Das Suchen und Finden alter E-Mails zu erleichtern ist eines von mehreren Kernaufgaben eines Mail-Programms. Apples hauseigenes, bei OS X vorinstalliertes Mail-Programm bietet einige Hilfen an. Beispielsweise gruppiert das Programm standardmäßig zusammengehörige Mails in Konversationen und bietet eine implementierte Archivierungsfunktion an. Aber just bei diesen beiden Features ist es notwendig, dass dem Anwender die Funktionsweise bewusst ist, denn ansonsten könnte sich genau der falsche Effekt einstellen: Man findet bestimmte E-Mails nicht mehr oder sucht sein Archiv vergebens. Deswegen gibt MacTechNews.de hier einige Tipps und Tricks zum Suchen und Finden alter Nachrichten in Apple Mail.

Konversationen abschalten
Die angesprochene automatische Gruppierung von sinnzusammenhängenden Mails ist bei Apple Mail voreingestellt und bringt einige Vorteile. Liest man die x-te Antwort eines Kollegen und fragt sich, was in dem lang andauernden Mail-Verkehr in letzter Zeit besprochen wurde, ist es nicht mehr notwendig, sich mühselig jede Mail einzeln herauszusuchen. Stattdessen finden sich gleich alle zugehörigen Nachrichten beieinander. Beim Auffinden zusammengehöriger Mails berücksichtigt Apple Mail sowohl die Antwort-Funktion als auch gleiche Betreffzeilen.

Das führt einerseits in seltenen Fällen zur fälschlichen Zusammenfassung unterschiedlicher Mail-Konversationen. Andererseits, zum Suchen von Mails noch fataler, ist die zeitliche Sortierung durchbrochen. Ältere Mails finden sich bei chronologischer Sortierung nicht mehr bei dem Zeitpunkt, an dem sie eintrafen, sondern an der Stelle der neuesten eingetroffenen Mail der gleichen Konversation. Gegebenenfalls ist die entsprechende Konversation nicht mit dem blauen Dreieck ausgeklappt, dann ist die gesuchte Mail erstmal gar nicht zu sehen. Dementsprechend gibt es mitunter Anlass, auf die automatische Konversationserstellung von Apple Mail zu verzichten.

Dies lässt sich glücklicherweise postfachspezifisch einstellen, kann also in verschiedenen Ordnern unterschiedlich gehandhabt werden. Gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie das Postfach oder den Ordner, für den Sie die Zusammenfassung in Konversationen deaktivieren möchten.
• Klicken Sie im Menüpunkt „Darstellung“ auf „Nach Konversation ordnen“ und entfernen Sie damit den gesetzten Haken an dieser Stelle.
• Ab jetzt sollten alle Mails wieder einzeln in chronologisch richtiger Reihenfolge sortiert sein.

Archivordner anzeigen
Oftmals herrscht Verwirrung beim erstmaligen Benutzen der Apple-Mail-Funktion „Archivieren“, die sich per Menübefehl oder mithilfe des Knopfes in der Menüzeile verwenden lässt. Denn nach dem Archivieren der ersten Mail ist diese erstmal weg und nicht wiederzufinden. Denn das Archiv-Postfach taucht oftmals zunächst nicht auf. Das Problem löst sich allerdings nach einem Neustart von selbst und das Archiv-Postfach erscheint.

Gleiches gilt übrigens auch umgekehrt. Wenn der Nutzer das Archiv-Postfach nicht mehr nutzen möchte und alle Mails daraus entfernt, hat er zunächst keine Möglichkeit, das leere Archiv zu löschen. Doch auch dies klärt sich ebenfalls nach einem Neustart, denn ein leeres Archiv-Postfach wird beim Start von Mail nicht mehr angezeigt.

Lokales Archiv anlegen
Wichtiger noch beim Umgang mit der Archivierungsfunktion von Apple Mail ist das Bewusstsein, dass das Archivpostfach lediglich eine reine Organisationshilfe darstellt. Archivierte E-Mails aus einem IMAP-Postfach werden nicht (!) lokal gespeichert, sondern auf dem Server lediglich in einen anderen Ordner verschoben. Das entlastet also nicht den Server-Speicherplatz und stellt auch kein lokal gesichertes E-Mail-Postfach dar.

Möchte man ein Archiv als lokale Lagerstätte alter Mails erstellen, sollte daher einer dieser beiden alternativen Wege gewählt werden.

• Entweder: Erstellen eines neuen, lokalen Postfachs. In diesen können Sie dann alle abgearbeiteten oder nicht mehr auf dem Server benötigten E-Mails verschieben. Damit archivieren Sie sozusagen „per Hand“. Die Mails verschwinden aus dem IMAP-Postfach und damit von deren Servern und sind lokal auf Ihrer Festplatte gesichert.
• Oder: Wählen Sie „Postfach exportieren“ im Menü „Postfach“ aus. Damit können Sie alle Mails eines ausgewählten Postfachs im mbox-Format an einem beliebigen Ort auf Ihrem Rechner speichern und gegebenenfalls später in ein beliebiges Mail-Programm importieren.