen auf modernere Formen des offiziellen Schriftverkehrs. Damit verschwinden jedoch keineswegs die Formulare aus dem Berufs- und Privatleben. Weiterhin bitten Behörden, Personalabteilungen und Versorgungswerke um die Übersendung korrekt ausgefüllter und signierter Fragebögen. Das ist auch den Software-Entwicklern bei Apple aufgefallen; um dem Umstand Rechnung zu tragen, haben sie eine Formularbearbeitung in die Betriebssysteme eingebaut. Der Assistent ist so unaufdringlich ins System integriert, dass man ihn leicht übersieht. Dabei erlaubt er die Texteingabe per Touchscreen, ergänzt Kontaktdaten automatisch und verwaltet sogar persönliche Signaturen.
Um Formulare mit Inhalt zu füllen, offeriert iOS keine eigenständige App. Stattdessen sind die relevanten Funktionen in die Dateien-App integriert, genauer: in den PDF-Betrachter. Wer also ein Formular-PDF im Netz findet oder zugeschickt bekommt, muss dieses zunächst über den Teilen-Button und dann mit dem Befehl „In Dateien sichern“ auf dem lokalen Speicher, dem iCloud Drive oder einem anderen Cloud-Laufwerk mit Einbindung in die Dateien-App ablegen.
Der Befehl „Als Datei sichern“ lässt Anwender wählen, wo ein heruntergeladenes PDF abgelegt werden soll.
Antippen zum LoslegenUm dann mit dem Ausfüllen des Formulars zu beginnen, müssen Sie lediglich in die Dateien-App wechseln und das PDF durch Antippen öffnen. Am einfachsten gelingt das über die Ansicht „Verlauf“ – hier sollte das neue Dokument den ersten Eintrag stellen. Die integrierte PDF-Darstellung analysiert PDFs auf mögliche oder vordefinierte Formularfelder. Nach kurzer Zeit (Sekundenbruchteile bei einem iPhone 12) erscheint unten rechts das Icon zum Ausfüllen des Formulars: drei Punkte in einem abgerundeten Rechteck, aus dem ein Stift ragt. Rechteckige Rahmen, hellere Kästen und Linien erkennt der Formularmodus weitestgehend automatisch, insbesondere wenn sie beschriftet sind.
Eingabe- und BearbeitungsmodusEin ausgewähltes Textfeld erkennen Sie an einer blauen Umrandung mit jeweils einem Anfasser an der linken sowie rechten Begrenzung. Das so ausgewählte Feld können Sie jederzeit verschieben und zudem über die beiden Anfasser in der Breite verändern. Über den Drei-Punkte-Button kopieren oder duplizieren Sie das Feld oder löschen es. Tippen Sie in den Inhalt des Felds, wechselt der Formularassistent in den Eingabemodus – deren Inneres färbt sich um von Blau zu Weiß, die Anfasser verschwinden. Bei komplexen Formularen fällt Auswählen manchmal schwer – oft hilft es, mit einer Spreizgeste ins Dokument hineinzuzoomen. Wählen Sie Text innerhalb eines Felds, erscheinen andere Werkzeuge als im Bearbeitungsmodus. Hier stehen unter anderem über „Format“ begrenzte Texthervorhebungen bereit (fett, kursiv, unterstrichen). Jede Eingabe wird übrigens sofort gespeichert – wenn Sie zwischenzeitlich den Bearbeitungsmodus verlassen und ihn später erneut aufrufen, bleiben die bisherigen Eingaben erhalten. Das ist auch notwendig, denn derzeit präsentiert sich der PDF-Bearbeitungsmodus als instabil – gelegentlich zeigt er sich überfordert und beendet sich selbst.
Ein blaues Feld erlaubt die Veränderung von Größe und Position; ist der Inhalt weiß, nimmt es Texteingaben entgegen.
Mehr Formatierung bei externer Tastatur (und in iOS 18)Am iPhone unter iOS 17 können Sie keine weiteren Textformatierungen vornehmen – am iPad schon: Sobald Sie im Eingabemodus sind und eine Tastatur mit dem Tablet gekoppelt ist, erscheint ein zusätzliches Menü unter dem PDF-Inhalt. Das große und kleine A öffnet die Textformatierung, in der sich Größe, Farbe und Schriftschnitt anpassen lässt. Wollen Sie also Ihre Reisekostenabrechnung mit Marker Felt oder Party LET ausfüllen, steht Ihnen das frei – zumindest technisch. Die Beta-Version von iPadOS 18 bietet das Formatierungswerkzeug auch an, wenn ein Textfeld ausgewählt ist – somit wird ab Herbst 2024 wohl keine externe Tastatur mehr notwendig sein, um Formatierungen nachträglich zu ändern.
Formatierungswerkzeuge erscheinen, wenn eine externe Tastatur gekoppelt ist. In der Beta-Version von iOS 18.0 erreichen Sie diese über ein zusätzliches Werkzeug im Bearbeitungsmodus – auch ohne Keyboard.
iOS erlaubt Anwendern, PDFs direkt zu signieren. Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie Signaturen anlegen und einfügen, zudem eigene Felder hinzufügen sowie individuelle Formulare erzeugen:
